Recebido em
17/05/2017. Aprovado em 10/09/2017. Avaliado pelo sistema double blind peer
review. Publicado conforme normas da ABNT.

http://dx.doi.org/10.22279/navus.2018.v8n1.p46-57.570

Proposição de
reestruturação do sistema de gestão

do Plano de Oferta de Cursos
e Vagas do IFSC

Carla Cerdote da Silva

Mestranda em
Administração Universitária. Universidade Federal de
Santa Catarina (UFSC) Brasil - [email-masked]

Fábio José Wojcikiewicz Caldas

Mestrando em
Administração Universitária. Universidade Federal de
Santa Catarina (UFSC) Brasil - [email-masked]

Lilian Wrzesinski Simon

Mestra em
Administração Universitária. Universidade Federal de
Santa Catarina (UFSC) Brasil - [email-masked]

Rodolfo Amando Schmitz

Mestrando em
Administração Universitária. Universidade Federal de
Santa Catarina (UFSC) Brasil - [email-masked]

Alexandre Moraes Ramos

Doutor em Engenharia de
Produção. Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) Brasil
- [email-masked]

RESUMO

Este artigo tem como objetivo apresentar uma
proposta de reestruturação do sistema de gestão do Plano
de Ofertas de Cursos e Vagas (POCV) para a admissão de professores
aplicados a todos os campi do
Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC), com vistas a adoção
de uma nova plataforma, com uma modelagem informacional mais estruturada,
funcional e alinhada aos seus objetivos. A metodologia partiu de uma abordagem
qualitativa, baseada em fontes bibliográficas e documentais, associada
à observação participante. Foram relacionados aspectos
teóricos e normativos inerentes ao contexto em que o objeto se insere,
para em seguida descrevê-lo, dimensionar suas funcionalidades,
identificar suas limitações e mapear as adequações
e adaptações necessárias ao desenvolvimento do sistema de
gestão do POCV, com a estruturação do seu banco de Dados
(BD) no propósito de superar as deficiências detectadas. O estudo
foi realizado durante o primeiro e segundo semestres de 2016. Esta nova
modelagem é apresentada para trazer maior confiabilidade dos dados e
segurança nas informações, a integração a
todos os campi de forma
simultânea e on-line, a padronização
da forma de acesso ao sistema, racionalização do tempo para sua
operacionalização, a flexibilidade de utilização
pelo servidor responsável pela gestão do plano, facilidade de
alimentação pelos usuários em plataforma amigável e
autoexplicativa. Espera-se que o sistema possa contemplar as necessidades da
instituição e superar as limitações reveladas no
formato atual.

Palavras-chaves: Gestão Acadêmica e
Administrativa. Sistema de Informações Gerenciais. Gerenciamento
de Dados.

Proposal for restructuring
the management system of the plan for course offerings and vacancies at the
IFSC

ABSTRACT

The objective of this article is to present a
proposal for restructuring the management system of the Program of Offers of
Courses and Vacancies (POCV) for the admission of teachers, which is applied in
all Campuses of the Federal Institute of Santa Catarina (IFSC), with a view to
adopting a new platform, with an informational modeling and that is also more
structured, functional and in line with its objectives. The methodology was of
a qualitative approach, based on bibliographic and documentary sources,
associated with participant observation. The theoretical and normative aspects
inherent to the context where the object is inserted are presented so as to
describe it, to dimension its functionalities, to identify its limitations and
to map the adaptations necessary to the development of the POCV management
system, with the structuring of the database (BD) in order to overcome the
detected deficiencies. The study was conducted during the first and second
semesters of 2016. This new modeling is presented to bring greater reliability
of data and information security, integration to all campuses simultaneously
and online, standardization of the access to the system, rationalization of the
time for its operationalization, flexibility of use by the server responsible
for the management of the plan, as well as facility of feeding by users on a
friendly  and self-explanatory
platform. It is expected that the system can address the needs of the
institution and overcome the limitations revealed in the current format.

Keywords:
Academic and administrative
management, Management information system, Data management.

1 INTRODUÇÃO

Com a revolução da informação,
as organizações passaram a mudar seu comportamento, remodelando
seus processos e inovando em seus modelos de gestão. A gestão de pessoas
tornou-se então uma estratégia determinante para o sucesso dos
negócios (DUTRA, 2009), ao mesmo tempo em que a
maximização do uso da tecnologia passou a ser vista como uma
forma de potencializar a gestão da informação nos mais
diversos segmentos organizacionais (LAUDON; LAUDON, 2010; MANÃS, 2010).
Explorar as potencialidades das pessoas com o uso da tecnologia também
é uma necessidade das organizações públicas e nas
Instituições de Ensino Superior (IES), que estão buscando
gradativamente alinhar o formato de seus processos para poderem explorar as
ferramentas tecnológicas que estão ao seu dispor.

Neste contexto, as Instituições Federais de
Ensino Superior (IFES) e Institutos Federais de Educação,
Ciência e Tecnologia (IFETs) são reconhecidos como partícipes
de áreas estratégicas para o desenvolvimento do país, por
sua alta especificidade nas diferentes áreas do saber e precisam estar
aptos a gerir seus recursos, extraindo a sua máxima eficiência,
para que possam agir proativamente frente aos desafios da gestão.

Essas instituições passaram, no decorrer dos
anos, por mudanças relacionadas a sua forma de gestão,
intensificando a busca por resultados nas mais diversas áreas, incluindo
a política de gestão de pessoas. O cenário atual,
altamente competitivo, globalizado e em expansão tecnológica
exige a alocação adequada de pessoas, com o propósito de
atender de forma satisfatória as necessidades da sociedade e do
usuário final dos serviços prestados (GRILLO, 2001; DUTRA, 2009).

A publicação da Lei nº 12.677/2012 e do
Decreto nº 7.312/2010, através do Ministério da
Educação (MEC) instituiu e regulamentou uma nova política
de controle na gestão de pessoas das IFES tornando possível a
reposição imediata de pessoal em caso de vacâncias, sem
autorização específica, respeitando o valor de referência
pré-definido pelo Ministério do Planejamento e Gestão
(MPOG) para cada entidade.

Desse modo, nos Institutos Federais (IFs), e dentre estes,
no Instituto Federal de Santa Catarina
(IFSC), cenário desta abordagem, foi instituído o Banco de
Professor-Equivalente (BPE) de educação básica,
técnica e tecnológica, em consonância com o Decreto nº
7.312/2010 (BRASIL, 2010). Com a distribuição de vagas para a
composição dos BPEs, por meio da Lei nº 12.677/2012 (BRASIL,
2012), o IFSC adotou o Plano de Oferta de Cursos e Vagas (POCV) para nortear
suas decisões acerca da oferta de cursos e vagas para a admissão
de professores (IFSC, 2016c).

A gestão do sistema de gestão utilizado na
contratação de novos professores é feita através da
utilização de planilhas com o formato .ods (Open Document Spreadsheet - Calc/Libreoffice[1]),
onde os dados são inseridos e manipulados manualmente. Como esse formato
apresenta fragilidades, pois os dados ficam vulneráveis a comandos que
podem prejudicar a integridade das informações, foi observado ao
longo do período de utilização deste sistema, por um
servidor técnico administrativo, que também é um dos
autores desta proposta, a necessidade de sua transferência para um novo
formato, que permita uma operacionalização mais segura e
eficiente.

Portanto, o objetivo deste artigo é apresentar uma
proposta de reestruturação do sistema de gestão do Plano
de Ofertas de Cursos e Vagas (POCV) do IFSC, com vistas à
adoção de uma nova plataforma, com uma modelagem informacional
mais estruturada, funcional e alinhada aos objetivos deste plano. De acordo com
o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) do IFSC, para o período
de 2015 a 2019, o POCV está relacionado aos seguintes objetivos:

A1 - Atender os potenciais alunos, considerando seus
diferentes perfis e o contexto social, ambiental e econômico da sua
região e A7-Melhorar a qualidade da aplicação dos recursos
públicos, que possuem metas e indicadores intrinsecamente relacionados
à oferta de vagas e número de alunos (IFSC, 2015, s. p.).

De acordo com Laudon e Laudon (2010), o gerenciamento de
dados e informações por meio do uso adequado da tecnologia da
informação confere excelência operacional, com maior
agilidade, maior eficiência e melhores resultados nos serviços
fornecidos. Por conseguinte, adotar uma nova plataforma para a gestão do
sistema POCV é uma forma de melhorar a operacionalização
das atividades relacionadas ao dimensionamento do corpo docente no IFSC para
atender os objetivos supracitados.

Nesta perspectiva foi realizado um levantamento
bibliográfico contemplando conceitos teóricos sobre temas como
tecnologia da informação, gestão de pessoas, Banco de
Dados (BD) e Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs), que
embasaram a construção da metodologia e da sequência de
ações necessárias para o desdobramento dessa
proposição que contempla a contextualização do
IFSC, a descrição do POCV e seu sistema de gestão,
identificando as suas funcionalidades e limitações e, por fim,
apresenta o delineamento estrutural de um novo modelo de sistema com
viabilidade de aplicação prática.

2 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
E A GESTÃO DE PESSOAS

A informação é um dos
bens mais valiosos nas organizações. Quase todas as atividades ou
processos produzem informações e elas precisam ser gerenciadas.
Um dos recursos mais modernos para seu gerenciamento e, consequente,
armazenamento é o uso da Tecnologia da Informação (TI),
onde elas podem ser interligadas, coletadas, armazenadas e disseminadas
(LAUDON; LAUDON, 2010; MAÑAS, 2010).

De acordo com O’Brien (2011, p. 26), “espera-se
que gerentes previdentes e profissionais das empresas estejam cientes dos
problemas e oportunidades apresentados pelo uso da tecnologia da
informação, bem como estejam aptos a enfrentar tais desafios
administrativos de forma eficaz”.

Com o crescente avanço tecnológico e a
globalização, a busca e o aprimoramento das
informações tornou-se um dos principais objetivos nas
organizações, sendo a tecnologia, um elemento-chave, que auxiliou
no processo de diferenciação organizacional. Quando a tecnologia
não é bem empregada e as informações não
são devidamente compreendidas, gera-se um clima de incerteza que afeta o
ambiente e as tomadas de decisões, comprometendo a estrutura
organizacional, os processos decisórios e a gestão de pessoas
(SACILOTTI, 2011).

Com a transposição da Era Industrial para a
Era da Informação e do Conhecimento, a gestão de pessoas
passou por desafios que exigiram um redesenho de suas estratégias
(DUTRA, 2009). De acordo com Gil (2001), a gestão de pessoas destacou-se
na década de 80 e a partir daí passou a enfrentar uma
série de adversidades de natureza ambiental e organizacional. Isso se
deve à globalização da economia, seguida da
evolução das comunicações, do desenvolvimento
tecnológico, da competitividade, dentre outros fatores também
relevantes.

O papel do trabalhador se transformou sobremaneira,
passando da simples execução de tarefas para ser portador do
conhecimento organizacional, o que exige da organização uma
gestão de pessoas estruturada com mecanismos eficazes de
identificação clara das potencialidades, das lacunas e deficiências
no seu quadro funcional (GIL, 2001). Desde então, a gestão de
pessoas passou a desempenhar um importante papel dentro do planejamento
estratégico das organizações, com esforços no
sentido de implementar políticas mais amplas, que contribuam diretamente
com o ambiente organizacional (FARIAS; GAETANI, 2002).

Adentrando no contexto das IFES, a adoção de
uma nova política para a gestão de pessoas é
reforçada pela sua complexidade, tornando de fundamental
importância o aprofundamento do conhecimento específico nesta
área. Os servidores docentes representam uma parte da
sustentação dessas instituições e através de
políticas adequadas é possível desencadear uma melhoria
contínua na administração, propiciando o crescimento da
qualidade nos serviços prestados (GRILLO, 2001).

Diante disso, as políticas de planejamento de
pessoal docente são indispensáveis para o funcionamento
satisfatório da IES, que encontram na TI uma ferramenta de suma
importância para gerenciarem suas demandas de acordo com as especificidades
que possuem. A implementação e uso da TI é considerada uma
maneira de viabilizar novos arranjos organizacionais de gestão de
pessoas, possibilitando um amplo acesso a informações e a
funções personalizadas e relevantes para a
administração das IFES.

A TI engloba todo software
e todo hardware necessários
para se atingir os objetivos organizacionais, (LAUDON; LAUDON, 2010), sendo um
dos recursos mais eficientes no que tange à coleta, processamento,
armazenamento, transmissão e disseminação dos dados e informações
sobre as suas diversas áreas, incluindo a gestão de pessoas. A
adoção de um BD adequado às finalidades institucionais
é uma forma de alcançar
seu gerenciamento culminando na tomada de decisões mais efetivas.

Para Turban, Rainer e Potter (2007, p. 4), “um banco
de dados é uma coleção de arquivos ou tabelas relacionadas
contendo dados”. Os dados de um sistema de informação
são organizados e armazenados por uma ampla variedade de tecnologias
gerenciais, sendo um recurso vital que resulta em várias mudanças
nas organizações modernas e sua administração
eficaz e eficiente é considerada como parte integrante da
estratégia organizacional, (O’BRIEN; MARAKAS, 2013).

Laudon e Laudon (2010) distinguem o conceito de BD entre
visão física, que mostra como os dados são organizados e
estruturados no meio de armazenamento físico, e visão
lógica, onde são apresentados como seriam percebidos pelos
usuários finais ou especialistas da empresa.

O gerenciamento de bancos de dados é projetado com
base em uma estrutura específica de dados, reduzindo sua
redundância e inconsistência, capazes de fornecer aos
usuários finais acesso rápido e fácil a informações
armazenadas, não havendo a necessidade da construção de
arquivos isolados. Uma dessas estruturas é conhecida como BD relacional
(REZENDE; ABREU, 2008; LAUDON; LAUDON, 2010; O’BRIEN, 2011).

O’Brien (2011) complementa pontuando que o
gerenciamento de bancos de dados é responsável pelo uso adequado
da tecnologia para o gerenciamento dos dados da organização,
compreendendo o desenvolvimento e manutenção do dicionário
de dados, projeto e monitoração do desempenho dos bancos de dados
e aplicação de padrões para seu uso e segurança.

O BD é
um dos componentes da TI, que se apresenta com um importante mecanismo de
acesso à informação, sendo que um bom gerenciamento de seu
uso, pode ser um grande diferencial na gestão organizacional e na tomada
de decisões. Os sistemas de informação, por sua vez,
são mais complexos e também devem ser analisados tanto na
perspectiva tecnológica quanto do ponto de vista organizacional (LAUDON;
LAUDON, 2010).

2.1 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)

Para O’Brien (2011, p. 06)
“Sistema de Informação (SI) é um conjunto organizado
de pessoas, hardware, software, redes de
comunicação e recursos de dados que coleta, transforma e
dissemina informações em uma organização”.
Oliveira (2002, p. 39), afirma que o “Sistema de Informação
Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em
informações que são utilizadas na estrutura
decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação
administrativa para otimizar os resultados esperados”.

A tecnologia e os sistemas de informações
são os principais recursos que a empresa dispõe para criar e
inovar em seus produtos e serviços, sendo que os SI se tornaram
essenciais para as organizações do mundo contemporâneo,
porque correspondem a sinônimos de excelência operacional, novos
produtos, serviços e melhor tomada de decisão. Das ferramentas
que os administradores dispõem, a tecnologia e os SIs estão entre
os mais importantes para atingir altos níveis de eficiência e
produtividade (LAUDON; LAUDON, 2010).

O SIG deve ser usado para transformar dados em
informações que auxiliem a organização no seu
processo decisório. Segundo Stair (1998, p. 278), “o
propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a
alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as
operações regulares da organização, de forma que possam
a controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior
eficiência”.

Quando a arquitetura de informações é
inadequada, as informações acabam sendo insuficientes para o
usuário mesmo que os dados estejam disponíveis. Mañas
(2010, p. 151) destaca que são comuns as queixas sobre “a incompatibilidade entre a forma
como é apresentada a informação e os procedimentos
existentes na área usuária”. Isso “obriga a uma
transcrição e, às vezes, elaboração de
complementações dos dados proporcionados automaticamente, para
que possam ser úteis em seu destino final” (MAÑAS,
2010, p. 151).

Na utilização de sistemas informatizados, nota-se que o SIG se torna uma
ferramenta de gestão indispensável, precisando ser adaptado e
atualizado constantemente para o atendimento das necessidades da
instituição. A reestruturação do sistema POCV,
portanto, se faz necessária para uma melhor
operacionalização das ações referentes às
projeções do quadro docente, considerando a estrutura do IFSC em
sua totalidade.

3 METODOLOGIA

Partindo do conhecimento dos pressupostos
básicos acerca da estruturação e finalidade de um SIG e da
percepção das nuances que envolvem a utilização do
sistema de gestão do POCV no IFSC, buscou-se, por meio de uma pesquisa
bibliográfica e documental, aprofundar a análise do BD até
então empregado nas suas operações, que se apresenta em
planilhas em formato .ods no aplicativo Calc/Libreoffice.
O objetivo dessa análise foi propor a reestruturação desse
BD, mediante a transposição para uma nova plataforma com
capacidade de contemplar as necessidades institucionais no que se refere
à utilização das informações obtidas nesse
local.

Esta pesquisa possui abordagem qualitativa e baseou-se em
fontes bibliográficas e documentais, associadas à
observação participante, realizada por um dos autores que atua na
Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) do IFSC. Essa técnica foi
fundamental para a compreensão do problema de pesquisa e a
consecução da análise proposta (GIL, 2008). O estudo e
reconhecimento do sistema foi realizado durante o primeiro semestre de 2016 e a
proposta de reestruturação foi desenvolvida no segundo semestre
do respectivo ano.

As informações que circulam no BD do sistema
de gestão do POCV são alimentadas no âmbito de todas as
unidades do IFSC, e gerenciadas pela Pró-reitoria de Ensino (PROEN),
sendo utilizadas também pela Pró-reitoria de Desenvolvimento
Institucional (PRODIN) e pela DGP, que subsidiam as decisões de
planejamento e contratação de pessoal docente.

Portanto, a análise do sistema seguiu as premissas
do método estruturalista (LAKATOS; MARCONI, 1992), onde a
contextualização de suas funcionalidades e
limitações é feita a partir de cada área (campus) onde é alimentado,
considerando que posteriormente os dados podem ser generalizados, de forma que
a construção da proposta de intervenção no sistema
comporte as expectativas de cada usuário no âmbito do IFSC como um
todo.

A avaliação e o dimensionamento dessas
variáveis culminaram na descrição de uma nova proposta de
intervenção que poderá ser desenvolvida pelos
profissionais que gerenciam o sistema de gestão do POCV no IFSC, caso
despertem interesse. Portanto, essa pesquisa caracteriza-se como um estudo de
caso com enfoque descritivo e de natureza aplicada, resultando na
proposição de um produto final passível de desenvolvimento
e utilização (VERGARA, 2013; YIN, 2001).

4 O INSTITUTO FEDERAL DE SANTA CATARINA
(IFSC)

O IFSC foi criado em Florianópolis por
meio do Decreto nº 7.566, de 23 de setembro de 1909, como Escola de
Aprendizes Artífices de Santa Catarina. Após diversas
alterações de status se
expandiu para outras localidades no interior do Estado e passou a oferecer uma
variada gama de cursos, inclusive superiores de graduação e
pós-graduação. Sua configuração atual ganhou
materialidade através da Lei nº 11.892, de 29 de dezembro de 2008,
a qual o transformou em Instituto Federal de Educação,
Ciência e Tecnologia, instituição, responsável pela
oferta de educação básica, profissional e superior (BRASIL,
2008).

O IFSC faz parte do plano de expansão
da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica e
possui 22 campi distribuídos
por todas as regiões de Santa Catarina, sendo que cada campus oferece cursos em diferentes
áreas do conhecimento e níveis de ensino, com forte
inserção também nas áreas de pesquisa e
extensão. Para tanto, conta com um quadro funcional docente
específico para o atendimento das demandas locais e das exigências
legais.

4.1 Gestão do Banco de Professor Equivalente (BPE)

O Banco de Professor Equivalente (BPE) de
educação básica, técnica e tecnológica dos
IFs, foi disposto pelo Decreto nº 7.312, de 22 de setembro de 2010. Esse
Decreto delega aos IFs, a instituição do BPE como instrumento de
gestão de pessoal, influenciando na decisão de
realização de concursos públicos, nomeações
de cargo de professor efetivo da carreira do Ensino Básico,
Técnico e Tecnológico (EBTT) e contratação de
professores substitutos para suprir suas necessidades excepcionais,
constituindo em um importante instrumento de gestão administrativa de
pessoal dessas instituições.

Apesar de ser um ato discricionário, a
realização do concurso público e nomeação
docente estão condicionadas a existência de cargo vago e a
disponibilidade após a soma dos índices previamente definidos no
BPE, que é composto pela soma dos professores do magistério do
ensino básico, técnico e tecnológico e dos professores
titulares livres do ensino básico, técnico e tecnológico,
efetivos, substitutos e visitantes. O gerenciamento do BPE considera um limite
previsto para cada instituição, variando conforme a carga
horária de cada professor.

O controle de atividades docentes é gerenciado por
meio do Plano Semestral de Atividades Docentes (PSAD). Esse instrumento
objetiva apresentar o planejamento semestral individual dos docentes da
instituição, formando uma base de dados com informações
detalhadas acerca do trabalho docente, que está diretamente relacionado
a ofertas de vagas (IFSC, 2016a).

Nesse sentido, a Lei nº 11.892/2008 define que no mínimo 50% das
ofertas de vagas para alunos sejam voltadas para o objetivo de “ministrar
educação profissional técnica de nível
médio, prioritariamente na forma de cursos integrados, para os concluintes
do ensino fundamental e para o público da educação de
jovens e adultos” (BRASIL, 2008), 20% para “cursos de licenciatura,
bem como programas especiais de formação pedagógica, com
vistas na formação de professores para a educação
básica, sobretudo nas áreas de ciências e
matemática, e para a educação profissional” (BRASIL,
2008) e os 30% restantes voltados para outros tipos de oferta.

Ademais, foi firmado o Termo de Acordo de Metas e
Compromissos (TAM) entre o IFSC e MEC para fins de estruturação,
organização e atuação dos IFs. Este acordo consiste
na atribuição de 19 metas e compromissos ao IFSC que
relacionam-se com a necessidade de revisão e reorganização
dos cursos e estrutura acadêmicas, articulação da
educação profissional científica e tecnológica e da
educação superior com a educação básica e da
graduação com a pós-graduação,
eficiência, eficácia e economicidade institucionais, objetivando
planejamento e atendimento de metas e objetivos a curto, médio e longo
prazos em articulação com as ações dos IFs com as
políticas e diretrizes de educação do país. Essas
metas e objetivos são apresentados, por vezes, em indicadores
numéricos, ora qualitativos. A vigência do presente termo
será de 12 anos contados da data de sua assinatura que ocorreu no ano de
2010 (IFSC, 2010).

A normatização das atividades
didático-pedagógicas do IFSC, consta no Regulamento
Didático Pedagógico (RDP) aprovado na Resolução
n° 41/CONSUP/2014, que versa
sobre toda a atividade acadêmica do instituto, desde a
inscrição nos processos seletivos até a emissão de
certificados e diplomas. Esse regulamento seguiu os preceitos descritos na Lei
de criação dos IFs, Lei nº 11.892/2008, no TAM e demais
normas do sistema federal de ensino. O RDP está em consonância com
a missão do IFSC e com toda sua estrutura de planejamento,
administrativa, de ensino, pesquisa e extensão (IFSC, 2015).

Para consecução dos objetivos e metas de
educação, o governo federal distribuiu a força de trabalho
nos IFs conforme as determinações da Lei nº 12.677/2012,
expandindo, assim, os BPEs existente nos IFs. O aumento de força de
trabalho trouxe a necessidade do IFSC repensar a sua forma de gestão de
vagas docentes para atingir as metas citadas. Portanto, foi necessário
desenvolver uma ferramenta capaz de gerenciar a força de trabalho futura
face ao quadro atual. Assim, seria possível apresentar o planejamento
desta estrutura frente às metas e objetivos educacionais estipulados.

4.2 O Plano de Oferta de Cursos e Vagas (POCV)

Com a distribuição de vagas
para a composição dos BPEs, notou-se a necessidade de
adoção de uma ferramenta de gestão capaz de atender as
prerrogativas legais no que diz respeito à contratação de
novos professores e esteja relacionada com as metas de gerenciamento interno e
externo do IFSC. Para isso foi instituído o Plano de Oferta de Cursos e
Vagas (POCV).

O POCV é um plano de gestão que nasceu da
necessidade de um gerenciamento com novas lógicas, voltadas ao
desenvolvimento de estratégias de orientação
institucional. Para sua elaboração foram consideradas como
premissas a oferta total de vagas docentes do IFSC distribuída entre os
seus cursos presenciais e à distância, bem como a projeção
de oferta de novos cursos. A gestão da oferta de cursos e vagas por meio
desse plano possibilita o acompanhamento eficiente de sua
execução, em conjunto com a comunidade escolar, além de
facilitar ao gestor a construção de cenários e a
qualificação da tomada de decisão no ato do planejamento,
em atendimento às metas externas e internas da instituição
definidas no PDI (IFSC, 2015).

O POCV é gerido por uma planilha desenvolvida no
aplicativo Calc/Libreoffice,
associada a um conjunto de diretrizes alinhadas ao PDI do IFSC, que projeta
resultados do quadro de professores por área, demanda por salas de aula,
indicadores de distribuição da oferta por tipo de curso,
relação aluno-professor e índice de eficiência
(IFSC, 2015). Sua gestão é realizada a partir da
compilação de várias planilhas, originadas em cada um dos campi, que ao serem compiladas resultam
em um documento único, com os dados gerais acerca da oferta de cursos e
vagas do IFSC, do qual é possível obter diversos
relatórios.

Conforme pode ser observado nas figuras 1 e 2, o sistema de
gestão do POCV é dividido em nove abas, sendo oito
visíveis e uma oculta[2].
Dessas abas, duas são para preenchimento do usuário, uma de
instrução, duas de relatórios, uma de cadastro, uma de
registro de versões do sistema, uma de registro de siglas e uma de
cálculos e fórmulas intermediárias aos relatórios,
está oculta.

Inicialmente é recomendado ao usuário do
sistema, lotado no campus, a leitura
da aba instruções onde
é indicado um roteiro de preenchimento das informações nas
demais abas.

A figura 1 apresenta a indicação das abas que
integram o sistema.

Figura
1 -  Relatório da aba resumo
do sistema POCV do campus Caçador
do IFSC

Fonte:
(IFSC, 2014).

Prosseguindo na análise da figura 1, observa-se a
aba “entrada”, que
é composta por dados oriundos de todos os campi do IFSC, sendo preenchida no quadro de entrada de cargas
horárias por área de atuação dos professores. Isto
significa adicionar os seguintes dados: nome do campus; dados do curso e das fases do curso; planejamento de
entradas de turmas; planejamento de turmas para regime pleno; carga
horária média semanal de referência; áreas de
atuação e cargas horárias por área de
atuação docente.

A aba base traz
os dados contidos na aba entrada de
forma compilada, contendo, ainda, cálculos intermediários
à aba resumo. Por sua vez, a
aba resumo, cujos dados são
evidenciados na figura 1, é uma das abas de relatório, que traz a
previsão de ocupação de salas, capacidade, vagas e
matrículas previstas para a turma, os índices de eficiência,
quantitativo de professores necessários para o semestre,
relação aluno e professor e a distribuição de
ofertas de cursos. Estas informações são
distribuídas em linhas. Há também colunas para a
distribuição das informações referentes aos
semestres subsequentes.

A aba docentes-lista
é preenchida com a nominata de todos os professores e suas respectivas
áreas de atuação. Essas abas fornecem juntas insumos para
relatórios disponibilizados em outras abas.

Outra aba que permite a obtenção de
relatórios é a docentes,
na qual são relacionados os cursos e a carga horária docente
necessária para execução do curso, assim como o
dimensionamento dos professores para atender àquela demanda, conforme
ilustrado na figura 2.

Figura 2 - Relatório da aba docentes do sistema POCV do campus Caçador do IFSC.

Fonte: (IFSC, 2014).

Como pode ser visualizado na figura 2, se obtém como
resultado um quadro intitulado docentes por área, a demanda por
salas de aulas, os indicadores de distribuição da oferta por tipo
de curso, a relação aluno-professor, índice de eficiência
e a possibilidade de construção de cenários. Estas
informações, aliadas ao planejamento institucional, subsidiam os
gestores que utilizam o plano, lotados na PRODIN, na tomada de decisões,
viabilizando o atendimento das metas internas e externas do IFSC.

A partir dessas constatações, percebe-se que
o sistema de gestão do POCV foi construído para ser funcional,
contudo apresenta fragilidades do ponto de vista operacional, estrutural e de
integração e sistematização de
informações.

Na aba instruções
são detectadas orientações e detalhamentos de
preenchimento, com o objetivo de indicar ao usuário em qual campo ou
célula as informações devem ser dispostas. Não
há, portanto, layout que
permita ao usuário preencher os dados evitando a eminência de erros,
com indicações da função de cada campo no decorrer
do seu preenchimento. O exemplo a seguir foi extraído do sistema POCV:

Informar dados do curso. Colunas B a L. [...] cada linha
representa uma fase ou módulo semestral do curso. Por exemplo, um curso de
4 semestres requer 4 linhas de preenchimento, repetindo-se as
informações das colunas de B a F. [...] O preenchimento das
informações nas colunas de B a F deve ser feito exclusivamente
via lista de seleção [...] (IFSC,
2014).

Estas informações estão em aba diversa
da entrada e docentes, fazendo com o que o usuário tenha que percorrer
vários caminhos entre essas abas para seguir todos os passos
corretamente. Ainda, conforme a versão instalada do LibreOffice Calc, as características de preenchimento podem
variar.

Observando o gerenciamento das tabelas, verifica-se que a
integração entre os dados é realizada com o envio das
planilhas dos campi à PROEN,
onde os dados são compilados por meio de tabelas dinâmicas e
macros. Os arquivos são preenchidos e armazenados no computador do
usuário, lotado no campus,
para posteriormente serem encaminhados ao gestor, na reitoria. Caso haja a
adição de dado incorreto em algum campo ou a
desconfiguração de alguma célula ou fórmula,
é gerada uma inconsistência nos relatórios, havendo a
necessidade do gestor do sistema apurar o erro para correção. A
disponibilização dos arquivos para download é realizada de forma estática, sem as
devidas alterações no decorrer da execução do
gerenciamento do sistema do POCV.

Além das fragilidades estruturais da planilha e de
suas tabelas, observa-se detalhes ergonômicos e de
padronização que precisam ser melhorados, como a nomenclatura das
abas, ausência de notas explicativas no decorrer do preenchimento, falta
de indicação nas próprias células de quais devem
ser preenchidas e quais geram resultados, levando o usuário à
incerteza de que realizou o preenchimento correto de todos os requisitos do
sistema. O sistema não aponta os erros ocorridos no processo de alimentação
dos dados pelo usuário, o que gera falhas ocultas e
alteração de dados e informações sem que o
usuário perceba.

Essas possibilidades de inconsistências e erros
humanos durante a operacionalização do processo, tendo em vista a
necessidade de intervenção manual no processamento dos dados,
justificam a implementação de um sistema mais seguro, padronizado
e unificado.

Ademais, para a segurança e consistência dos
dados, é necessário o armazenamento destes em local único,
estruturado de forma que não dependa da transmissão de
informações alimentadas em arquivos distintos, facilitando o
gerenciamento, acompanhamento dos dados, independente da
utilização pelos usuários. Isso evita que dados sejam
danificados ou perdidos por adulterações ou até mesmo
inconsistências de arquivos.

Esses fatores demonstram que apesar do modelo atual de
sistema de gestão do POCV responder às necessidades da
instituição, apresenta limitações que o tornam
ineficiente frente as demandas emergentes do IFSC, que continuou se expandindo,
com a criação de novos campi e cursos após a
adoção desse sistema na gestão do POCV. A dificuldade de
operacionalização do sistema devido ao excesso de dados expostos
na área de aplicação é um dos principais pontos observados
com o crescimento institucional. Ademais, o formato em planilha em formato .ods
(Open Document Spreadsheet -
Calc/Libreoffice) deixa esses dados vulneráveis no que tange
à segurança, comprometendo a confiabilidade das
informações.

4.3 Proposição de modelagem para o sistema

Propõe-se a construção
de um sistema com uma plataforma de modelagem relacional mais estruturada,
operacional, funcional e alinhada aos objetivos do POCV, que esteja
disponível online, centralize
as informações de todos os campi
do IFSC e possibilite a integração ao PSAD. Com o sistema
nessa nova plataforma, o gerenciamento, planejamento e acompanhamento
institucionais ocorrem de forma unificada, conferindo maior segurança na
manipulação dos dados e apresentação de indicadores
concretos e funcionais para a tomada de decisão. Assim, seria
possível a utilização constante pelos gestores, não
somente durante o processo de planejamento como ocorre na versão atual,
visto que com inputs externos e
integração dos dados de todos os campi, sua atualização seria automática e
instantânea.

A proposta de estrutura do sistema é baseada em um
BD relacional, gerenciado através do sistema MySQL, disponível on-line (web). A escolha da utilização do MySQL deu-se por sua
confiabilidade e facilidade no desenvolvimento de sistemas e
administração dos dados, além de ser gratuito e
compatível com todos os sistemas operacionais (MILANI, 2007).

Em princípio a modelagem do sistema seria dividida
em seis domínios:

1.
Campi:
nominata campi, eixos, cursos,
códigos da disciplina (incluindo fase e semestre), modalidades,
semestres de oferta, carga horária necessária por área
para cada turma (por período).

2.
Códigos
cursos e carga horária: curso, código da disciplina, semestre,
fase, carga horária requerida por área, professor vinculado
à disciplina.

3.
Cursos:
capacidade, formas e periodicidade de ingresso, código da disciplina.

4.
Professores:
matrícula SIAPE, nome, áreas de atuação,
código da disciplina em que atua, carga horária, por semestre.

5.
Oferta
de vagas discentes: estimativa de oferta de vagas discentes, por código de
disciplina.

6.
Dados
capacidade física dos campi:
descrição das salas físicas, capacidade, turnos,
código da disciplina de ocupação.

Destaca-se que estes domínios, após a
primeira normalização, produzem a estrutura de tabelas
apresentadas na figura 3. Todavia, após a segunda e terceira
normalizações, a fim de implantar o BD, certamente
surgirão novas tabelas visando unir as funcionalidades requeridas ao
sistema. A figura 3 apresenta a nova estrutura proposta para o BD, sem demonstrar
os relatórios gerados pelo sistema, visto ser apenas o primeiro escopo
da plataforma.

Figura
3 -  Proposta de domínios em
BD em MySQL.

Fonte:
Elaborado pelos autores (2016).

Com base nesta arquitetura de BD é possível
integrar os dados de todos os campi do
IFSC de maneira unificada, segura, padronizada e sem redundâncias, com
consequente ampliação das possibilidades de emissão de
relatórios gerenciais, permitindo o acesso simultâneo e
instantâneo a todos os usuários dos campi e aos gestores do sistema na reitoria, nos moldes sugeridos
por Rezende e Abreu (2008).

Do cruzamento desses dados serão obtidos
relatórios referentes à ocupação de salas de aulas,
capacidade dos campi de
execução dos cursos, número de alunos necessários
para atingimento de metas, número de professores necessários por
áreas de atuação e cursos e consequente
indicação de necessidade de contratação de novos
professores por área, relações entre alunos e professores,
carga horária média anual de professor, alcance de metas internas
e externas do IFSC, ficando a cargo do sistema a correlação entre
os dados inseridos e a avaliação destas metas, sendo mais um
indicativo na tomada de decisão.

Com a disponibilidade de relatórios de forma segura,
instantânea e dinâmica, e com a análise automatizada das
metas internas e externas do IFSC, os gestores poderão agir com mais
convicção, resguardados em parâmetros seguros e atualizados
constantemente, o que permite a projeção de um cenário
mais próximo da realidade.

5 CONCLUSÃO

Esse artigo aborda os mecanismos de
gestão de pessoal docente que vigoram no IFSC considerando sua
atuação a nível estadual, de acordo com os preceitos regulamentares
nacionais e as políticas institucionais estabelecidas para sua
execução, apresentando uma proposta de reestruturação
para o sistema de gestão do POCV, com vistas à
adoção de uma nova plataforma, com uma modelagem informacional
mais estruturada, operacional, funcional, integrada e alinhada aos objetivos
deste plano. A consecução desse objetivo embasou-se em uma
abordagem bibliográfica caracterizando a importância da TI, BD e
SIG nos processos de gerenciamento institucional e como fatores significativos
nas mudanças organizacionais. Os aspectos teóricos e normativos
apresentados previamente à descrição do sistema
constituíram o pano de fundo para a compreensão da finalidade do
sistema, identificação de suas funcionalidades e as
limitações que precisam ser superadas.

Em seguida, o funcionamento do sistema de gestão do POCV foi descrito, com vistas à
proposição da sua reestruturação, com uma nova
modelagem que abarque as necessidades da instituição superando as
limitações existentes. A apresentação da nova
plataforma contempla um sistema com uma base de dados relacional capaz de
fornecer informações sistematizadas e relatórios na
área de aplicação.

Essa análise dedicou-se a propor
melhorias nos mecanismos de gestão do sistema POCV. Considerando a
estrutura atual do IFSC, entende-se que a transposição da
planilha Calc/Libreoffice, utilizada
atualmente, para um SIG com um BD distinto, gerenciado por meio de MySQL[3],
em um sistema disponível on-line
(web) seja uma solução
adequada e viável.

Após o seu desenvolvimento, esse sistema
apresentará entre suas vantagens, maior confiabilidade dos dados e
segurança das informações, a sua integração
a todos os campi de forma
simultânea e on-line,
padronização da forma de acesso ao sistema sem depender de
versões de software legados
instalados no computador do gestor, racionalização do tempo para
sua operacionalização, flexibilidade de utilização
pelo servidor responsável pela gestão do plano, facilidade de
alimentação pelos usuários em plataforma amigável e
autoexplicativa.

O presente ensaio apresentou uma proposta inicial com uma
nova modelagem de dados para a estruturação de um BD capaz de
solucionar as deficiências detectadas. Esse novo BD visa contemplar as
necessidades da instituição e superar as limitações
reveladas no formato atual. Para o desenvolvimento completo do sistema é
necessária uma análise mais aprofundada sobre os requisitos para
a integração com o sistema PSAD, com mapeamento detalhado dos
campos necessários e sua formatação. Ainda, cabe a
consulta aos gestores do sistema visando a definição de layout apropriado e
ampliação do sistema além do objeto desse estudo.

As ações propostas nessa pesquisa
também podem ser ampliadas com o detalhamento do processo de
integração do sistema PSAD à nova plataforma do sistema de
gestão do POCV, visando à automatização dos inputs de dados docentes. Isso
resultaria na inserção automática destas atividades no
sistema de gestão do POCV, reduzindo a necessidade de
alimentação manual no campus,
e consequentemente, otimizando o fluxo de tarefas.

Como a proposição desse trabalho compreende
somente a primeira normatização do sistema, é prudente que
sejam propostas novas normatizações e criados novos
domínios, observada a necessidade durante a sua
implantação. A definição e detalhamento das
relações entre os domínios para elaboração
de relatórios do sistema POCV precisa estar atrelada ao processo de
tomada de decisão. Portanto, cabe a consulta e
demonstração dessas possibilidades à gestão do IFSC
para a criação de novos modelos de relatórios, adaptados
para o fornecimento das informações consideradas importantes para
o processo decisório.

A reestruturação desse sistema é
apresentada como um diferencial de inovação para o IFSC, e sua
implementação é significativa no seu gerenciamento administrativo,
com a padronização de acesso e a redução de erros e
retrabalho. Acredita-se que sendo uma ferramenta confiável para a tomada
de decisão, controle e informação, também poderá
servir de modelo para a implantação nos IFs de todo o Brasil.

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n° 7.312 de 22 de setembro de 2010. [2010]. Dispõe sobre o banco de professor equivalente de
educação básica, técnica e tecnológica, dos
Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia
vinculados ao Ministério da Educação, e dá outras
providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2010/Decreto/D7312.htm>.
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BRASIL.
Lei nº 12.677 de 25 de junho de 2012. [2012]. Dispõe sobre a
criação de cargos efetivos, cargos de direção e
funções gratificadas no âmbito do Ministério da
Educação, destinados às instituições
federais de ensino; altera as Leis nos 8.168, de 16 de
janeiro de 1991, 11.892, de 29 de dezembro de 2008, e 11.526, de 4 de outubro
de 2007; revoga as Leis n° 5.490, de 3 de setembro de 1968, e 5.758, de 3
de dezembro de 1971, e os Decretos-Leis n° 245, de 28 de fevereiro de 1967,
419, de 10 de janeiro de 1969, e 530, de 15 de abril de 1969; e dá
outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/L12677.htm>.
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[1] O LibreOffice é um software desenvolvido e
trabalhado por uma comunidade, a The Document
Foundation, e é um projeto da
organização, sem fins lucrativos.

[2] As nove abas do sistema POCV são:
instruções, entrada, base, resumo, class2, docentes,
docentes-lista, versões e CH_áreas_semestres, sendo esta oculta.

[3]  MySQL é
um sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD), que utiliza a Linguagem
de Consulta Estruturada - SQL. (MILANI, 2007)