Recebido em
15/10/2017. Aprovado em 02/12/2017. Avaliado pelo sistema double blind peer review. Publicado conforme normas da ABNT.

http://dx.doi.org/10.22279/navus.2018.v8n1.p72-87.646

O método Getting Things Done (GTD) e as
ferramentas de gerenciamento de tempo e produtividade

Mariana
Alvim de Sá

Pós-Graduanda em Gerenciamento de Projetos. Sesc
Santa Catarina – Brasil. [email-masked]

Abner
Eutéquio Benício da Silva

Pós-Graduando em Gerenciamento de Projetos
– Brasil. [email-masked]

Guilherme
de Freitas Oliveira

Pós-Graduando em Gerenciamento de Projetos. Blog
Investidor de Sucesso – Brasil. [email-masked]

Jane
Aparecida da Silveira

Pós-Graduanda em Gerenciamento de Projetos.
Intelbras S/A – Brasil. [email-masked]

RESUMO

Manter a
produtividade elevada no meio de exorbitante quantidade de
informações como ocorre atualmente, não é tarefa
fácil. A dificuldade humana para gerir o tempo e tarefas, diante de uma
lista de prioridades mal administradas muitas vezes fica evidente. Para colocar
ordem na mente e deixá-la serena e livre para criar, David Allen
desenvolveu o método GTD (Getting
Things Done). Esse método conhecido mundialmente torna-se um grande
aliado para implantação de um fluxo de trabalho
gerenciável, sem muitas complicações e estresse. Este estudo
foi baseado em pesquisas bibliográficas com abordagem qualitativa e descritiva,
com objetivo de descrever os cincos
estágios do método GTD elucidando o caminho para a prática
e aplicação do próprio método. Como resultados, além
da teoria do método, são
apresentadas duas ferramentas disponíveis no mercado capazes de
auxiliar na implementação do método. Como conclusões
são apresentadas as características das ferramentas
informatizadas e a importância do método para o gerenciamento de
tempo e produtividade.

Palavras-chave: Getting
Things Done. Produtividade. Gerenciamento de Tempo. Trello. Evernote.

The method Getting Things Done (GTD) and time
and productivity management tools

ABSTRACT

Keeping a high
level of productivity amid the exorbitant amount of information we have today
is not an easy task. The human difficulty to manage time and tasks, due to a
poorly managed list of priorities is evident. To organize the mind and make it
serene and free to create, David Allen developed the GTD (Getting Things Done)
method. This worldwide known method becomes a great ally for deployment of a
manageable workflow without many complications and stress. This study was based
on bibliographical researches with a qualitative and descriptive approach, and
has the purpose of describing the five stages of the GTD method elucidating the
way to practice and apply the method itself. As a results, besides the theory
of the method, two tools available in the market are presented. They enable the
application of the method. As conclusion the characteristics of the
computerized tools and the importance of the method for management of projects
are presented.

Keywords: Getting Things Done. Productivity. Time
Management. Trello. Evernote

1 INTRODUÇÃO

A carga de tarefas assumidas pelos profissionais no dia a
dia tem aumentado de forma intensa, assim como a complexidade delas, o que
exige dos trabalhadores que, ainda durante a execução de uma
determinada tarefa, já tenham que se programar para a tarefa que
deverá ser feita a seguir. Quando nos é exigida concentração
para executar uma demanda, seja na vida pessoal ou profissional, em grande
parte das vezes falhamos porque parte da concentração exigida
é utilizada para pensar em problemas diversos, enquanto outra é
destinada ao que deveria realmente reter toda a atenção: a tarefa
que estamos processando no momento.

Em busca dos questionamentos sobre o que, quando e como fazer, o americano David Allen
criou um método que promete deixar a mente livre, relaxada e tranquila,
com grande ganho em relação à produtividade, liberando
espaço para que a criatividade possa fluir naturalmente.

O método criado é o Getting Things Done (GTD),
conhecido no Brasil através do livro que tem o título “A
Arte de Fazer Acontecer”. O GTD consiste em uma série de passos
que devem ser executados para que haja uma organização das
tarefas diárias.

David Allen e alguns divulgadores do método GTD no
Brasil como Daniel Burd e Thais Godinho, apresentam algumas ferramentas
tecnológicas que dão importante suporte nos passos descritos no
método. São ferramentas capazes de gerenciar tarefas e criar
lembretes que facilitam na hora de organizar as atividades do dia a dia que
tomam atenção. Essas ferramentas permitem mobilidade, pois podem
ser acessadas de diferentes dispositivos (computador, notebook, smartphone,
tablet, entre outros), proporcionando ganho significativo em
relação a produtividade.

Esse estudo visa demonstrar as características e
aplicabilidade do método GTD, algumas sugestões para a escolha da
ferramenta a ser utilizada e como algumas delas implementam e auxiliam no fluxo
de trabalho do próprio método.

O objetivo geral deste trabalho é analisar como
funciona o método GTD, com foco na forma como ele auxilia as pessoas e
organizações no processo de gerenciamento de tempo e produtividade,
bem como sua implementação via ferramentas informatizadas.

Para
o alcance do objetivo geral, foram definidos os seguintes objetivos
específicos:

·
Contextualizar bibliografia sobre gerenciamento
do tempo e produtividade.

·
Descrever os cincos estágios do
método GTD para administrar o fluxo de trabalho.

·
Analisar duas ferramentas que auxiliam na
implementação do método, destacando algumas
características e sugestões para a escolha das mesmas.

Tem sido cada vez mais notável a presença dos
termos produtividade e gerenciamento do tempo nos ambientes organizacionais e
na vida pessoal. São notáveis por terem a capacidade de gerar
retornos positivos onde se almeja. E sabe-se que é tarefa árdua
se manter produtivo o tempo todo tanto quanto fazer o gerenciamento do tempo
funcionar de modo eficiente. Existem dicas, técnicas, ferramentas e
informações que tratam de propor como ter um bom gerenciamento do
tempo para afetar de modo positivo sua produtividade.

Ao pesquisar tais termos, é difícil permitir que
o método GTD passe despercebido, pois ele traz uma dinâmica capaz de
dar certa fluidez em relação à execução e
organização das atividades diárias. Allen fez um estudo
vivenciado e bem explorado publicado em seu livro. O presente artigo
justifica-se pela necessidade de explorar as temáticas produtividade e gerenciamento
do tempo, de descrever um método capaz de simplificar a tarefa de
gerenciamento de tempo sendo mais produtivo, além de analisar
ferramentas que podem auxiliar na implementação do método.

De um ponto de vista acadêmico, o artigo se justifica
por disponibilizar conhecimento científico sobre produtividade e
gerenciamento de tempo, já que esses assuntos são escassos quando
pesquisados em artigos, teses e outros materiais de cunho científico. Quando
presentes, tais temáticas quase sempre são relacionadas a uma
área específica, delimitando a quais situações elas
se justificam como importantes.

Se tratando de modo geral, o artigo é
disponibilizado a qualquer finalidade que possa tomar para si o conhecimento
aqui construído, seja no ambiente acadêmico, organizacional ou
pessoal.

2 METODOLOGIA

Neste capítulo apresentamos os aspetos
metodológicos adotados para compreensão do método
GTD.

Para Demo (1985, p. 19) “metodologia é uma
preocupação instrumental. Trata das formas de se fazer
ciência. Cuida dos procedimentos, das ferramentas, dos caminhos. A
finalidade da ciência é tratar a realidade teórica
[...]”. Nesta perspectiva, o tratamento da realidade teórica pode
ser visto como o exemplo aqui de conhecer uma técnica nova e fazer
pesquisa a partir dela. Gil (2002, p. 17) também comenta que “a
pesquisa é desenvolvida mediante o concurso dos conhecimentos
disponíveis e a utilização cuidadosa de métodos,
técnicas e outros procedimentos científicos”.

Esta pesquisa é categorizada como qualitativa, pois
o que o estudo propõe a verificar não é mensurável.
De acordo com o Gerhardt e Silveira (2009, p. 31) “a pesquisa qualitativa
não se preocupa com representatividade numérica, mas, sim, com o
aprofundamento da compreensão de um grupo social, de uma
organização, etc”. Neste sentido, como qualquer busca para
compreensão de um fenômeno, a pesquisa se reconhece como limitada
e parcial, o que não significa sem rigor ou descompromissada.

Para a elaboração deste artigo procurou-se
compreender como funciona o método Getting Things Done (GTD) e analisar
duas ferramentas que implementam as características do método.
Quanto ao procedimento técnico é uma pesquisa
bibliográfica e quanto ao objetivo é descritiva.

No que se refere aos procedimentos, utilizou-se pesquisa
bibliográfica para inteirar-se com o que já se produziu referente
ao assunto pesquisado, isto vem ao encontro da conclusão de Marconi e
Lakatos (2003, p. 183) quando afirmam que “sua finalidade é colocar
o pesquisador em contato direto com tudo o que foi escrito, dito ou filmado
sobre determinado assunto, [...] quer publicadas, quer gravadas”.

Embora não tenha sido pretensão fazer uma
pesquisa bibliográfica exaustiva sobre o método GTD, pelo fato de
não se tratar de um conceito em formação, mas de algo que
tem um criador e, portanto, serve de referência principal para a
pesquisa, outros autores foram considerados. Assim, o caráter
bibliográfico deste estudo busca, como todos deste tipo,
informações em várias fontes, mas prioriza sobretudo a
fonte original do criador do método GTD.

Vale destacar também a contribuição de
Gil (2002, p. 44) que diz “embora em quase todos os estudos seja exigido
algum tipo de trabalho dessa natureza, há pesquisas desenvolvidas
exclusivamente a partir de fontes bibliográficas”. No caso desse
trabalho cabe destacar que não há exclusividade de fonte
bibliográfica, pelo fato que a pesquisa fez também um percurso
com o objetivo descritivo.

Deste ponto de vista, o estudo tem como objetivo descrever
como funciona o método GTD. É tanto descritivo quanto
interpretativo, cujas hipóteses apoiam-se na concepção de
que a veracidade social não existe em um sentido concreto, mas isso sim
é produto da subjetividade e experiências dos indivíduos e
das organizações (MORITZ et al., 2010).

A perspectiva da descrição do método e
da análise de duas ferramentas que o implementam, tem essa
pretensão de mostrar como o GTD pode ser experimentado em diferentes softwares.

Igualmente Gil (2008, p. 48) ao analisar sobre pesquisa
descritiva, aponta “as pesquisas descritivas têm como objetivo
primordial a descrição das características de determinada
população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento
de relações entre variáveis”. O autor dá
exemplo também de pesquisas que buscam verificar o nível de
atendimento de uma instituição pública a uma comunidade.

O fenômeno estudado aqui é o próprio
método GTD e as ferramentas que possibilitam sua
implementação com o uso do computador e demais dispositivos.

3 GERENCIAMENTO DO TEMPO,
PRODUTIVIDADE E O MÉTODO GTD

Para
explicitar o método GTD, é importante que se faça a
conexão entre dois temas importantes: gerenciamento do tempo e
produtividade. Sabe-se que a capacidade de gerenciar de modo adequado o tempo, pode
impactar na produtividade. Gerenciar o tempo disponível é um
processo em que se deve planejar de forma adequada e mais realista
possível, quanto tempo será gasto em cada atividade
específica do dia. Um gerenciamento inadequado é geralmente
acarretado por falta de planejamento do dia, da não utilização
de uma agenda para gerenciar os compromissos, assumir mais tarefas do que de
fato é capaz de executar, interrupções
desnecessárias em meio a atividades, entre outros.

Já produtividade, tem a ver com o gerenciamento do
tempo, mas não somente, pois, como mostra Sisi (2017) “identifica-se
como produtivo o que fez mais, ofereceu um resultado maior ou melhor gastando
menos [...] um profissional poderia ser considerado mais produtivo ao usar
menos horas trabalhadas para entregar um volume específico de
determinado trabalho.” Para Sisi (2017), resumidamente significa produzir
mais com menos, mas sempre atentando para que haja um equilíbrio, pois,
produtividade também pode se tornar algo negativo. Por exemplo, um funcionário
que faz muitas horas extras por dia está entregando produtividade para a
empresa, mas e sua saúde? Seus relacionamentos?  No caso desse artigo, a produtividade a
qual se deseja alcançar é a positiva e equilibrada, e o método
GTD propõe exatamente isso, entregar mais, economizando o tempo que se
tem disponível através de um senso de organização.

O método GTD foi criado por David Allen
originalmente de um material que ele havia desenvolvido para palestras e
treinamentos que ministrava e que acabou se transformando em um livro. O método
visa entregar um gerenciamento de tempo equilibrado com boa produtividade, bem
como o desenvolvimento do processo criativo, relacionado tanto ao aspecto profissional
quanto ao pessoal. O GTD é capaz de oferecer um fluxo de trabalho de
alta performance.

O método consiste basicamente em capturar todas as “coisas”
que rondam a mente, sejam “coisas” a serem feitas ou algo que seja
considerado útil, colocar essas “coisas” num sistema de
confiança capaz de tirá-las da cabeça, se habituar a tomar
decisões a respeito dessas capturas realizadas recorrendo a um sistema
de “próximas ações” para executá-las em
momentos oportunos, e por fim, organizar e coordenar todo o material capturado
relacionando os níveis de comprometimento que eles implicam (ALLEN,
2015).

Para facilitar a implementação do método
GTD e maior entendimento de sua organização, Allen (2015) o
dividiu em 5 etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

As etapas, que devem ser implementadas na ordem que
estão dispostas, são apresentadas nas seções
seguintes.

3.1 Capturar

A fase capturar consiste em registrar tudo que estiver
chamando sua atenção. Allen (2015) cita que é uma etapa
que pode durar em torno de uma a seis horas, variando de pessoa para pessoa, assim
como suas realidades.

Os itens a serem capturados, conforme apontados por Allen
(2015) são todas as “coisas” que aparecem na cabeça, tudo
que vier a memória, sem exceções. Essas capturas devem ser
realizadas sem qualquer tipo de critério avaliativo, apenas os registros
devem ser realizados, isso é suficiente para que elas parem de clamar
por algum tipo de atenção, evitando que tempo e energia possam
ser desperdiçados. Esses itens possuem laços abertos, ou seja, decisões
e ações a serem tomadas a respeito, por isso existe essa
preocupação de estar sempre lembrando de certas “coisas”.
Pode ser uma ligação pendente, uma visita a ser realizada, um
relatório a ser feito, um item a ser consertado, entre outros (ALLEN, 2015).

Antes de começar o processo da captura, Allen (2015)
evidencia a importância de preparar uma “caixa de entrada”
física como bandejas de documentos de escritório, para que os
itens capturados possam ser alocados dentro dela. Existem diversos softwares
e aplicativos capazes de cumprir a tarefa de “caixa de entrada”
conforme o método GTD solicita. Algumas delas serão abordadas em
seções posteriores deste artigo.

Allen (2015), ao iniciar o processo das capturas, sugere
iniciá-lo pelas capturas físicas, buscando no ambiente por tudo
aquilo que esteja onde não deveria estar, “coisas” que
necessitam de algum tipo de decisão a respeito. Todas essas “coisas”
devem ser transferidas para a “caixa de entrada” para que sejam
esclarecidas depois.

As “coisas” que não necessitam de
ações, não devem ser colocadas na “caixa de entrada”.
Para tais itens, Allen (2015) define 4 categorias a fim de auxiliar na
organização delas:

·
Suprimentos – “coisas” que
são utilizadas de forma regular como papéis, fita adesiva, clipes,
formulários, elásticos e outros;

·
Material de referência – tudo aquilo
mantido para consultas, como manuais de instruções,
cardápios, programações culturais, livros, números
de telefones, lista de endereços, entre outros;

·
Objetos decorativos – são itens de
função decorativa como fotografias, placas, obras de arte,
plantas, entre outros;

·
Equipamentos – inclui o aparelho de
telefone, computador, impressora, relógio, calculadora, caneta e outros
mais.

Todos os itens que não demandam algum tipo de
ação devem ser colocados em uma dessas quatro categorias anteriormente
apresentadas, exceto em casos em que os itens destas categorias exijam que
alguma ação deva ser feita a seu respeito por não estarem
como deveriam estar. Por exemplo: a impressora que precisa de conserto, ou o
relógio sem pilha, livros com conteúdo desatualizado e assim por
diante. Nessas condições, esses itens precisam ser colocados na “caixa
de entrada”. Caso esses itens sejam grandes demais e não caibam na
“caixa de entrada”, é possível representá-los
com uma pequena descrição, item por item, em folhas de
papéis separadas, datadas e posteriormente alocadas na “caixa de
entrada” (ALLEN, 2015).

Se algum item for visualizado em forma de lixo,
recomenda-se descartá-lo imediatamente, desse modo muito tempo pode ser
economizado e as gavetas limpas mais rapidamente. Se não tiver certeza
sobre isso, coloque-o na “caixa de entrada” (ALLEN, 2015). Ao jogar
alguma “coisa” no lixo, Allen (2015) sugere uma reflexão se
tal item agrega algum desconforto ao ser descartado, se sim, é indicado
que seja guardado, caso contrário é recomendando que se descarte,
o importante é levar em consideração quanto de
espaço existe disponível para isto.

Allen (2015) indica que casos em que objetos encontrados
forneçam alguma espécie de gatilho como “isso precisa ser
resolvido imediatamente”, uma reflexão sobre se estes objetos
poderiam ir para a “caixa de entrada” é muito importante. Em
caso positivo, eles devem ser colocados lá, caso eles não possam
realmente esperar para serem processados é importante executá-los
para que essa preocupação gerada por eles não atormente a
mente ainda mais.

Feita toda a varredura pelo ambiente físico em busca
de capturas de tudo que precisa de uma ação para ser resolvido,
este é o momento de tirar tudo que se encontra dentro da mente que esteja
tirando atenção quando não é o momento. Nesse caso,
as capturas devem ser escritas em folhas de papéis, também uma a
uma, em folhas separadas, bloco de papel ou aplicativos digitais. Tudo deve ser
capturado: ideias, pensamentos, projetos, tudo que estiver chamando
atenção de alguma forma deve ser capturado e colocado na “caixa
de entrada” (ALLEN, 2015).

Para ajudar a esvaziar a mente e não correr o risco
de algo ser esquecido, Allen (2015) indica fazer uma lista de gatilhos de
pendências para que possam ser consultadas nesse processo sempre que
necessário. É importante que nada deixe de ser capturado, por
isso é ideal que sejam colocadas na “caixa de entrada” as
mensagens de texto, e-mails e quaisquer outros itens que demandam
ações (ALLEN, 2015). Feito todo o processo de captura, colocando
os itens numa “caixa de entrada”, é hora de
esvaziá-la.

3.2 Esclarecer

Esvaziar a “caixa de entrada” não
significa executar ações e projetos resultantes das capturas, mas
sim, o esclarecimento do que é cada “coisa” capturada, o que
significa e o que fazer a respeito (ALLEN, 2015). O autor indica estudar os
processos esclarecer organizar antes de processar a “caixa de entrada”,
afirmando que dessa forma muitos passos são poupados.

Ao iniciar a fase esclarecer, Allen (2015) sugere que os softwares
e hardwares que serão utilizados no processo, sejam previamente
verificados para checar se estão funcionando de modo adequado.
Após essa verificação é interessante que sejam
criadas algumas categorias de trabalho como telefonemas, na rua, no computador,
entre outras. Allen (2015) evidencia que as listas também podem ser
feitas em folhas de papel ou qualquer material que dê para fazer listas, pois
terão igual efeito dos softwares.

Para melhor aplicar o processo de esclarecer e esvaziar a “caixa
de entrada”, Allen (2015) estabelece algumas regras básicas, tais
como começar pelo item que está por cima na “caixa de
entrada”, ou por último, mas continuar o processo pelos itens
seguintes sequenciados como foram capturados, processar um item por vez, e por
fim, nunca colocar um item de volta na “caixa de entrada”.

Para que se crie uma sensação de
segurança de que tudo o que precisa ser feito está devidamente
registrado, é importante que a “caixa de entrada” seja limpa
entre um a dois dias, além do mais, essa ação evita que surja
uma necessidade de se checar o tempo todo o conteúdo do computador,
celular e similares em busca de possíveis emergências (ALLEN,
2015).

Para auxiliar no processo, Allen (2015) sugere ainda uma
pergunta chave: “Qual a próxima ação?”.
Segundo o autor essa decisão exige um raciocínio intenso e
rápido, é fácil, porém pode não ser evidente
e será necessário defini-la.

Pode acontecer de um item coletado não exigir algum
tipo de ação, nestes casos Allen (2015) indica três
destinos para estes itens:

·
Lixo – o item pode ser destinado ao lixo,
para tal decisão basta ter em mente o que precisa de uma
ação para ser resolvido, o que é material de
referência e suprimento, o que não se encaixa nessas categorias
é lixo;

·
Incubação – quando existe
uma sensação em relação a algum item de que algo
deve ser feito a respeito, mas não por agora, eles devem ser encaixados
nesta categoria. Por exemplo, uma palestra, a pauta de uma reunião,
atualização de um software, entre outros. Nesses casos
é ideal que se crie uma lista “algum dia/talvez” e lembretes
no calendário caso necessário. Dessa forma, esses itens
são retirados da cabeça e deixará a sensação
de conforto e segurança de que tal item irá aparecer quando for
conveniente;

·
Referência – aqui se encaixa tudo
aquilo que não demanda uma ação, mas é útil
a título de informação. O ideal é que se crie um
arquivamento funcional para organizá-las. É importante etiquetar
esses itens de referência e arquivá-los de modo que possam ser
guardados ou consultados em um minuto. Vale também arquivar através
de meios digitais.

Allen (2015)
propõe que quando um item de fato demandar uma ação, uma
definição exata de qual seria essa próxima
ação deve ser decidida. Além do mais, é importante
que a ação seja uma atividade física visível (uma
ação que descreva um comportamento físico), que deve ser
executada para que tal item seja dado como concluído (ALLEN, 2015). Para
auxiliar nas decisões sobre as ações, Allen (2015) indica
que na grande maioria das vezes ter algumas informações e dados adicionais,
como por exemplo opiniões externas, ou mesmo um raciocínio
interno, pode ser de grande ajuda.

Quando as ações foram decididas, Allen (2015)
propõe três alternativas para que elas sejam destinadas:

·
Fazer – se realizar a “próxima
ação” necessitar menos de dois minutos para ser
concluída, elas devem ser feitas imediatamente, mesmo se não for
urgente. Essa regra dos dois minutos gera um grande aumento da produtividade,
pois o tempo gasto para arquivar e depois recuperá-lo é muito
maior. Mas esses dois minutos podem ser estendidos para cinco ou dez minutos ou
reduzidos para um minuto, dependendo da necessidade e tempo disponível
para esses processos.

·
Delegar – se a “próxima
ação” demorar mais que dois minutos para ser
concluída, é importante fazer uma reflexão se não
seria mais adequado que outra pessoa fosse responsável por
executá-la. Se sim, esta ação deve ser delegada de forma
sistematizada, não sendo necessário delegar levando em conta a
hierarquia de pessoas. O que deve ser levado em consideração na
hora de delegar é o quanto a pessoa é a mais adequada para tal
ação. É importante também que as
ações delegadas sejam acompanhadas, para tal é
possível colocá-las em uma bandeja separada de pendências.

·
Adiar – se encaixam aqui todas as
ações que duram mais de dois minutos para serem realizadas e que
não têm como serem delegadas. É importante manter essas
ações anotadas e organizadas em categorias específicas
para que possam ser posteriormente melhor organizadas. Nesse primeiro momento
elas podem ir para a bandeja de pendências, que mais tarde serão
organizadas em um sistema pessoal.

Existe ainda uma última categoria especificada por
Allen (2015) que é a de “projetos”, sendo projeto tudo
aquilo que se deseja concluir, mas que demanda mais de uma ação
para ser concluída. Ou seja, se uma ação definida para um
item capturado não for suficiente para alcançá-lo, ele
é um projeto. É importante inclusive que lembretes sejam criados
para lembrar as “próximas ações” a serem
executadas dos projetos identificados (ALLEN, 2015). O autor também
propõe que sejam feitas atualizações sempre que
possível na lista de “projetos” revisando-a com
frequência.

Entendido como funcionam as capturas realizadas e seu
esclarecimento, é hora de organizá-las, conforme apresentada na
seção seguinte.

3.3 Organizar

Nesta seção será apresentado o
terceiro estágio do método GTD identificado como organizar: como
definir os compartimentos certos (ALLEN, 2015). De início é
interessante destacar que, de acordo com o autor, o objetivo é orientar
sobre as etapas e ferramentas de organização necessárias
à medida que as “coisas” vêm sendo processadas na
“caixa de entrada”.

A Figura 1 apresenta as listas que o autor sugere para
organização, estas precisam ser acompanhadas e administradas.

Figura 1 –
Diagrama do fluxo de trabalho

Fonte: Allen (2015,
p. 30)

Allen (2015) sugere a criação de listas e
agrupamentos de “coisas” a serem organizadas e/ou realizadas
à medida que as “coisas” passam pela triagem na “caixa
de entrada”. O sistema de organização automaticamente vai
evoluir conforme as tarefas vão sendo processadas, consequentemente
novos itens, grupos e listas a incluir surgirão.

O autor salienta ainda que para fins de
organização, existem duas ações básicas:
aquelas agendadas, ou seja, precisam ser executadas em um determinado
espaço de tempo e aquelas instantâneas, que precisam ser
realizadas o mais rápido possível. Como faz notar Godinho (2014,
p. 90) “existe uma grande diferença entre uma tarefa como ‘pagar
a conta de luz que vence hoje’ e ‘organizar o armário’
[...] uma realmente tem um prazo, a outra não. E somente aquelas que tem
um prazo devem ser anotadas na agenda”.

De acordo com Barbosa (2012), ausência de
organização ao ser resolvida ajuda a aumentar a produtividade
contanto que é mais simples executar as ações em ambientes
organizados. Allen (2015, p. 124) comenta que “[...] ter um sistema de
organização completo e contínuo, montado e funcionando,
é algo que lhe dá um tremendo poder, porque permite à sua
mente abandonar o raciocínio de nível inferior e se elevar
até a concentração intuitiva [...]”, ao referir-se a
tal assunto Godinho (2014, p. 9) diz que “organização tem a
ver com funcionalidade, não com beleza, aparência, limpeza,
arrumação. Ser organizado é criar sistemas que facilitem o
dia a dia. É possibilitar a arrumação”.

Outra questão que Allen (2015) apresenta é a
criação de categorias de lembretes de ação por meio
de situações específicas e quantidade de
ações embutidas nesse contexto (por exemplo: lista de telefonemas
/no computador /ações no escritório /em casa). Essa forma
de organização potencializa sua produtividade. Por exemplo,
quando você organiza seu guarda-roupa, é melhor concluir maior
número de tarefas relacionadas que puder, sem desviar o foco para outro
tipo de atividade. Isso vem ao encontro da conclusão Levitin (2015, p.
49): “depois que você estabeleceu prioridades e começou a
trabalhar, o fato de saber que aquilo que está fazendo é a coisa
mais importante a fazer no momento [...] as outras coisas podem esperar –
é nisso que você pode se concentrar sem se preocupar [...]”.

Outro problema é a mistura de grandes volumes de
dados e materiais que não estão associados a ações
com elementos que requerem ações. Organizar adequadamente dados
não passíveis de ação não interrompe o
sistema de organização e se enquadram nas seguintes categorias: materiais
de referências, materiais de suporte aos projetos e lembretes relativos a
itens que não demandam ação (ALLEN, 2015).

Allen (2015) mostra a necessidade de organizar ou
administrar também itens que se pretende revisar no futuro, por exemplo,
viagem dos sonhos que se deseja realizar um dia,
pós-graduação que se pretende fazer depois da
graduação, projetos que se quer implementar nos próximos
anos, entre outras, na mesma linha de raciocínio. Godinho (2014, p. 44)
assegura que “ter esse controle do tempo é o que dá a
sensação de dever cumprido e vida coerente, pois podemos fazer
ajustes aqui e ali. É comum perceber que passamos os dias deixando de
lado o que é importante [...]”.

Neste sentido, a tarefa de organizar permite um
melhor controle sobre os itens que precisam ser tratados. O próximo
passo é refletir, apresentado na seção seguinte.

3.4 Refletir

De acordo com Allen (2001), o método GTD tem como
intuito oferecer condições para que o usuário consiga
avançar em suas atividades de forma mais produtiva possível. Para
que uma determinada função seja bem desempenhada é
necessário que o envolvimento com o trabalho em questão seja
total e, por isso, revisar o processo constantemente se faz obrigatório.

Ao finalizar as etapas anteriores, o usuário do método
se encontra em nível de conhecimento adequado de todas as suas
atribuições determinando prioridades economizando assim tempo e
esforço para desempenhar uma atividade específica.

Para chegar no verdadeiro conhecimento do processo,
é necessária a revisão do mesmo, etapa esta que
também deve ser feita com cautela e organização, para que
a prática seja fácil e rápida (ALLEN, 2015). É
importante saber identificar quais dados devem ser avaliados para a escolha do
que fazer, no momento certo e com uma certa frequência para o processo se
tornar mais dinâmico.

Este processo, como citado por Allen (2001, p. 141)
“[...] não passa de senso comum, mas poucas pessoas têm
realmente os seus processos e sua organização afiados ao ponto de
serem funcionais à máxima capacidade.”. Caso a realidade
seja a mesma dos poucos que têm esta visão, a revisão
será feita de forma rápida e fácil, demandando
pouquíssima energia. O autor cita que a revisão deve ser feita
constantemente em todos os níveis, destacando o calendário como
um item de primeira importância.

Allen (2001) aconselha organizar listas e deixá-las
sempre próximas, evitando gastos de energia desnecessária para realização
da tarefa em questão, e reitera afirmando o quanto é
necessário a periodicidade nesse processo na busca do equilíbrio.

O autor sugere a prática de um exercício
simples para se chegar ao estado de envolvimento necessário para uma boa
revisão:

·
Papéis soltos

·
Processe suas anotações

·
Dados anteriores no calendário

·
O calendário que vem por aí

·
Esvazie a sua cabeça

·
Revise as listas de “Projetos”

·
Revise as listas de “Próximas
ações”

·
Revise a lista “Em espera”

·
Revise todas as listas de
verificação relevantes

·
Revise a lista de “Algum dia/talvez”

·
Revise a lista dos arquivos
“Pendentes” e de apoio

·
Seja criativo e corajoso.

Desta forma, “encare sua lista e analise o que pode
— ou até deve! — ser feito imediatamente. Assim, a cada nova
semana, revise essa listagem de afazeres para verificar seu progresso.”
(MARCON, 2015).

Realizada a reflexão das
“coisas”, a próxima etapa, intitulada como engajar, finaliza
o método.

3.5 Engajar

Nesta
última etapa para a implementação do método, Allen
(2001) apresenta três formas distintas para ajudar nas decisões
das ações a se desenvolver: o modelo de quatro critérios
para escolher ações no momento, o modelo tríplice para
avaliar o trabalho diário e o modelo em seis níveis para revisar
o próprio trabalho.

3.5.1 O modelo de quatro
critérios para escolher ações no momento

Com base em quatro critérios, Allen (2001) demonstra
como tirar o máximo proveito da dinâmica criada pelo
usuário do método:

·
Contexto – são as escolhas de
tarefas que podem ser executadas no local onde o usuário está e
com as ferramentas que possui, essas listas evitam reavaliações
desnecessárias, pois permitem consulta rápida das tarefas
permitidas no ambiente em que o usuário se encontra. Por exemplo: na
rua, no escritório, telefonemas, em casa, entre outras;

·
Tempo disponível – disponibilidade
de tempo para executar a ação;

·
Energia disponível –
ação no qual o indivíduo tenha energia pessoal para
executá-la;

·
Prioridade – dado o contexto, tempo e
energia disponível, o autor sugere fazer a seguinte
indagação: de tudo o que ainda resta ser feito, qual é o
mais importante?

3.5.2 O modelo tríplice para
avaliar o trabalho diário

O ato de priorizar, nem sempre é algo intuitivo.
Allen (2001) nota que o indivíduo em algum momento do dia se
envolverá com uma dessas três atividades:

·
Fazer trabalhos predefinidos - são as
“coisas” pontuadas na agenda, nas listas de “Tarefas”,
listas de “Próximas ações”,
“Projetos”. Esses itens quando pontuados permitem serem negociados
(GODINHO, 2017).

·
Fazer os trabalhos na medida que aparecem. Godinho
(2017) resume muito bem como as demandas do dia, imprevistos ou
urgências. Allen (2001) ressalta que deixar-se envolver pelas
urgências sem estar confortável com as “coisas” com as
quais não está lidando gera frustração e ansiedade.

·
Definição do trabalho –
momento para organizar as listas e coletar novas “coisas” para as
listas. Godinho (2017) reforça que para ser produtivo é
necessário investir tempo na organização.

3.5.3 O modelo em seis níveis
para revisar o próprio trabalho

Allen (2001) apresenta uma metáfora com a
aviação para as prioridades humanas:

·
Decolagem: ações atuais - nessa
etapa o usuário do método deve se ocupar com as listas de
ações, deixar tudo registrado, todas as “coisas”.

·
10 mil pés: projetos atuais – o
autor afirma que ter a lista de “Projetos” atualizada permite abrir
o campo da visão, permite que as pessoas descubram que há
“coisas” que podem ser feitas para dar continuidade aos projetos.

·
20 mil pés: áreas de
responsabilidade –criar uma lista chamada “Área de
foco”; será menos revisada do que a lista de projetos, por se
tratar de uma lista de estímulos a novos projetos em potencial.

·
30 mil pés: metas para um ou dois anos.

·
40 mil pés: visões para três
a cinco anos.

·
50 mil pés ou mais: vida – para
esses últimos níveis, Allen (2001) os reúne por se
tratarem de aspectos profundos do ser humano. Devem ser registradas as
estratégias de negócio, planos para desenvolvimento
organizacional, planejamento de carreira e direcionamento de vida e
valores.

3.6 Articulação entre as etapas do método

Uma
forma esquemática do Método é apresentada pelo
próprio criador, conforme apresentado na Figura 2.

Figura 2 –
Fluxo do Método GTD

Fonte: Adaptado de Allen
(2015, p. 67)

De maneira simplificada, como pode ser visto na Figura 2,
todas as coisas que necessitam de alguma atenção devem ser
colocadas na caixa de entrada. Este é o processo de CAPTURAR.

Estando as coisas na caixa de entrada, a etapa que visa
ESCLARECER traz duas perguntas: “o que é isso?” e
“demanda alguma ação?”.

Respondidas as perguntas, a etapa para ORGANIZAR as tarefas
vai depender de um SIM ou NÃO sobre as coisas demandarem uma
ação. Como mostra a Figura 2, aquelas que não requerem
ação podem ser lixo, incubação ou referência.
Já as tarefas que demandam ação devem ser categorizadas de
acordo com o tempo: aquelas que levam menos de 2 minutos, devem ser feitas de
imediato. Aquelas que demoram mais, precisam ser analisadas se serão
delegadas ou adiadas para que sejam programadas.

REFLETIR sobre o que já foi feito e, principalmente,
revisar o que está para fazer é um fator determinante para que as
tarefas sejam cumpridas. Allen (2015) afirma que um fator crítico para o
sucesso é a revisão semanal de todos os itens da lista.

O passo seguinte é ENGAJAR. Os três modelos
apresentados anteriormente nas seções 3.5.1, 3.5.2 e 3.5.3 ajudam
ao usuário do método a decidir sobre quais ações
deve tomar. Engajamento é o que fará as coisas acontecerem
realmente, pois, como salienta Allen (2015), há sempre mais que fazer do
que realmente o sujeito é capaz.

3.7 O profissional multitarefa

Na área da Computação existe uma
palavra em inglês que não tem uma tradução perfeita
em português, que é thrashing. Na prática, ela
significa que são utilizados muitos recursos computacionais, como
memória do computador, para fazer uma pequena quantidade de trabalho.

Denning (2017) apresenta algumas lições de
como o Sistema Operacional (SO) do computador pode ensinar como o profissional
de Tecnologia da Informação (TI) pode executar multitarefas sem thrashing.
O autor se baseia no método GTD de David Allen e lança a seguinte
pergunta: “Por que não exportar ideias sobre o gerenciamento de
tarefas em um sistema operacional?” (DENNING, 2017, p. 32,
tradução nossa).

Segundo Denning (2017) há três grandes
problemas que dificultam ou impedem as pessoas de conseguirem executar
multitarefas, como faz o computador. O primeiro deles é a mudança
de contexto. O ambiente no qual estamos inseridos muda constantemente e as
tarefas que precisamos realizar também. O segundo é o chamado
problema da incerteza da escolha, pois, se há muitas tarefas importantes
a serem realizadas, precisamos de muito tempo para tomar a decisão de
qual deve ser prioritária. O último é a quantidade de
recursos necessários para realizar cada tarefa, que podem ser de
três tipos: recursos físicos, como livros e equipamentos; recursos
digitais como arquivos, imagens ou sons e recursos mentais, como coisas que
precisam ser lembradas para a execução da tarefa.

Para a execução de multitarefas no SO do
computador o autor propõe que seja realizada conforme a Figura 3,
idealizada com base na proposta do método GTD.

Figura 3 –
Controle de Tarefas no Sistema Operacional (SO)

Fonte: Denning (2017, p. 34,
tradução nossa)

As tarefas na caixa de entrada são classificadas
como “tarefas aceitas” ou “tarefas postas de lado pelo
SO”. Para as primeiras, elas são colocadas em uma fila intitulada
“tarefas esperando ativação”. A válvula
é aberta quando a primeira tarefa que estiver esperando
ativação couber no espaço livre da memória.

Quando entra na memória, a tarefa vai receber
espaço para execução conforme suas demandas, em WS1, WS2,
WS3 e WS4, até que ela seja completada.

Denning (2017) faz analogia deste sistema multitarefa do
computador com a atividade humana, mesmo reconhecendo que a analogia não
é perfeita. O autor traz as seguintes lições do SO para o
humano:

1.       O
fato de reconhecer que cada tarefa precisa de uma quantidade livre de
espaço para entrar na memória é o mesmo que dizer que para
o ser humano executar uma tarefa ele precisa de uma quantidade de recursos disponíveis,
sejam eles físico, digital ou mental.

2.       É
necessário tempo para a execução da tarefa.

3.       Algumas
tarefas precisam ser mantidas de lado, até que se tenha a capacidade de
lidar com elas.

4.       Quando
um conjunto de tarefas está no espaço de trabalho (WS1, WS2, WS3,
WS4) ele deve ser protegido de outras tarefas. Se outras entrarem em
execução, elas podem não ter mais espaço para que
sejam realizadas.

5.       Se
forem assumidas mais tarefas que a capacidade, corre-se o risco de thrashing.

6.       Interrupções
temporárias podem causar perda de parte do trabalho ou mesmo demora na
retomada.

Por fim, Denning (2017) lembra que se você estiver
com mais tarefas que consegue fazer, é o caso de pedir ajuda, negociar
prazos, adquirir mais recursos ou mesmo cancelar tarefas menos importantes.

4 FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE TEMPO
E PRODUTIVIDADE

Para
as pessoas, o acesso simultâneo às diversas
informações pessoais e profissionais desencadeou vários
dilemas, por exemplo, como organizar e gerir suas tarefas do dia a dia? Como
gerir as diversas informações pessoais e profissionais adquiridas
todos os dias? Para Barbosa (2012, p. 65) “os desafios da
organização sempre existiram e o avanço da tecnologia
acrescentou novas exigências a esse quadro. Quantos e-mails você recebe
por dia? ”.

Como resposta a este novo cenário de acúmulo
de tarefas, sobretudo profissionais, que vivemos atualmente, foram criadas
várias ferramentas tecnológicas essenciais que auxiliam as
pessoas e organizações, como por exemplo Trello, Evernote,
Toodledo, Asana, Slack, entre outras.

Neste artigo são abordadas duas ferramentas que
implementam o método GTD, o Trello e Evernote.

4.1 Trello

Na busca por qualidade no desempenho do trabalho e
até mesmo nas tarefas do dia a dia, existem, conforme apontado
anteriormente, inúmeras ferramentas informatizadas que podem dar apoio
nesse quesito.

Como apresentado nesse trabalho, o método GTD permite
que seja feita a gestão de tarefas, organizando-as de forma que a
força e tempo necessários para que se cumpra tais atividades sejam
reduzidos, diminuindo o stress ao cumprir obrigações (CASTELLI,
2017). O método GTD contribui para organização do
trabalho, documentos ou até mesmo eventos rotineiros.

O Trello é uma ferramenta que tem como principal característica
a versatilidade de ser adaptável de acordo com a necessidade do
usuário. Seu uso pode ser individual ou em grupo. Com a
criação de um perfil na ferramenta, o usuário pode
integrar inúmeros grupos diferentes, facilitando seu acesso a ferramenta
através de um login único para todas as suas atividades.
Além do mais, o Trello permite ser personalizado escolhendo papel de
fundo, avatar, entre outros.

O cadastro na ferramenta é gratuito e atende muito
bem funções básicas de gerenciamento de tarefas. Para
atividades mais detalhadas e integrações com outras ferramentas
de gestão, suporte diário entre outras atribuições
é necessário o pagamento de uma taxa por usuário que varia
de $9,90 a $20,83 dólares mensais.

Apresentado em inúmeros idiomas, o Trello se
comunica muito fácil com o usuário através de boa
navegabilidade, quase que intuitiva, não sendo necessário nenhum plugin
adicional para seu uso. Através
de boards (quadros) a ferramenta,
já na sua tela inicial, separa suas atividades em nível macro e dentro
de cada board permite separar a
tarefa em subtarefas e por sua vez acaba por criar também uma estrutura
analítica de tarefas. Neste processo é possível dividir
toda obrigação determinada em partes mínimas que podem ter
dependências entre si, bem como acompanhar o desenvolvimento de cada
etapa.

A Figura 4 apresenta exemplos dos boards distribuídos por setores, de forma macro.

Figura
4 - Interface do Trello

Fonte: Elaborado
pelos autores (2017)

Dentro de um board,
como mostrado na Figura 5, as atividades são divididas por cards (cartões) que por sua vez
pode ser subdividido por inúmeros marcadores, opções de checklist (lista de
verificação) entre outros.

Figura
5 – Divisão por cards

Fonte: Elaborado
pelos autores (2017)

A atualização destes processos é
simples e as atividades podem ser levadas para uma próxima etapa apenas
arrastando o card, outra facilidade
oferecida pelo Trello.

Por fim, temos o exemplo de um card dividido por cheklist,
como ilustra a Figura 6.

Figura 6 –
Cheklist do Trello

Fonte: Elaborado pelos autores (2017)

Todos os elementos do Trello podem ser nomeados de acordo
com a necessidade do usuário, aumentando a usabilidade do sistema para
gerenciar qualquer processo. Além disso, o Trello permite que qualquer
usuário cadastrado na ferramenta possa ser incluido em um board específico, não
sendo necessária a criação de inúmeros
usuários para uma mesma pessoa. Este requisito é de extrema
importância para gestão de equipes. Ao liberar acesso ao board o gerente do projeto pode atribuir
funções (cards)
específicas para cada usuário, sendo possível incluir mais
de uma pessoa por card.

As possibilidades de comunicação não
param por aí, pois é possível deixar notas nas atividades
e taguear (marcar com etiqueta) os
responsáveis. Dessa forma, todos os chamados são notificados por e-mail o que acarreta na melhoria da
comunicação entre as partes.

O Trello é uma ferramenta que atende às
características definidas pelo método GTD e juntos fluem muito bem
no desenvolvimento da gestão do seu dia a dia (SISI, 2017).

Com as funcionalidades já citadas é
possível identificar e organizar as atividades por boards, cards,
checklists e notificações, pois esses itens auxiliam
diretamente nas propostas oferecidas pelo GTD, organizando o dia a dia por
funções e prioridades.

Sendo usado individualmente ou em equipes, o Trello atende
de forma satisfatóra as necessidades do usuário que pretende
organizar suas funções diárias, através de
simplicidade e com layout interativo.

4.2 Evernote

Evernote é um aplicativo capaz de organizar notas
e/ou projetos pessoais, estudantis e profissionais. É importante
salientar que não existe um método exclusivo e nem uma maneira
correta de utilizar o Evernote. O aplicativo é fácil de usar pois
apresenta uma interface agradável e simples, com a possibilidade de
instalar em vários dispositivos (celular, tablet e notebook).

Este aplicativo oferece vantagem para pessoas que recebem
grandes volumes de informações e tarefas no seu dia a dia pois
permite criar e ordenar anotações pessoais e profissionais, e
possui espaço para trabalhos colaborativos. Além disso, na
ferramenta é possível compartilhar, transformar e editar as
anotações e tarefas de forma simples, além de oferecer a
possibilidade de guardá-las em uma conta do Google Drive ou dispositivos
eletrônicos.

Apesar das vantagens citadas, o Evernote apresenta
também algumas desvantagens, entre elas, possui um design
minimalista, não permite personalização, não possui
“estado” para as tarefas, entre outros.

Existem três versões do aplicativo: Evernote
Basic: gratuito, Evernote Plus por $34,99 ao ano e Evernote Premium por $69,99 ao
ano. As versões pagas têm maiores benefícios como mais
espaço de armazenamento, número ilimitado de dispositivos,
possibilidade de acesso aos cadernos e notas offline e possibilidade de
salvar e-mails no
Evernote.

Conforme destacado anteriormente, o aplicativo desfruta de
múltiplas maneiras de organizar os dados, sendo as principais:

·
A identidade principal do Evernote é a
nota. Dentro de uma nota você pode armazenar textos, áudios,
vídeos, imagens e arquivos em geral;

·
Para organizar as suas notas, o Evernote permite
a criação de cadernos. Cada caderno é a união de
várias notas;

·
E, por fim, para ajudar a catalogar suas notas,
você também pode criar etiquetas (ou tags).

A Figura 7  apresenta
a interface do Evernote, e a Figura 8 ilustra o uso da ferramenta na
implementação do método GTD.

Figua 7 –
Interface do Evernote

Fonte: Elaborado
pelos autores (2017)

Figura 8 – O Método
GTD no Evernote

Fonte: Elaborado
pelos autores (2017)

Conforme
apresentado na Figura 8, a ideia básica de implementação
do método GTD no Evernote é simples, porque são criados cadernos
(notebooks) para cada elemento classificado na fase de
organização. Certamente, a parte mais complexa não
está reservada à criação das tarefas no Evernote,
mas à observação das etapas do método em si.

4.3 Sugestões para escolha da ferramenta

Nos dias atuais, as tecnologias da informação
e comunicação, ao mesmo tempo que permitem que as tarefas possam
ser executadas de forma mais rápida, trouxeram problemas, como o
acúmulo delas, que obrigaram as pessoas a desenvolver ferramentas de
produtividades para auxiliar nas tomadas de decisões e na
organização e gestão das tarefas do dia a dia. Desse modo,
com inúmeras ferramentas disponíveis no mercado, surge uma questão:
como escolher uma ferramenta? Este aspecto também é elucidado por
Rigby (2009, p. 5) que diz “ao longo das últimas décadas,
ferramentas de gestão se tornaram comuns na vida das empresas [...], mas
como identificar as ferramentas mais apropriadas para os desafios de sua
organização?”.

No presente artigo,
que apresenta o método GTD, duas ferramentas que permitem sua
aplicação foram apresentadas: Evernote e Trello. A seguir serão
abordadas algumas sugestões apontadas por Karlson (2017) que podem
auxiliar na escolha da ferramenta para ser utilizada junto ao método GTD. Vale ressaltar que, além das sugestões aqui descritas, a
ferramenta precisa atender dois quesitos importantes: ser adequada às reais
necessidades do usuário e ser adaptável ao seu ambiente de
trabalho.

A seguir destacam-se alguns itens sugeridos por Karlson
(2017) para auxiliar na seleção das ferramentas utilizadas:

·
Trabalho
colaborativo – A ferramenta deve possibilitar a organização
de trabalho em equipe, ou seja, os membros podem gerenciar as tarefas;

·
Custo
– Os preços das ferramentas variam de acordo com as versões;

·
Língua
– A ferramenta precisa suportar a língua de melhor entendimento ao
usuário;

·
Layout – A ferramenta precisa possuir uma
interface agradável, simples e de fácil uso;

·
Suporte
– Uma característica importante é possuir um canal de
suporte técnico;

·
Integração
– Outra característica útil é permitir a integração
com outras ferramentas;

·
Classificação
– Possuir uma reputação excelente na internet;

·
Sincronização
– Possibilitar o armazenamento dos dados na nuvem;

·
Compatibilidade
– É necessário saber em quais sistemas a ferramenta
funciona.

No caso
específico das ferramentas que implementam o método GTD aqui
apresentadas, o Trello e o Evernote, é notável que ambas
apresentam características e usabilidades muito semelhantes,
diferenciando-se apenas pelo layout e
valores caso se opte pelas versões pagas. Como não existe regra
para a escolha de ferramentas para o método GTD, a decisão
depende apenas das necessidades e gosto do usuário.

5 CONCLUSÃO

Este trabalho respondeu ao seu objetivo, apresentando as
características e como funciona o método GTD, a
relação com gerenciamento do tempo e produtividade, através,
principalmente, da pesquisa bibliográfica, conforme proposta
metodológica do artigo, com a visão de alguns estudiosos/especialistas
do tema. Foram apresentados também softwares que podem ser utilizados
como ferramentas que auxiliam na implementação do método
GTD finalizando com algumas sugestões do autor Karlson (2017) para
auxiliar na escolha da ferramenta.

O estudo
apresenta de forma clara e sintética a necessidade que o método
atende, assim como sua aplicabilidade em diversas situações,
estas que permeiam entre fatos cotidianos até as mais complexas, como a
rotinas de trabalhos e até mesmo projetos específicos.

Ao apresentar
cada etapa, o leitor confere como funciona o método, exemplos
práticos de aplicação do método, exercícios
de observação e conclusão dos processos, assim como a
importância de alguns detalhes.

Apresenta-se
também ferramentas que possibilitam a aplicação do
método GTD através de sofwares,
que podem ser gratuitos ou pagos dependendo do modelo e funcionalidades
desejadas.

A análise
das ferramentas escolhidas, Trello e Evernote, demonstra a necessidade de
organização e apresenta funcionalidades capazes de facilitar a
vida do usuário. Através de itens básicos de
organização, ambas apresentam funcionalidades que são
diretamente ligadas a algumas etapas do método e atendem as necessidades
básicas deste processo provando ser eficaz quanto à seu uso na
implementação do método.

Por fim, é possível visualizar e fazer uma conexão método
GTD – gerenciamento do tempo – produtividade, tendo o artigo
ofertado uma contribuição aos meios de pesquisas mais uma
ferramenta que pode auxiliar no gerenciamento de tempo e produtividade: o método
GTD. Durante as pesquisas foi extremamente difícil localizar um trabalho
científico (artigos, teses ou dissertações) que tratasse
de gerenciamento de tempo ou produtividade de forma que não fosse
atrelado a uma área específica como indústria, agronomia,
saúde e outras mais. Esse artigo não trata de uma área
específica, trata sobre ser produtivo, gerenciar atividades, tempo, de
forma saudável, sem estresse e com uma ferramenta que facilite o
processo.

REFERÊNCIAS

ALLEN, David. Getting things done: A arte de fazer
acontecer. Rio de Janeiro: Elsevier,
2001.

ALLEN,
David. A arte de fazer acontecer. Rio
de Janeiro: Sextante, 2015.

BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.

CASTELLI, Ian. Trello: como esta ferramenta pode
ajudar você a organizar a sua vida. 2015. Disponível  em: <https://www.tecmundo.com.br/organizacao/75128-trello-ferramenta-ajudar-voce-organizar-vida.htm>

Acesso em: 08
out. 2017.

DEMO, Pedro. Introdução
à Metodologia da Ciência. 2. ed. São Paulo: Atlas,
1985.

DENNING, P. J. Multitasking Without Thrashing. Communications of the ACM, v. 60, n. 9,
p. 32-34, Sept. 2017.

GERHARDT, Tatiana Engel; SILVEIRA, Denise Tolfo
(Org.). Métodos de pesquisa.
Coordenado pela Universidade Aberta do Brasil – UAB/UFRGS e pelo Curso de
Graduação Tecnológica – Planejamento e Gestão
para o Desenvolvimento Rural da SEAD/UFRGS. Porto Alegre: Editora da UFRGS,
2009.

GIL, Antônio Carlos. Como Elaborar Projetos de Pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas,
2002.

GIL, Antônio Carlos. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 6. ed.
São Paulo: Atlas, 2008.

GODINHO, Thais. Vida organizada: como definir prioridades e transformar seus sonhos
em objetivos. São Paulo: Gente, 2014.

GODINHO, Thais. Método
GTD: potencialize a sua produtividade aplicando essa metodologia em seu dia
a dia. 2017. Disponível em: <http://br.blog.trello.com/metodo-gtd/>. Acesso em: 02 out. 2017.

KARLSON, Karola. How to find the best project planning
software? 2016. Disponível em: <https://www.scoro.com/blog/choosing-project-planning-software/>.
Acesso em: 11
out. 2017.

LEVITIN, Daniel J. A mente organizada: como pensar com clareza na era da sobrecarga de
informação. Rio de Janeiro: Objetiva, 2015.

MARCON, Marcos. GTD: conheça
o método de produtividade mais famoso do mundo. 2015. Disponível
em: <http://blog.wmw.com.br/gtd-conheca-o-metodo-de-produtividade-mais-famoso-do-mundo/
>. Acesso em: 21 nov. 2017.

MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de Metodologia
Científica. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2003.

MORITZ, G. O. et al. A prospecção de cenários nas universidades:
variáveis portadoras de futuro e a trajetória estratégica
da UFSC para 2022. In: COLÓQUIO INTERNACIONAL SOBRE GESTÃO
UNIVERSITÁRIA NA AMÉRICA DO SUL, 10., 2010, Mar Del Plata. Anais... Mal Del Plata: Universidad Nacional
de Mar Del Plata, 2010.

RIGBY, Darrell J. Ferramentas de gestão: um guia para executivos. São
Paulo: Bain & Company, 2009.

SISI, Marcia Cristina. Como utilizar o Trello para aplicar o GTD. 2017. Disponível  em: <http://www.calldaniel.com.br/blog/como-utilizar-o-trello-para-aplicar-o-gtd>.  Acesso em: 07 out. 2017.