Impactos da utilização da Applicant Tracking System
nos processos de recrutamento e seleção de pessoas: estudo em uma organização
do segmento de soluções de Recursos Humanos

Impacts of Applicant Tracking System in recruitment and selection
processes: a study in a Human Resources solutions organization

Luísa Puccini

https://orcid.org/0000-0003-1809-6402

Graduada em Administração. Universidade
Presbiteriana Mackenzie (UPM) – Brasil. [email-masked]

Mateus Pedro

https://orcid.org/0000-0002-8557-0357

Graduado em Administração. Universidade
Presbiteriana Mackenzie (UPM) – Brasil. [email-masked]

Monique Ventura

https://orcid.org/0000-0002-9854-8511

Graduada em Administração. Universidade
Presbiteriana Mackenzie (UPM) – Brasil. [email-masked]

Valentina Vasconcelos

https://orcid.org/0000-0001-9729-8963

Graduada em Administração. Universidade
Presbiteriana Mackenzie (UPM) – Brasil. [email-masked]

Alexandre Cappellozza

https://orcid.org/0000-0002-1539-1230

Doutor em Administração. Universidade
Presbiteriana Mackenzie (UPM) – Brasil. [email-masked]

Almir Martins Vieira

https://orcid.org/0000-0002-0523-3976

Doutor em Educação. Universidade
Presbiteriana Mackenzie (UPM) – Brasil. [email-masked]

RESUMO

A utilização
de ferramentas de inteligência artificial assegura a mudança no formato de
gestão, com a otimização de processos, aumentando a produtividade, e
consequentemente gerando valor ao cliente. O uso da inteligência artificial na
seleção de pessoas transformará como as empresas se relacionam com o
recrutamento de candidatos, tornando os processos mais ágeis e assertivos com o
auxílio de ferramentas tecnológicas, sendo suas contribuições um campo ainda a
ser explorado, assim como as técnicas por trás de cada tecnologia. O objetivo
do presente trabalho é investigar o impacto de novas tecnologias nos processos
de recrutamento e seleção de pessoas nas organizações. Para o cumprimento deste
objetivo, selecionou-se uma empresa especializada em soluções de recursos
humanos que utiliza principalmente a ferramenta Applicant
Tracking System - ATS. Como abordagem metodológica, utilizou-se uma
estratégia de pesquisa qualitativa e de coleta de dados por roteiro de
perguntas semiestruturado e análise de dados de forma interpretativa. O estudo
mostra como a ferramenta impacta nos processos de recrutamento e seleção, e
qual o grau de assertividade do uso dela, dado a capacidade em organizar o
processo seletivo, angariar candidatos e perfis, qualificação e finalização da
vaga que o ATS apresenta.

Palavras-chave: recrutamento
e seleção; tecnologias de informação e comunicação; inteligência artificial; applicant tracking system.

ABSTRACT

The use of artificial intelligence
tools ensures the change in the management format, with the optimization of
processes, increasing productivity, and consequently generating value to the
customer. The use of artificial intelligence in the selection of employees will
transform the way companies relate to the recruitment of their candidates,
making processes more agile and assertive with the help of technological tools,
their contributions being a field yet to be explored, as well as techniques
behind each technology. The aim of this paper is to investigate the impact of
new technologies on the recruitment and selection of people in organizations.
To achieve this goal, a company specialized in human resources solutions, which
uses mainly the Applicant Tracking System – ATS, was investigated. As a
methodological approach, we used a qualitative research strategy and data
collection using a semi-structured questionnaire and interpretive data
analysis. The study shows how the tool impacts the recruitment and selection
processes, and the degree of assertiveness of its use, given the ability to
organize the selection process, attract candidates and profiles, qualification
and completion of the vacancy via the usage of ATS.

Keywords: recruitment and selection; information and
communication technologies; artificial intelligence; applicant tracking system.

Recebido
em 14/11/2021.  Aprovado em 18/02/2022.
Avaliado pelo sistema double blind peer review. Publicado conforme normas da ABNT.

https://doi.org/10.22279/navus.2022.v12.p01-12.1718

1
INTRODUÇÃO

A utilização de
novas tecnologias e novas formas de comunicação nas organizações tem sido
expediente marcante no contexto corporativo, desde o final do século XX. Temas
ligados à tecnologia da informação como plataformas digitais, robotização, uso
de algoritmos, Big Data e Inteligência Artificial (IA), estão cada vez mais
presentes no campo organizacional (REIS; GRAMINHO, 2019).

As tecnologias da
informação se apresentam como mais uma ferramenta no processo de atração e
retenção de profissionais para as organizações. Tal recurso possibilita
melhorar os processos ligados à gestão de pessoas, especificamente em termos de
captação e seleção, além de buscar atender ao mercado e suas exigências. A cada
dia, mais empresas apropriam-se dessas tecnologias como suporte à captação e
seleção de pessoas (BELMONTE et al.,
2015).

De
forma geral, a introdução de recursos humanos na empresa constitui-se em duas
etapas: (1) recrutamento, formado por todas as ações de divulgação e, portanto,
convidativa; e (2) seleção, por outro lado, uma atividade restritiva, pois
pressupõe filtragem, classificação e futura escolha. Assim, pode-se afirmar que
o objetivo do recrutamento é atrair, com seletividade, profissionais
potencialmente qualificados para o cargo, sendo que a tarefa da seleção é
escolher, dentre os candidatos recrutados, aqueles que melhor se adequam às
exigências do cargo. Neste sentido, o recrutamento irá abastecer o processo de
seleção com o material básico para que ele aconteça, ou seja, os candidatos
(MILKOVICH; BOUDREAU, 2010).

Atualmente, tem sido
comum o uso de sistemas de análise de dados (a partir de bases de dados
inteligentes) para o sucesso de uma organização; esses mecanismos são capazes
de analisar grandes quantidades de dados rapidamente, além de gerar relatórios
configurados para subsidiar a tomada de decisões por parte de diretores, além
de se tornarem uma das aplicações de IA de maior sucesso nas organizações
(ARTERO, 2009).

A inteligência
artificial é um meio que tem se mostrado como uma grande ferramenta de
processamento e análise de dados que, quando aplicada à gestão de pessoas,
otimiza os processos e sustenta as decisões em dados consistentes que, por sua
vez, correspondem a uma melhor escolha e manutenção das três fontes supridoras.
Os benefícios do uso desse tipo de tecnologia refletem em processos seletivos
mais ágeis, com triagens mais detalhadas, que fornecem relatórios mais precisos
sobre a adequação dos candidatos. Do mesmo modo, as seleções se tornam mais
objetivas, minimizando eventuais escolhas tendenciosas e, consequentemente,
diminuindo os custos do processo, ao elencar um candidato alinhado às
expectativas da empresa, e a sua cultura (GUPY, 2020).

A utilização de
ferramentas de IA propicia a otimização de processos, viabilizando aumento de produtividade,
além de oferecer contribuições para a melhor compreensão dos clientes e seus
hábitos de consumo (HOFFMAN, 2016). Dado o contexto apresentado, este trabalho
assume como ponto de partida a seguinte questão investigativa: a implementação
de tecnologias à base de inteligência artificial (IA) influencia na dinâmica
dos processos de recrutamento e seleção de pessoas nas organizações? De modo a
responder tal questão, tem-se como objetivo investigar o impacto de novas
tecnologias nos processos de recrutamento e seleção de pessoas em uma
organização do segmento de soluções de recursos humanos, que adota a ferramenta
Applicant Tracking System (ATS).

Assim,
este artigo se apresenta em quatro seções, além desta introdução. A próxima
seção apresenta o referencial teórico, que discorre sobre o uso de IA nas
organizações e, especialmente, no segmento de Recursos Humanos, além da
descrição da ferramenta discutida neste artigo. Em seguida, têm-se os
procedimentos metodológicos adotados neste estudo. A terceira seção apresenta
os dados obtidos, além da discussão baseada no campo teórico. Na última seção,
são apresentadas as considerações finais do artigo.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Nesta seção, consta o campo
teórico-conceitual assumido para este trabalho, de modo a apresentar
considerações de autores a respeito do uso de recursos tecnológicos no campo
organizacional, com destaque para a área de Recursos Humanos, como também a
descrição da ferramenta ATS, de modo a apresentar um panorama recente sobre o
escopo teórico deste trabalho.

2.1 O uso de
Inteligência Artificial no recrutamento e seleção

De acordo com
Belmonte et al. (2015), a tecnologia
da informação se apresenta como uma ferramenta importante de gestão e que pode
gerar vantagem competitiva nas empresas à medida que é um apoio à tomada de
decisão. Ainda segundo os autores, ela proporciona mudanças quanto às
estratégias tomadas pela área de recursos humanos com o objetivo de aumentar a
produtividade selecionando profissionais com perfil mais compatível para o cargo
e tornam a gestão da empresa mais eficiente. Estas tecnologias unem informações
sobre trabalhadores e promovem uma seleção de pessoas baseada em dados.

Ainda segundo
Belmonte et al. (2015), em
consonância com as ideias de Almeida (2009), a tecnologia da informação
apresenta impactos favoráveis para o processo de captação de talentos, como:
assertividade na decisão de contratação, otimização de tempo, redução de
custos, e a garantia na qualidade do processo, tanto para a empresa quanto para
o candidato.

O distanciamento do
método tradicional de recrutamento e seleção, onde todo o processo operacional
era realizado por recrutadores que realizavam a triagem manualmente e buscavam
características e competências determinadas pelo senso comum do que se acreditava
ser o ideal para a vaga, Almeida (2009) propõe um processo de mudança de
paradigma, ao buscar “captação e seleção de talentos”, sendo uma ótica moderna
que apresenta uma visão mais estratégica, baseada em dados fornecidos pela
própria empresa, que são estudados e transformados em informações, resultando
no perfil ideal do candidato. Ainda segundo a autora, a tecnologia da
informação e suas ferramentas possibilitam que as empresas aperfeiçoem esse
processo de captação, auxiliando na escolha dos profissionais mais qualificados
para as respectivas vagas.

Não só o Brasil,
como o mundo, viu crescer o número das chamadas HR Techs,
que são as startups que atuam no desenvolvimento de tecnologias para o
desenvolvimento, recrutamento e seleção de pessoas. Em 2017, o Google fomentou
cerca de 20 startups; no final de 2020, o número chegou a 373 (ARBEX, 2020).
Tais startups ajudam a desmistificar
o uso da inteligência artificial, e mostram que seu uso não precisa ter o
formato somente de um robô, mas que também está presente em softwares que podem guardar dados
extremamente relevantes quando mineradores de forma a buscar uma integração
entre o candidato e a empresa (ARBEX, 2020).

Empresas como a
Ambev já firmaram parcerias com esse novo modelo de recursos humanos e, desde
2019, seu processo seletivo para trainees utiliza as ferramentas da plataforma Gupy, que automatiza todo o processo de recrutamento e
seleção, simplificando a contratação de candidatos por meio da Inteligência
Artificial e do Machine Learning (GUPY, 2020). Uma
das vantagens percebidas pela Gupy é utilizar estas
tecnologias não só para tornar o processo mais eficiente, mas também ajuda a
empresa que os contrata a olhar de uma maneira diferente para o processo de
contratação.

As definições de IA
variam ao longo de duas dimensões principais: as que se referem a sistemas que
pensam e atuam como seres humanos, sendo designados a estas somente a tomada de
decisões, a resolução de problemas e outras atividades automatizadas; e a de
sistemas que pensam e atuam racionalmente, que criam consciência do pensamento
(não somente a sua ação) e assim decidem se devem ou não seguir os caminhos que
lhe são apresentados (ARTERO, 2009).

Para Lee (2019), o
campo da inteligência artificial se divide em duas abordagens principais: a
abordagem baseada em regras, também conhecida como sistemas simbólicos ou especialistas,
abordagem que se caracteriza por ensinar computadores a pensar codificando uma
série de regras lógicas; a segunda vertente é o campo das “redes neurais”, na
busca de imitar a arquitetura do cérebro, construindo camadas de neurônios
artificiais que podem receber e transmitir informações em uma estrutura
semelhante às nossas redes de neurônios biológicos.

Ainda sobre a
plataforma Gupy (2019), startup brasileira de
recursos humanos que auxilia empresas de diferentes setores a recrutarem seus
funcionários, vale a menção de que ela possui um sistema de inteligência
artificial próprio chamado GAIA, que aprende com a análise de centenas de
características do candidato (por exemplo, formação acadêmica, experiências,
resultados de testes etc.), se o candidato possui ideias alinhadas com a visão,
missão e valores da empresa, com objetivo de achar padrões no processo e
reproduzir este mesmo padrão em larga escala, reduzindo carga operacional de
seus funcionários da  área de RH, que
antes teriam que analisar cada currículo individualmente, aumentando as chances
de encontrar os perfis mais compatíveis.

Na prática, o
sistema GAIA permite que os processos seletivos se sustentem em três pilares:

1)
Seleção sem viés: como qualquer processo que envolva a interferência humana, um
candidato pode ser favorecido ou prejudicado por impressões subjetivas do
selecionador. O uso da inteligência artificial diminui esse ruído, avaliando o
profissional pelas habilidades que ele realmente apresenta;

2)
Maior agilidade no recrutamento: uma triagem mais focada e rápida, promovida
pela IA, torna seu processo seletivo muito mais ágil, fornecendo um relatório
preciso do nível de adequação dos candidatos à vaga. Estas informações podem
ser usadas na escolha dos currículos, na realização das entrevistas e na
formação de um banco de talentos para as próximas contratações;

3)
Contratações mais assertivas: com a transparência de dados e insumos para uma
melhor tomada de decisões que a inteligência artificial fornece, as
contratações são mais precisas, aumentando o engajamento e diminuindo o volume
de negócios da empresa.

Para Kaplan e Haenlein (2019), a aplicação da inteligência artificial em
recursos humanos é responsável por auxiliar na avaliação de currículos e
seleção de candidatos por intermédio de sistemas de rastreamento de candidatos
de última geração.

Conforme Furtmueller et al.
(2011), os recrutadores enfrentam vários desafios durante as rodadas de seleção
de candidatos, como o número de currículos recebidos e a qualidade dos candidatos
contratados. Conforme destacam os autores, o número de currículos recebidos é
um dos maiores fatores pelo aumento do tempo de preenchimento de uma posição.

O mercado segue em
direção às ferramentas digitais, os recrutadores optam cada vez mais pelas
ferramentas que organizam muitos dados. Essas ferramentas facilitam mais a
identificação de candidatos, sendo que o software Applicant
Tracking System (ATS), evoluiu no sentido de chegar a uma automação completa do
processo de recrutamento, propiciando aos recrutadores novas habilidades para
expandir suas ofertas, bem como atrair, encontrar e organizar os melhores e
maiores talentos do mercado (Recruiter, 2015).

2.2 Applicant
Tracking System

O ATS pode ser
traduzido como Sistema de Rastreamento de Candidatos, um software completo de
recrutamento e seleção, que permite rastrear o candidato (ou futuro
colaborador), desde a atração até a contratação. Além dessa integração de
etapas, a ferramenta permite: buscar candidatos; criar formulários, testes e perguntas;
compor uma pré-seleção e criar um ranking de currículos. A importância dessa
ferramenta é permitir automatizar processos que antes eram feitos manualmente,
e empregavam tempo da área de recursos humanos (GUPY, 2020).

Segundo Cappelli (2019), a solução ATS é comumente adotada para
superar a problemática do volume de candidatos e essa ferramenta tem o papel de
realizar uma filtragem de currículos, de modo a separar com eficiência quem tem
perfil para disputar determinada vaga daqueles candidatos que não se encaixam
nos parâmetros estabelecidos. Ainda de acordo com o autor, trata-se de
contribuição que o ATS proporciona ao processo de seleção, gerenciando tempo e
recursos durante a busca e avaliação de candidatos, ao estabelecer um
recrutamento inteligente pelo uso da ferramenta tecnológica.

Para Chakrabarti et al.
(2012), o currículo do candidato (além da descrição do cargo) contém um
conjunto de dados complexos e, portanto, requer consultas diversificadas,
envolvendo inferência e raciocínio para produzir resultados de pesquisa
significativos. Assim, a solução ATS codifica separadamente significados de
arquivos de dados e conteúdo, permitindo que máquinas e pessoas entendam,
compartilhem e raciocinem com esse sistema durante o processo de seleção.

De acordo com Cappelli (2019), a ferramenta de ATS fornece um relatório
preciso dos candidatos que possuem as habilidades e competências de trabalho
requisitadas pela empresa. Além disso, após o sistema rastrear os candidatos
que contemplam as qualificações necessárias para o trabalho, o recrutador pode
pesquisar no banco de dados e selecionar aqueles que deseja entrevistar,
incluindo uma seleção inicial que o próprio ATS fornece.

Por conseguinte, o
sistema poderá gerenciar as etapas de entrevista, sendo que a maior parte das
ferramentas de ATS permitem a personalização de cada uma dessas tarefas no
processo de recrutamento e seleção, oferecendo integração fácil com e-mails e
outras ferramentas do negócio, de forma que propicie um aumento na eficiência
na carga de trabalho dos recrutadores (KULKARNI et al., 2019).

De acordo com Muryjas e Wawer (2014), o método
de análise de dados responsável pela compreensão da eficiência na operação e
melhora de processos configura-se nos indicadores-chave de desempenho ou Key
Performance Indicator (KPIs), entre os principais indicadores para mensuração
do desempenho dos processos de recrutamento e seleção na área de recursos
humanos, como se observa nas informações apresentadas no quadro 1.

Quadro 1 – KPIs na área de recursos humanos

Key
performance Indicator

Definição

Time to Submittal

Segundo
Hughes (2014), trata-se da capacidade de mensurar a eficiência e o tempo do
início do processo até a elaboração de uma shortlist de candidatos, que
consiste em uma relação de candidatos pré-selecionados, escolhidos pelo
recrutador de acordo com as exigências da empresa e o perfil da vaga, está
atrelado a esse indicador

Time to Fill

Para
Muryjas e Wawer (2014), o
indicador se enquadra em uma métrica de tempo, que cumpre o objetivo de
identificar o número de dias despendidos para o preenchimento de uma
determinada posição.

Fonte:
Elaborado pelos autores.

Dentre as vantagens dessa ferramenta, propicia-se
o aumento do desempenho do processo seletivo, otimizando tempo na comunicação
entre gestores; desenvolve-se a comunicação com os candidatos, possibilitando
que o candidato acompanhe as informações sobre o processo seletivo e seu
andamento; e integra-se o processo com as redes sociais, permitindo que a
plataforma acesse informações públicas do candidato (por exemplo, no Linkedin);
tais medidas tornam o processo mais seguro e diminuem a margem de erro (GUPY,
2020).

O ATS também colabora com a igualdade de
oportunidades para todos, não especificando raça, cor e gênero, tendo como
resultado contratações mais justas para todos, colocando todos os currículos
dos candidatos em um só lugar (CAPPELLI, 2019).

3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

O escopo investigativo deste trabalho busca
conhecer como a implementação de tecnologias como a IA ocorre nos processos de
recrutamento e seleção nas empresas, levando em consideração as ferramentas
oferecidas e como afetam a forma de alterar a dinâmica desses processos.

Para tanto, a abordagem metodológica deste estudo
se caracteriza como qualitativa, posto que estudos dessa natureza “visam
identificar as representações sociais, como também identificar estruturas,
formas, funções e conteúdos”, tal qual defendem Cervo e Bervian (2002, p. 67).
De acordo com tal postura metodológica, pretende-se então descobrir e
compreender as tendências tecnológicas e explorar seus impactos nos processos
de recrutamento e seleção que utilizam essas tecnologias.

Nesse estudo, a unidade de análise foi uma empresa
especializada em soluções e ferramentas digitais de Recursos Humanos, cujo
objetivo é criar valor por meio da terceirização dos processos de recrutamento
e seleção das organizações, que são seus clientes finais. A empresa é uma
multinacional, fundada na Holanda, conhecida por ser especializada em soluções
que conciliam o uso da tecnologia e modelos personalizados de recrutamento e
seleção. A companhia se caracteriza por ser um dos principais concorrentes no
setor de consultoria de recursos humanos do mundo.

De acordo com Flick (2004), a realidade estudada
pela pesquisa qualitativa não é uma realidade determinada, mas é construída por
diferentes “atores”, definidos como sujeitos da pesquisa. Desse modo, o estudo
teve como sujeitos de pesquisa os colaboradores de uma empresa do setor de
recursos humanos, sendo eles: uma Talent Advisor (E1); uma Client Services
Coordinator (E2); um Client Services Manager (E3); um IT Operations Manager
(E4); e uma Operations Manager (E5).

Como meio para obtenção de dados para a pesquisa,
optou-se pela entrevista, que consiste em uma conversa oral, entre duas
pessoas: o entrevistador e o entrevistado. Segundo Lakatos e Marconi (2017), a
entrevista permite investigar as experiências dos entrevistados, e a partir
delas, criar perspectivas que sejam capazes de compreender as informações
extraídas da entrevista.

Para realização das entrevistas juntos aos
profissionais da referida organização, elaborou-se roteiro semiestruturado
(OLSEN, 2015), cujos tópicos principais são apresentados no quadro 2. De acordo
com os argumentos de Lakatos e Marconi (2017), entrevistas com base em roteiros
semiestruturados permitem que o entrevistador estabeleça tópicos principais que
pretende abordar e que são relevantes para a pesquisa, para garantir que
determinados pontos sejam discutidos. Ainda segundo as autoras, a vantagem da
entrevista semiestruturada está no fato do entrevistador ter autonomia para
conduzir da forma que julga mais adequada, e permite explorar de forma mais
ampla as questões levantadas pelo roteiro.

Quadro 2 - Roteiro de Entrevista

Tópico

Questões

Recursos
Humanos e Tecnologia

Quais
são as tecnologias mais utilizadas e qual seu papel no processo de
recrutamento e seleção?

Estas
tecnologias são utilizadas sozinhas ou em conjunto com outros tipos de
processos de recrutamento e seleção?

Quais
são as tendências tecnológicas que serão dominantes nos processos de seleção
e recrutamento no futuro?

Recursos
Humanos e Inteligência Artificial

Quais
são os processos de recrutamento e seleção que utilizam a IA?

De
qual maneira os softwares realizam a seleção dos candidatos?

Qual
a importância da IA para o desempenho desses processos?

Recursos
Humanos e a ferramenta ATS

Quais
são as funcionalidades e vantagens no uso da ferramenta ATS?

Quais
são os indicadores de sucesso e eficácia da ferramenta ATS no processo de
recrutamento e seleção?

Fonte:
Elaborado pelos autores.

Os dados obtidos nas
entrevistas foram tratados com base na análise interpretativa, que busca
conexões entre tópicos selecionados, interpretando e buscando explicações para
eventuais relações e fenômenos, podendo, inclusive, ser realizada também antes
da discussão dos resultados (FLICK, 2012).

4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO
DOS RESULTADOS

A ferramenta ATS, enfoque deste estudo, oferece um
conjunto de funcionalidades diversas que proporcionam inteligência nos
processos de recrutamento e seleção, entre os principais recursos que
contribuem para atingir esse objetivo estão a Entrevista por vídeo via
aplicativo, classificação de candidatos por palavras chaves e a criação de
Buckets. O quadro 3 apresenta as funcionalidades do ATS.

Quadro 3 - Funcionalidades do ATS

Funcionalidades do Applicant
Tracking System

Descrição

Entrevista
por vídeo via aplicativo

A
possibilidade de realização de entrevistas por vídeo em modo offline via
aplicativo permite ao candidato mobilidade e liberdade de efetuar a etapa de
entrevista, de acordo com a sua disponibilidade de horário.

Classificações
por palavras chaves

O
ATS possibilita a busca por candidatos com base em determinados critérios,
por meio de perguntas filtro, esse recurso tem como objetivo fornecer
candidatos que atendam aos requisitos do job description da vaga, a funcionalidade
possibilita serem considerados para a posição exclusivamente candidatos que
tenham os requisitos mínimos ou de caráter obrigatório.

Aplicação
de Questionários e Testes

A
ferramenta possibilita a aplicação de testes e questionários diversos para o
candidato a uma determinada vaga, o recurso é personalizável e permite a
inclusão de testes definidos pelo cliente e a opção de utilizar testes já
criados no sistema, desse modo é possível a criação de uma base de
questionários diversos segmentados por grau de complexidade, assuntos e métodos.

Bucket

O
sistema possui a funcionalidade de criação de um Bucket
de candidatos, que significa a criação de banco de candidatos qualificado,
esse recurso também é reconhecido por expressões sinônimas como Banco de
Talentos ou Tearsheets.

O
uso dessa função permite ao recrutador realizar uma organização de candidatos
em grupos, facilitando o processo de busca por candidatos qualificados para
determinada área.

Integração
do ATS com diferentes sistemas e aplicações

O
sistema tem a capacidade de integração com outros sistemas e aplicações,
possibilitando complementar aspectos que são deficitários ou proporcionar
facilidades para atividades como agendamento de candidatos para entrevistas,
dinâmicas e avaliações.

Fonte:
Elaborado pelos autores.

De acordo com Belmonte et al. (2015), o uso da IA nos processos tem como objetivo aumentar
a produtividade, selecionando profissionais com perfil mais compatível para o
cargo. Estas ferramentas acabam tornando a gestão da empresa mais eficiente,
unindo as informações sobre os trabalhadores, assim como promovendo uma seleção
baseada em dados. Para E4, a inteligência artificial é a tecnologia que toda
empresa almeja introduzir em seus processos internos, mas para isso é preciso
ser uma empresa voltada à tecnologia.

Eu penso que no mercado fala-se muito de inteligência
artificial, que é o que todo mundo olha e todo mundo procura, o que encanta os
olhos.[...] O que eu consigo falar que todos procuram são dados e inteligência
artificial, que é o que todo mundo procura mesmo. Eu tenho um ATS, independente
se ele é de mercado ou não, ele me gera insights de dados com base nas
informações que eu tenho de candidatos, clientes ou de mercado, e assim  a gente consegue trabalhar. Para chegar nesse
modelo você precisa ser uma empresa orientada a tecnologia (E4).

Segundo percepção dos entrevistados, a ferramenta
ATS é utilizada com maior importância nas partes iniciais do processo, pois são
nelas que possuem maior volume de informação. Na entrevista realizada com E2 e
E5, estes entrevistados destacam que as etapas iniciais de busca e triagem dos
candidatos são uma das principais em que o ATS se mostra adequado:

Usamos principalmente o primeiro filtro de avaliação,
onde a gente consegue divulgar nossas vagas e captar os candidatos pela
Plataforma, candidaturas com primeiro filtro sistêmico, de acordo com o que
estamos pedindo para a vaga de perfil técnico, o sistema já consegue realizar
esse filtro para nós, agilizando o processo’ (E2).

No mesmo contexto, E5 afirma que o uso dessa
ferramenta nas primeiras etapas é crucial para um melhor aproveitamento no
processo seletivo:

Essas ferramentas são aplicáveis em todo o processo! Mas
existe uma etapa em que elas têm mais relevância que é logo no começo. Quando
falamos em potencializar o trabalho do recrutamento utilizando ferramentas de
tecnologia, nós queremos dissolver um pouco do trabalho operacional dos
recrutadores e onde vemos mais esse tipo de trabalho é no início, na triagem!
(E5).

Por conseguinte, a IA poderá gerenciar o processo
de entrevista e fazer ofertas para facilitar o processo de integração do
candidato selecionado (KULKARNI; CHE, 2019), como nas entrevistas através de
testes de ramificação e “perguntas-filtro” realizadas pelo ATS.

Depois de subir todo aquele pico de candidatos e fazer
toda administração dele, não só o processo de organização, mas de entrevista,
de teste, de gamificação, realmente buscamos fazer todos os filtros do processo
seletivo para funcionar como um funil e a IA auxilia nesse processo (E1).

Por exemplo, para selecionar pessoas que tem
disponibilidade de trabalhar em outra região, que topem o salário proposto. O
candidato responde a perguntas do tipo “Você tem fácil acesso a Cajamar”, “Já
teve experiência em logística?", “Aceita um salário de R$2800?... de forma
bem objetiva! E essas perguntas filtro são as que trazem mais eficiência para o
nosso processo. Além disso Conseguimos fazer com que o ATS dispare
automaticamente os testes de excel, matemática e lógica para esses candidatos e
quando eles respondem o sistema dá uma nota e barra do processo quem não tirou
a nota mínima esperada, fazendo caminhar adiante no funil quem tirou a nota (E5).

Essas tecnologias atuam em conjunto com diversas
outras plataformas, proporcionando mais assertividade e melhor experiência para
os candidatos. De acordo com proposta da Gupy (2020), dentre as vantagens dessa
ferramenta, cita-se a integração com as redes sociais, pois permite que a
plataforma acesse as informações públicas do candidato no LinkedIn e essas medidas
tornam os processos mais seguros e diminuem a margem de erro. Assim, os
entrevistados afirmam que nos processos são utilizadas outras plataformas para
complementar a ferramenta como sites de recrutamento e redes sociais:

Eu já utilizei outros sistemas como SAP Success Factors
para busca de candidatos, mas hoje na minha visão como recrutadora, eu acho que
ferramentas de busca o Linkedin é um dos melhores, o vagas.com ajuda bastante
são as duas principais que a gente utiliza aqui acho que são ótimas (E3).

As funcionalidades do ATS são diversas,
principalmente dentro do recrutamento e seleção, quando ele realiza desde a
parte de triagem até a convocação para entrevistas. A ferramenta pode ser
construída de diversas formas, de acordo com as necessidades de cada empresa, e
segundo o E4 “[...] tudo que a gente tem hoje é construído internamente [...]
Então, agendamento de entrevista presencial ou virtual; testes online de
múltipla escolha de matemática, português, lógica, inglês; teste de escrita,
redação; entrevista por vídeo gravada; shortlist online, são algumas
funcionalidades que a gente tem”. Isso é possível também com as etapas do
processo seletivo, ou o que é chamado de funil da vaga.

Funil da vaga são basicamente as etapas do processo
seletivo, onde cada consultor monta seu processo seletivo de acordo com a
necessidade. Existem clientes que têm processos mais simples e tem clientes que
têm processos mais robustos onde entram as etapas. Em termos de etapas nós
temos: 1) as entrevistas que a gente considera como genérica [...]; 2)
entrevista com o cliente; 3) entrevista por vídeo; 4) testes online múltipla
escolha, escrita; 5) shortlist digital (E4).

Ainda existe dentro do ATS a área de candidate
care, destinada a propagação de informação aos candidatos e aumento da
produtividade dos recrutadores.

Ele (o candidato) entra no login do aplicativo junto a
ATS e tira suas dúvidas por lá e os recrutadores atendem de forma digital essas
perguntas, não no celular por ligação ou whatsapp. Atender o telefone e
responder mensagens de texto toma muito mais tempo que o recrutador tirar uma
hora por dia e responder todos os chamados em aberto de dúvidas do candidato.
E, além disso, o candidato consegue ver virtualmente onde está em cada etapa do
processo (E5).

A assertividade destas tecnologias é o caminho
para a sua consolidação e sucesso no mercado, entender como o ATS consegue se
moldar a cada novo processo seletivo e o quão capilar ele pode ser na captação
de profissionais. Um dos exemplos dado pelo E5 ajuda a entender melhor o grau
de assertividade desta tecnologia.

Pois um dos testes que temos a opção de
aplicar durante o processo é um teste de aderência aos valores e cultura da
empresa para qual estamos recrutando. Eu atendo a empresa XPTO, por exemplo, e
eles tem 5 valores base que gostam de ver em todo candidato! Aplicando esse
teste de aderência durante o processo seletivo a gente mitiga a possibilidade
de contratar errado. Se a empresa XPTO tem um discurso muito voltado para
trabalho em equipe e nesse teste identificamos que esse candidato é
individualista, o risco de ele ser contratado diminui. Diminuímos o risco de
ele chegar no ambiente da empresa XPTO e ser muito individualista de fato e ter
problemas de relacionamento e isso fazer com que ele seja demitido por não ter
aderência de perfil ou pedir demissão voluntária. Aplicar um teste virtual de
entendimento de valores, perfil e aderência, sem dúvida é muito efetivo para
recrutar, atrair e reter (E5).

Apesar
de diminuir o trabalho operacional e ter benefícios notáveis, faz-se necessário
utilizar outras ferramentas para potencializar o seu uso. De acordo com E5 “O
ATS [...] tem algumas limitações, então é muito comum extrair os dados e
exportá-los para o excel, fazer um comando PROCV e separar algumas informações
específicas que são buscadas”

É muito comum usarmos o Excel para
tratar melhor os dados ou, usando o exemplo que fazemos com uma empresa XPTO,
fazer um teste fora do ATS onde nós mandamos de forma massificada para todos os
candidatos de uma vez um e-mail ou SMS com o link do teste, e essa é uma das
grandes funcionalidades do ATS. Nessa empresa, temos uma etapa do processo que
é um teste estrangeiro e não conseguimos ‘plotá-lo’ no ATS, só que é muito
fácil resolver: eu mando um link único deste teste através do ATS para todos os
candidatos de forma massificada. Hoje eu não vejo um sistema no mercado que
faça de ponta a ponta tudo o que é preciso, então temos que encontrar saídas.
Trazendo um outro exemplo, o nosso ATS não tem uma funcionalidade 100% útil ou
muito boa para agendamento de entrevista em massa, nós temos dentro do ATS uma
ferramenta [...] onde você tem um espaço de 20 cadeiras para colocar 20
candidatos, o candidato pode reservar o horário, a cadeira que ele quer e
participar da dinâmica! Infelizmente essa ferramenta não está funcionando 100%
dentro do nosso ATS, então também temos que fazer o uso de uma ferramenta
externa de agendamento como o Calendly, por exemplo. [...] Esse é mais um
exemplo de ferramenta externa que vamos unificando até chegarmos em um
‘frankestein’ útil pro processo como um todo (E5).

Com
o objetivo de demonstrar os resultados obtidos com a ferramenta por uma ótica
quantitativa, apresenta-se o resultado dos KPIs de Time to Fill e Time to Submittal
de uma amostra de 541 posições idênticas em um processo de recrutamento e
seleção nessa empresa: nesse caso, houve redução de 31% (3 dias) no Time to
Submittal e 36% (11 dias) no Time to Fill.

Os resultados dos dados apresentados visam
demonstrar a importância do uso da tecnologia de ATS no processo de
preenchimento de vagas e envio de shortlist de candidatos, por meio da análise
dos mesmos identificamos o seu benefício para métricas de tempo em processos
massificados e a necessidade de equipes de profissionais de recrutamento e
seleção menores para o preenchimento de um número maior de posições.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este trabalho buscou contribuir e aprofundar a
compreensão sobre a ferramenta de IA, seus benefícios, funcionalidades e
funcionamento no ambiente empresarial, além de proporcionar informações,
reflexões e análises para as companhias, gestores e profissionais do setor de
recursos humanos sobre o papel dessa tecnologia no processo de recrutamento e
seleção de pessoas.

O ATS possui potencial de transformar o mercado de
recrutamento e seleção, com maior agilidade nos processos, tanto para os
recrutadores como para os candidatos, devido à abrangência de funcionalidades
da ferramenta que aprimoraram as etapas do processo de seleção.

Compreender a maneira como os recrutadores
precisam utilizar as ferramentas tecnológicas e integrá-las ao processo de
seleção e recrutamento é um dos passos para aperfeiçoar a assertividade destes
instrumentos. Uma das maiores contribuições deste estudo é abrir aos
pesquisadores e estudiosos de recursos humanos como é utilizada a inteligência
artificial na prática. Isso permite explorar suas funcionalidades e recursos, e
auxiliar para aproximar cada vez mais o mundo acadêmico do corporativo, e traga
evoluções mais acertadas.

A pesquisa teve o objetivo de responder a seguinte
pergunta: como a implementação das tecnologias com a IA impactam na dinâmica
dos processos de recrutamento e seleção de pessoas nas empresas? Entende-se que
esse estudo atingiu o objetivo esperado, visto que os dados concretos de como o
ATS impacta nos processos de recrutamento e seleção foram apresentados, apesar
da ferramenta possuir diversas funcionalidades e ser eficiente para algumas
etapas, ainda é necessário um direcionamento humano.

Para o ambiente corporativo, a relevância do
presente estudo está em possibilitar uma visão do uso da tecnologia ATS em uma
companhia, tida, atualmente como uma das maiores empresas do segmento de
recursos humanos no mercado mundial e brasileiro, e apresentar a análise de
gestores e profissionais da empresa com a identificação dos pontos fortes
decorrentes do uso de uma ferramenta tecnológica na operação da organização.

É importante ressaltar que o ATS sozinho não é
100% eficiente, ele deve estar relacionado a outras ferramentas que permitem a
organização e filtragem de dados. A massificação dos processos seletivos
enfrenta uma crescente agilidade na sua resolução quando se é utilizado o ATS,
uma vez que as perguntas chave conseguem peneirar os candidatos no início.
Contudo, essas perguntas precisam ser de baixa complexidade e objetivas para
que o ATS consiga filtrar. Para perguntas mais elaboradas, que necessitam de um
desenvolvimento maior na resposta dada pelos candidatos, o ATS não consegue
identificar padrões que os conectem com os valores ou com comportamentos
específicos necessários para a vaga.

Existem hoje no mercado empresas que utilizam
outras tecnologias, como inteligência artificial aplicada a outras etapas dos
processos seletivos. Nesse sentido, sugere-se que sejam investigadas outras
ferramentas além do ATS, com o objetivo de entender de forma mais abrangente o
impacto da inteligência artificial nos processos de recrutamento e seleção de
pessoas.

Em relação às limitações deste estudo, podemos
destacar a complexidade e robustez do ATS, dado que cada empresa ou consultoria
dispõe de suas próprias necessidades, e podem utilizar um ATS desenvolvido aos
moldes da empresa ou um ATS padrão de mercado. Dessa forma, há uma dificuldade
em comparar os softwares, e também comparar o grau de assertividade de cada um
deles. Além disso, por se tratar, na maioria dos casos, de uma propriedade
intelectual inserida na ferramenta, as empresas não divulgam detalhes das
funcionalidades do seu ATS, incluindo resultados de eficiência da ferramenta.
Além disso, a amostra contou apenas com uma empresa, o que dificulta a
comparação do comportamento da utilização do ATS inserido em outros contextos
operacionais.

O ATS se mostra eficaz durante o estudo ao ser
combinadas com outros recursos pelos recrutadores, por isso seria importante em
estudos futuros analisar quais combinações e recursos são mais empregados pelas
empresas. As necessidades dos recrutadores não são totalmente supridas somente
com uma ferramenta, e as perguntas chave com baixa complexidade limitam a
seleção dos melhores candidatos.

Nesse sentido, seria razoável buscar compreender
se existem técnicas analíticas que distribuam melhor os dados e criem uma gama
de respostas que se encaixem no perfil da vaga. Apesar de tecnologias terem a
vantagem de não escolherem candidatos por meio de um viés, as pessoas que as
programam e as utilizam, podem definir parâmetros em suas seleções que impactam
no processo e no resultado. Coletar dados de antigos funcionários para
determinar e traçar perfil dos próximos colaboradores deve ser um processo
idôneo e volumoso, para garantir a veracidade e confiabilidade dos mesmos.
Sugere-se também que em estudos futuros seja feita uma análise do quão
assertivo é analisar dados retrospectivos para vagas atuais, dados históricos
podem não ser uma garantia de maior assertividade para seleção de candidatos
para vagas com perfis distintos do status quo atual.

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