Gerenciamento de processos de negócios para potencializar a gestão acadêmica: uma pesquisa-ação

Abstract

O gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management - BPM), tem sido utilizado pelas organizações para garantir a satisfação dos principais envolvidos em seus processos. O BPM consiste em identificar os processos que formam a organização e gerenciá-los da melhor forma possível. Entretanto, há pouca aplicação do BPM para a gestão acadêmica, principalmente em instituições públicas. O objetivo deste trabalho é propor e implementar melhorias para o gerenciamento de processos de uma coordenação de curso de ensino superior público. Para alcançar esse objetivo foi realizada uma pesquisa-ação, na qual foram identificados 14 processos desenvolvidos pela coordenação e coletadas informações acerca deles através de entrevistas e consulta documental. Com tais informações, os processos foram modelados por meio da notação BPMN e, em seguida, foram realizados grupos focais com estudantes e entrevistas com os coordenadores de curso da instituição. Com base no feedback, criou-se um formulário eletrônico que contempla sete dos processos, bem como uma planilha que fornece o resumo de todas as solicitações realizadas. Além disso, foram desenvolvidos dois dashboards: o primeiro para acompanhamento de solicitações por parte dos discentes suprindo uma de suas principais insatisfações que era a falta de um sistema de acompanhamento, e o segundo dashboard com indicadores de gestão para a coordenação do curso. Em seguida, as melhorias foram implementadas e os processos remodelados. Por fim, a implementação de tais melhorias foi avaliada pelos discentes e pela coordenação do curso, permitindo que se identificassem potenciais oportunidades de melhorias futuras.