A Implantação do Sistema Eletrônico de
Informações em uma Superintendência Regional de Ensino de Minas Gerais

The Implementation of the Electronic
Information System  in a Regional
Teaching Superintendence of Minas Gerais

Aline Rodrigues Totti

https://orcid.org/0000-0002-8143-2432

Bacharel em Administração Pública.
Universidade Federal de Lavras (UFLA) – Brasil.
[email-masked]

José
Edemir da Silva Anjo

https://orcid.org/0000-0002-5989-1173

Doutorando
em Administração. Universidade Federal de Lavras (UFLA) – Brasil.
[email-masked]

RESUMO

Este trabalho
teve como objetivo analisar como está ocorrendo a implantação do SEI (Sistema
Eletrônico de Informações), no âmbito da SEE/MG, em uma Superintendência
Regional de Ensino. Com base nas atuais teorias da administração pública,
governo eletrônico e gerenciamento eletrônico de documentos - GED. Foi
realizado um levantamento dos principais marcos legais relacionados a processos
administrativos eletrônicos, ao SEI propriamente dito, manuais do sistema e
legislações correlatas. Por meio da abordagem qualitativa, a coleta de dados
ocorreu com entrevistas semiestruturadas por videoconferência e entrevistas
estruturadas por formulários. A análise de conteúdo foi aplicada confrontando a
percepção dos servidores a respeito do SEI com os objetivos enunciados pelas
normas a ele relacionadas e com resultados de outros trabalhos da área.
Verificou-se que a implantação do sistema não foi de todo tranquila exigindo
dos servidores grande adaptação. A celeridade é o ganho mais percebido pelos
servidores, tendo reduzido drasticamente o tempo de tramitação devido à
tramitação digital. A economicidade é outro fator positivo apontado pelos
entrevistados, com grande redução no consumo de insumos relacionados ao papel.
A transparência conferida pelo SEI é um fator que requer melhorias para que o
usuário externo possa exercer a cidadania ativa e o controle social. De modo geral,
os ganhos com a implantação do SEI superam as dificuldades encontradas.

Palavras-chave: sistema eletrônico de
informações; administração pública; tecnologia da informação; instituições de ensino.

ABSTRACT

This work aimed to analyze how the
implementation of the SEI (Electronic Information System) is taking place,
within the scope of the SEE/MG, in a Regional Teaching Superintendence. It is based
on current theories of public administration, electronic government and
electronic document management - GED. A survey of the main legal frameworks
related to electronic administrative processes, the SEI itself, system manuals
and related legislation was carried out. Through the qualitative approach, data
collection took place with semi-structured interviews via videoconference and
structured interviews through the use of forms. Content analysis was applied by
comparing the perception of public servants regarding the SEI with the
objectives set out by the norms related to it and with results of other works
in the area. It was found that the implementation of the system was not
completely smooth, requiring great adaptation on the part of the servers. Speed
​​is the gain most
perceived by servers, having drastically reduced processing time due to digital
processing. Economy is another positive factor pointed out by the interviewees,
with a great reduction in the consumption of inputs related to paper. The
transparency conferred by the SEI is a factor that requires improvements so
that the external user can exercise active citizenship and social control.
Overall, the gains from the implementation of the SEI outweigh the difficulties
encountered.

Keywords: electronic information system; public
administration; information technology; educational institutions.

Recebido
em 24/09/2021.  Aprovado em 27/10/2021.
Avaliado pelo sistema double blind peer review. Publicado conforme normas da ABNT.

https://doi.org/10.22279/navus.2022.v12.p01-16.1689

1
INTRODUÇÃO

As relações e os
processos digitais já são uma constante nas organizações privadas e deve ser
nas organizações públicas. Pessoas e organizações se relacionam, comunicam-se e
informam-se de maneira rápida e dinâmica por meio dos dispositivos móveis e da
internet. Assim, a vida pública pede a mesma agilidade na prestação de serviços
e informações. A partir da mudança de orientação trazida pela reforma
gerencial, no Brasil, em 1995, tivemos crescentes esforços e iniciativas da
administração pública, para promover um governo cada vez mais eficiente, focado
em resultados e no cidadão, visto como “cliente” (LOURENÇO, 2019).

Visando alcançar
essa eficiência administrativa, foi lançada, em 2013, no Brasil, uma política
governamental denominada Processo Eletrônico Nacional-PEN. Trata-se de uma
iniciativa conjunta do Ministério de Planejamento, Desenvolvimento e Gestão –
MPDG – órgãos e entidades do governo federal com o objetivo de construir uma
infraestrutura pública de processo e documentos administrativos eletrônicos. O
PEN propõe ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do
público-usuário e redução de custos (BARBOSA, 2018).

O Sistema Eletrônico
de Informações – SEI – um dos produtos do PEN, pretendia preencher a lacuna
existente de um sistema eficiente para a gestão de diferentes processos.
Portanto foi o sistema escolhido para viabilizar o PEN. É um software
livre, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região-TRF4, no ano de
2009 e estaria implementado, em todas as subseções do Tribunal Regional Federal
da 4ª região, no final de 2010 (LOURENÇO, 2019).

O SEI é um sistema
de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos. Uma das suas
principais propostas é a libertação do papel como suporte físico para
documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização
e comunicação de novos eventos em tempo real. O seu objetivo é de que os
processos já nasçam digitais e assim possam ser tramitados, assinados, editados
e consultados. Tudo digitalmente (ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA,
2015).

A presente pesquisa
explora e descreve como está sendo sua implantação no âmbito de uma
Superintendência Regional de Ensino – SRE –, órgão do executivo,  ligado à Secretaria de Estado de Educação de
Minas Gerais - SEE/MG. Na unidade em questão, o sistema começou a ser
implantado em janeiro de 2019. A regional abriga quase 30 municípios, mais de
500 escolas de educação básica, entre públicas e privadas ativas. Atende mais
de 150 mil alunos e aproximadamente 6.500 servidores ativos das escolas
estaduais.

Para a abordagem do
problema, adotou-se a pesquisa qualitativa, por ser mais apropriada para captar
as relações sociais e culturais que se estabelecem no interior das
organizações. No tocante aos objetivos, trata-se de pesquisa exploratória e
descritiva, pois buscou formar uma visão preliminar, a respeito de seu objeto
de estudo, que é o SEI, mas também descrever as mudanças ocorridas a partir das
quais aprofundou em questões organizacionais (GODOY, 1995). Por meio de entrevistas
estruturadas e semiestruturadas, pôde-se obter dados descritivos sobre pessoas,
lugares e processos interativos pelo contato direto do pesquisador com a
situação estudada, procurando compreender os fenômenos, segundo a perspectiva
dos sujeitos, ou seja, dos participantes da situação em estudo (GODOY, 1995).

Por estar limitado a
uma única regional num universo da 47ª SRE em Minas Gerais, a pesquisa pode não
refletir a realidade de outras regionais onde o sistema foi implantado.
Considerando que os usuários externos não foram entrevistados, é importante que
outras pesquisas questionem, sob o seu ponto de vista, em que esse sistema
contribui para a participação social e cidadania, que é a razão de ser e
objetivo final da administração pública.

Com base nas atuais
teorias da administração pública, governo eletrônico e gerenciamento eletrônico
de documentos – GED - este trabalho procurou entender quais as modificações que
a implantação do SEI trouxe para a SRE. A contribuição prática desta pesquisa é
verificar se a implantação do SEI conseguiu melhorar a gestão de processos na
unidade, conferindo-lhe maior celeridade, transparência e economicidade à
tramitação, entendendo que são princípios essenciais para a administração
pública.

O presente trabalho
está estruturado em cinco partes, sendo: esta introdução, o referencial teórico
que trata dos sistemas de informação no serviço público e do contexto de
desenvolvimento, objetivos e usos do SEI. Em seguida, a metodologia utilizada
neste estudo e os resultados obtidos. Por fim, apresentam-se as conclusões a
respeito da pesquisa realizada.

2 SEI

A implantação de um SI representa mudanças na
rotina das organizações e nas relações do funcionário com suas atividades as
quais podem trazer estresse ou satisfação com o trabalho e exige o
desenvolvimento de novas habilidades do funcionário. Contudo, frequentemente,
resultam em melhorias dos processos, redução de tarefas manuais e aumento de
tarefas automatizadas (FULTON et al.,
2018). Por isso, toda implantação de SIs, em organizações, deve considerar
dimensões humanas, organizacionais e tecnológicas de maneira
inter-relacionadas. Pressupõe que o gestor leve em consideração o papel das
pessoas, as mudanças organizacionais envolvidas e a infraestrutura de
tecnologia de informação (LAUDON; LAUDON, 2010).

O gerenciamento adequado da informação é fator
significativo na tomada de decisão. Na administração pública, os SIs são
capazes de romper barreiras burocráticas, facilitar e agilizar processos
internos, promovendo a transparência, o controle e a redução de custos. Além
disso, conseguem diminuir o número de pessoas envolvidas num processo por meio
de modificações nas rotinas e cultura organizacional (PEREIRA et al., 2016).

Na esfera federal, um primeiro marco legal
importante, que viria futuramente viabilizar a assinatura eletrônica no SEI, é
Medida Provisória 2.200-2/01, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira -ICP-Brasil, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a
validade jurídica de documentos em forma eletrônica e a realização de
transações eletrônicas seguras (BRASIL, 2001).

Posteriormente, a Lei 11.419/06 dispõe sobre a
informatização do processo judicial e admite o uso de meio eletrônico na
tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças
processuais mediante a assinatura digital ou identificação do signatário
conforme cadastro (BRASIL, 2006). Assim, temos por essa norma que o judiciário
é o pioneiro na tramitação eletrônica de processos e os primeiros processos que
tramitaram digitalmente foram os processos judiciais.

Em 2009, o SEI foi desenvolvido no TRF4 pelos
próprios servidores da área de gestão documental e analista de desenvolvimento
(CHAGAS, 2019). Ao final de 2010, ele já estaria implementado em todas as
subseções do Tribunal Regional Federal da 4ª região. E, embora não tenha sido
um plano de seus idealizadores, o SEI possui características de um software de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, que são: repositórios, indexação
e gestão de documentos (LOURENÇO, 2019). Mais tarde, ao final de 2011, a      Lei de Acesso à Informação-LAI, foi uma
importante propulsora na busca por soluções tecnológicas que pudessem favorecer
o cidadão ao acesso por ela preconizado.

Essa norma ganhou a atenção da mídia e do alto
escalão de governo (CHAGAS, 2019). Ainda, essa norma amplia o conceito de
publicidade, devendo a informação ser prestada independente de solicitações e
em linguagem acessível. Tem o acesso como regra e o sigilo como exceção.
Destaca a transparência como condição essencial para o exercício do controle
social da administração pública e o uso tecnologias da informação para a
divulgação e acesso aos conteúdos (BRASIL, 2011). Deste modo, a gestão
eletrônica de documentos foi vista como uma solução, para melhorar o fluxo
interno de informações, bem como o aproveitamento e a recuperação de documentos
(CHAGAS, 2019). De 2013 a 2015, intensificaram-se as buscas por uma solução
tecnológica neste sentido.

O Plano Nacional de Desmaterialização de Processos
ou Administração sem Papel foi apresentado, em abril de 2013, serviu como
referência para projetos de desmaterialização de documentos e processos
administrativos no âmbito do governo federal. Estabeleceu uma série de ações que
seriam desenvolvidas pelo já extinto Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão, (atual Ministério de Desenvolvimento Planejamento e Gestão) e por
parceiros para apoiar as instituições federais (AGUIAR; SILVA, 2013).

O conceito de desmaterialização, apresentado por
este plano, trata-se da “informatização dos procedimentos administrativos e das
rotinas de trabalho e a utilização em massa do meio eletrônico para a produção,
intercomunicação e armazenamento da informação” (AGUIAR; SILVA, 2013). Essa desmaterialização
pode ocorrer de duas formas: a primeira é por meio da digitalização de
documentos que estão em papel, por scanners, leitores ópticos ou quaisquer
hardwares e softwares que fazem essa conversão. Nesse caso, dizemos que os
documentos não são natodigitais, mas, sim, digitalizados (AGUIAR; SILVA,
2013).

A outra possibilidade de desmaterialização são os
documentos ditos natodigitais. Ou seja, aqueles que já nasceram apenas
em meio eletrônico, não existindo em suportes físicos, como o papel (AGUIAR; SILVA,
2013). São documentos, textos, fotos, ofícios, memorandos, que foram
construídos/digitados, dentro do próprio sistema e assim mesmo já serão
tramitados, sem necessidade de impressão.

Seguindo as mesmas referências do Plano Nacional
de Desmaterialização de Processos, ou simplesmente, Administração sem Papel,
surge o Processo Eletrônico Nacional-PEN, no mesmo ano, em 2013. É uma
iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração
pública e introduz práticas inovadoras no setor público como eliminação do uso
de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibilização
de informações em tempo real e a substituição dos processos físicos por
digitais (GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS, 2018).

Entre janeiro e fevereiro de 2013, o Ministério de
Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, responsável pelo PEN, realizou consulta
pública para manifestação de interessados em apresentar soluções que pudessem
ser incluídas como software público. O SEI se destacou entre os sistemas
apresentados e, a esta data, já havia sido cedido gratuitamente a mais de 17
órgãos. A escolha do SEI pelo PEN, como solução, foi feita em julho de 2013
(CHAGAS, 2019).

Assim, o SEI é um dos produtos do PEN. Foi
desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região
(TRF4) e é a ferramenta oficial do governo federal para a implementação do
Processo Eletrônico Nacional-PEN e a libertação do paradigma do papel (GOVERNO
DO ESTADO DE MINAS GERAIS, 2018).

O SEI é uma importante iniciativa de governo
eletrônico, com capacidade para prover um conjunto de serviços e de acessos a
informações por meio de interfaces que podem ser Administração
Pública-Administração Pública, Administração Pública-Organizações Privadas e
Administração Pública-Cidadão, quando visa oferecer transparência, informações
ou serviços de modo a ampliar a cidadania (BELANGER; HILLER, 2006).

Trata-se de uma plataforma de governança
eletrônica, com possibilidades para (e-serviços) canais digitais de acesso e
entrega de soluções eletrônicas, (e-administração), melhoria dos processos
internos do setor público e (e-democracia), quando promove a participação do
cidadão nos processos democráticos e de tomada de decisão (BARBOSA, 2008).

Por meio de
uma interface intuitiva e da disponibilização de modelos digitais de
documentos, o SEI visa à desmaterialização ou virtualização de processos,
tornando possível a libertação do papel e o compartilhamento do conhecimento (ESCOLA
NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, 2015). Foi desenvolvido, a partir da ideia
de processos natodigitais, ou seja, que já nascem digitais,
concretizando a Administração sem papel. Além de gerar economia para as
organizações envolvidas, enquadra-se ainda aos conceitos trazidos pela reforma gerencial,
de redução sistêmica de custos, aumento de produtividade, bem como o esforço
pela condução de processos mais eficientes (PEREIRA, 2019).

Em 2015, o decreto nº 8.539/15 ampliou o uso do
meio eletrônico também para processos administrativos, não se restringindo mais
aos processos judiciais. Visava à eficiência, à eficácia e à efetividade da
ação governamental, à utilização de meios eletrônicos para a realização dos
processos administrativos com segurança, transparência e economicidade; à
sustentabilidade ambiental e facilitar o acesso do cidadão às instâncias
administrativas (BRASIL, 2015). Vemos então, que, ao longo do tempo, as normas
foram se somando e compondo um quadro legal sobre o qual o SEI se assenta.
Posto isto, como se trata da implantação do SEI, em unidade do poder executivo
do estado de Minas Gerais, temos ainda dois atos normativos deste estado que
valem ser destacados.

Em consonância e para atender ao disposto no
Decreto Federal nº 8.539/15, o Decreto nº 47.228/17 do estado de Minas Gerais
dispõe sobre o uso e a gestão do Sistema Eletrônico de Informações–SEI, no
âmbito do poder executivo estadual, institui o SEI como sistema oficial, para
formação, instrução e decisão de processos administrativos eletrônicos e fixa
prazo de 1º de janeiro de 2019, para a obrigatoriedade do uso de processos
eletrônicos, por meio do SEI, no estado. Por fim, o Decreto nº 47.441/18 dispõe
sobre a simplificação administrativa no âmbito do Poder Executivo estadual de
Minas Gerais e traz importantes diretrizes que convergem com a Lei de Acesso à
Informação e com os princípios da boa gestão administrativa, a celeridade e a
economicidade (MINAS GERAIS, 2018).

Em Minas Gerais, o SEI veio como uma solução
pronta, que pode não ser a ideal por não ser personalizada para cada tipo de
processo, mas atende a diversos órgãos da Administração, possibilitando
interação entre agentes do poder público. Hoje, o SEI já conta com 364 adesões
no país e passou a ser considerado um software de governo, cedido de forma
gratuita às instituições públicas, mas não de uso livre. É de acesso restrito a
quem o MPDG autorizar mediante acordo de cooperação técnica (CHAGAS, 2019).

3
PERCURSO METODOLÓGICO

O objeto deste estudo de caso será a implantação
do Sistema Eletrônico de Informações -SEI – em uma Superintendência Regional de
Ensino - SRE, órgão ligado à Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais -
SEE/MG. O início da implantação ocorreu, no final de 2018, por força do Decreto
Estadual 47.228 de 04/08/2017 que tornou a utilização do sistema obrigatória em
Minas Gerais, para todos os órgãos e entidades da administração direta,
autárquica e fundacional a partir de 1º de janeiro de 2019. Dessa forma, o
estudo buscará analisar os processos de implantação e mudanças trazidas pelo
SEI; identificar novas práticas de gestão com a implantação do SEI e
identificar a promoção de transparência e economicidade.

A eleição de procedimentos qualitativos está de
acordo com a multiplicidade e complexidade dos ambientes organizacionais.
Pesquisa qualitativa é um conceito “guarda-chuva” que abrange várias formas de
pesquisa e ajuda a compreender fenômenos sociais. Isso só é possível se os
sujeitos forem ouvidos, com o menor afastamento possível, para que possam expor
sua lógica e razões (GODOI; MELLO; SILVA, 2006).

O procedimento utilizado será o estudo de caso
instrumental, em que o caso em si tem um interesse secundário, pois ele
desempenha um papel de suporte, agindo como um facilitador para a nossa
compreensão e para o nosso entendimento. O caso pode ou não ser visto como
típico de outros casos (BIROCHI, 2015).

A escolha desta unidade pública se deu pela
conveniência da localização e facilidade de acesso aos servidores por parte do
pesquisador. Entretanto o local representa órgão público típico, nada tendo de
singular. Portanto as situações observadas e reflexões realizadas podem ser
aplicadas a outras organizações da mesma natureza (BIROCHI, 2015).

Deste modo, entrevistas semiestruturadas por
videoconferência foram aplicadas primeiro a todos os diretores e a alguns
coordenadores da instituição, para um panorama geral da implantação do sistema,
nas diferentes diretorias e setores. A depender do seu resultado, seriam
enviadas as entrevistas estruturadas pelos formulários ao e-mail dos outros
servidores. Constituiu-se, portanto uma seleção, ou amostra não probabilística,
com entrevistados previamente escolhidos pelos cargos ou funções exercidas
(GASKELL, 2008). Contudo todos os entrevistados são usuários do sistema, em
maior ou menor grau de conhecimento, habilidade ou assiduidade.

Um tópico-guia foi planejado, para alcançar os
objetivos e fins da pesquisa, sem, no entanto, deixar de ser flexível (GASKELL,
2008). Deu origem às entrevistas do tipo moderadamente programada, constituídas
de todas as questões mais importantes com as possíveis sondagens em cada uma.
As sentenças e frases no guia tornaram-se as questões aplicadas a gestores e
funcionários (STEWART; CASH, 2015).

Com perguntas definidas, de final aberto, foi
possível realizar sondagens planejadas e não planejadas, com algum grau de
flexibilidade a partir de um guia que garantiu a cobertura completa do tema. A
sequência das perguntas foi do tipo funil invertido, com perguntas demográficas
fechadas no início, seguidas pelas questões abertas. Esse arranjo é apropriado
a pesquisas qualitativas pela riqueza de informações que os entrevistadores
obtêm de questões abertas (STEWART; CASH, 2015).

As entrevistas, por meio de videoconferência,
ocorreram com um participante de cada vez, configurando a entrevista em
profundidade (GASKELL, 2008). Essas entrevistas estruturadas por
videoconferência com as chefias contemplaram ainda perguntas sobre a implantação
do sistema em seus setores e as primeiras percepções desses atores sobre SEI,
enquanto gestores.

Depois, seguiu-se o roteiro, contemplando temas e
subtemas do guia, com base nos objetivos propostos. A depender do resultado das
entrevistas semiestruturadas com os gestores, decidiu-se pela realização ou não
das entrevistas estruturadas com os servidores a eles subordinados ou a outros
servidores específicos.

A entrevista estruturada, por meio de formulário,
foi encaminhada pela ferramenta “Formulários Google”, tendo em vista a
familiaridade dos entrevistados com essa ferramenta, sendo que todos já possuem
um Gmail institucional, bem como a facilidade que a ferramenta traz para
organização, atualização e tabulação dos dados. Os e-mails de todos os servidores
foram disponibilizados pela assessoria de gabinete, dos quais obtivemos 46
respostas.

As entrevistas por formulário estavam divididas em
11 questões demográficas e de identificação da amostra. Depois, seguiram-se
mais 18 perguntas específicas sobre o SEI, conforme os objetivos propostos,
divididas em quatro eixos temáticos: Melhoria da gestão; Celeridade;
Transparência e Economicidade. Ao final de todas as entrevistas, foi concedido
ao entrevistado acrescentar quaisquer outras informações, impressões ou
experiências que julgasse relevantes. O período, para a coleta de dados, foi
entre agosto e dezembro de 2020, em que as entrevistas semiestruturadas estavam
concluídas até outubro e a coleta de dados pelos formulários até dezembro.

Subsidiariamente às entrevistas, apenas com o
objetivo de compor o referencial teórico, foram revisitadas obras literárias de
referência, nas áreas de reforma gerencial, governo e governança eletrônica,
sistemas e sistemas de informação. Foram levantadas as principais legislações
pertinentes ao SEI, direta ou indiretamente, tanto em âmbito federal como
estadual de Minas Gerais (GERHARDT; SILVEIRA, 2009).

Figura 1 - Desenho Metodológico

Fonte:
Autores (2021).

Da mesma forma, secundariamente, foram explorados
manuais do sistema e outros trabalhos científicos relacionados ao SEI, ou à
implantação de sistemas, de 2016 em diante. O estudo valeu-se também da
pesquisa eletrônica, extraindo informações de endereços eletrônicos
disponibilizados em home page e site, especialmente portais
governamentais e artigos científicos na base de dados da biblioteca Spell,
repositório de artigos científicos de acesso gratuito (GERHARDT; SILVEIRA, 2009).

A análise foi
conduzida pela técnica de análise de conteúdo temática, com base nos
pressupostos de Bardin (2011). Os dados coletados foram analisados de duas
maneiras diferentes: no caso das entrevistas por videoconferência, foram
realizadas as transcrições e uma análise de conteúdo, a partir da fala dos
entrevistados, que será confrontada com o conteúdo da pesquisa. Para as
entrevistas por formulário, os dados já se encontravam praticamente
organizados, nas categorias criadas a priori, conforme os eixos temáticos do
roteiro, que já funcionou como um esquema preliminar para a análise (GASKELL,
2008).

A análise dos dados
foi realizada em três fases: a pré-análise: leitura flutuante tanto das
transcrições das entrevistas por videoconferência como das respostas obtidas
pelo formulário eletrônico; depois, a exploração do material feita, por meio da
análise de frequência das palavras ou expressões e recortes dos textos em
unidades de registros e, por fim, o tratamento dos resultados,  com a
formação das categorias temáticas mista. A priori, quatro
categorias temáticas, com base nos objetivos dos estudos: (1) celeridade na
tramitação digital; (2) Melhor Utilização dos recursos públicos; (3) Novas
práticas de gestão e; (4) A promoção da transparência. A escolha dessas
categorias justifica-se pelo aporte teórico do estudo com base nos estudos em
torno da temática,  enquanto as
categorias à posteriori: (1) O processo de implantação e (2)
Dificuldades e perspectivas quanto ao SEI, emergiram a partir dos dados (BARDIN,
2011). Cabe destacar que o processo de análise  ocorreu por meio das interpretações
inferenciais dos dados  com uma análise
reflexiva e crítica, como apontado por Bardin (2011).

Figura 2 - Categorias a priori e a posteriori

Fonte:
Autores (2021).

4 RESULTADOS E
DISCUSSÃO

Nesta seção são
apresentados os resultados e discussão da pesquisa estruturados conforme as
categorias temáticas que emergiram dos dados coletados.

4.1 O processo de
implantação

Esta categoria emergiu
da percepção, conforme foram ocorrendo as entrevistas, de que o processo de
implantação do SEI na SRE ainda não está concluído, mas em pleno
andamento.     Apesar do SEI estar
presente na SRE desde janeiro de 2019, o processo de implantação ainda está
ocorrendo de forma gradativa.

O sistema está sendo usado há dois anos, pela
maioria dos entrevistados, em consonância com a data do decreto estadual de
obrigatoriedade (MINAS GERAIS, 2017). Alguns processos só iniciaram em razão da
pandemia, outros estão parciais, alguns estão começando agora a serem
tramitados pelo SEI e há processos que ainda nem entraram para o SEI como
prestação de contas e aposentadoria. Da mesma forma que em (FULTON et al., 2018), consideramos que as
variáveis demográficas, como idade, tempo de serviço, escolarização e relação
com a tecnologia, podem afetar a aceitação de novos sistemas. Para uma seleção
bem escolarizada e que se declarou com boa relação com a tecnologia, as
dificuldades da implantação foram consideráveis.

Ao contrário do
estudo de Fulton et
al., (2018), não podemos dizer que o processo de implantação não foi
traumático. Assim como ocorreu na SRE, em (SARUBBI, 2020), o SEI não foi
considerado um sistema com alto grau de facilidade de uso.  E podemos perceber, então, que o sistema não
é de todo intuitivo como preconiza o manual da ENAP (ESCOLA NACIONAL DE
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, 2015).

Segundo os
entrevistados, o treinamento foi insuficiente para o uso imediato do sistema. O
treinamento, oferecido no final de 2018, foi considerado superficial e não
supriu as necessidades dos servidores. O curso ofertado de forma online foi:
Sistema Eletrônico de Informações - SEI! USAR, disponível no site da Escola
Virtual de Governo - EVG. Isso demonstra a importância da dimensão humana à
implantação de sistemas, ao cuidado com os processos de treinamento e ao apoio
da administração (LAUDON; LAUDON, 2010).

O setor de pagamento
adotou uma estratégia diferente e, após as orientações iniciais do curso
introdutório, elaborou-se um passo a passo com as principais funções que seriam
utilizadas pelo setor. Essa atitude parece ter sido importante, para
complementar o treinamento, dando segurança aos usuários e foi destacada aqui,
pois mostra que diferentes posturas dos gestores de equipes podem gerar
diferentes resultados, no que concerne ao apoio, durante o processo de
mudanças, marcando a importância também da dimensão organizacional (LAUDON;
LAUDON, 2010).

O ano de implantação
do SEI foi marcado por profundas modificações, na cultura da instituição,
ligadas ou não ao sistema, vindas do ambiente externo, como a pandemia, ou
vindas do ambiente interno, como a troca de gestão, mas que resultaram em
modificações nas rotinas e cultura organizacional (PEREIRA et al., 2016).

Na SRE, foram
percebidas as mesmas dificuldades relatadas por (SARUBBI, 2020), em que os
servidores tiveram que lidar com uma lógica completamente diferente e mudanças
significativas de estrutura. E assim como na SRE, o novo sistema gerou falta de
familiaridade e resistência natural dos indivíduos às mudanças. Especialmente
resistência ao "totalmente virtual", que é o nato digital. Percebemos
que a implantação dos sistemas representou uma mudança, nas rotinas de trabalho
dos servidores, gerando, num primeiro momento, estresse, mas também o
desenvolvimento de novas habilidades (FULTON et al., 2018).

Como todas as
mudanças, o SEI e o processo de apropriação desta nova forma de tramitação leva
um tempo para ser automatizada, mas acredito que há ganhos significativos.
Quando comecei a utilizá-lo, ler documentos de 180 páginas on-line pareceu
complexo. Mas, após o período de apropriação e o fato destes documentos estarem
sempre disponíveis faz com que nos adaptemos (Entrevistado 46).

Da mesma forma que
no estudo realizado por Lourenço (2019), o pouco tempo de implantação do SEI
ainda demanda adaptação e mudança na cultura organizacional. Alguns servidores
ainda preferem consultar as informações no processo físico ou se sentem mais
seguros com as informações em papel .

Quanto à
implantação, de modo geral, surpreendeu-nos que ainda estivesse em curso.  Contudo, por todo o exposto pelos
entrevistados, confirmamos um fato esperado:
trabalhar com processos natodigitais,
em detrimento aos documentos em papel, representa uma mudança cultural que deve
gerar novos hábitos e costumes aos servidores (AGUIAR; SILVA, 2013).

4.2 Celeridade na tramitação digital

Os servidores
percebem amplamente a economia de tempo. Deste modo, a celeridade foi a mudança
mais percebida após a implantação do SEI. A assinatura digital pode ser vista
como um forte fator de promoção da qualidade operacional e do controle do seu
fluxo documental (AGUIAR; SILVA, 2013). Antes do SEI, os processos encaminhados
para o órgão central deveriam ter as assinaturas físicas de, geralmente, três
chefias: coordenação ou supervisão do setor, direção à qual estivesse ligada:
DIPE, DIRE ou DAFI e o(a) Diretor(a) da SRE.

Com o SEI, o trâmite
e a coleta de assinaturas internas tornou-se totalmente digital, ganhando não
só em termos de tempo, mas em integralidade e confidencialidade da informação
amparada em lei pela Medida Provisória 2.200-2/01 (PEREIRA, 2019; BRASIL,
2001).

Esse fato mostra a
importância da evolução normativa relacionada à tramitação de processos
digitais e à assinatura eletrônica permitida pela Lei 11.419/06 (BRASIL, 2006)
e pelo no decreto nº 8.539/15 (BRASIL, 2015). A libertação do trâmite físico
por Correios ou malotes semanais, também, foi muito citada pelos servidores.
Foi apontada como um fator que tornou a administração pública mais eficiente,
em razão da celeridade nas tramitações processuais que se tornaram digitais
(AGUIAR; SILVA, 2013).

O SEI permitiu, com
a portabilidade e o acesso remoto, a continuidade dos trabalhos, durante a pandemia,
podendo os documentos serem tramitados e assinados digitalmente a partir de
qualquer computador. Conforme anunciava o Manual da Enap, o SEI admitiu “ a
produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema”,
a “atuação simultânea de várias unidades [...] ainda que distantes fisicamente”
(ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, 2015).

Desta forma, como
não é mais necessário esperar pelo tempo de deslocamento físico dos processos,
envio e recebimento são simultâneos. Com isso, o tempo de tramitação reduziu
drasticamente em muitos setores, promovendo a desburocratização e a
modernização do funcionamento da Administração Pública (AGUIAR; SILVA, 2013),
conforme relato dos entrevistados: “Todos os
processos tramitam de forma similar a um envio de e-mail, o que continua
como antes é o tempo para sua análise, mas com relação à tramitação, sem
dúvidas está bem mais rápida em todos os processos” (Entrevistado 36).

Assim como no estudo
realizado por Chagas (2019), na SRE, também permanecem os mesmos fluxos de
trabalho, porém, agora, por meio digital. Continua tendo que colher assinaturas
e a tramitar da mesma forma com as escolas, servidores, requerentes e o órgão
central. Só que antes isso era moroso, fisicamente, via malote ou correio,
porém o SEI permitiu a digitalização e promoveu a automação de fluxos de
trabalho (BRASIL, 2011). Está condizente com as características esperadas de um
Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED (LOURENÇO, 2019), mais
especificamente, no caso do SEI, ele não cria um fluxo próprio, mas complementa
os sistemas já existentes.

Os ganhos em
celeridade são percebidos mais expressivamente dentro do órgão. De acordo com
os entrevistados, nem sempre os interessados, cidadãos ou servidores requerentes
conseguem perceber a diferença, no tempo de tramitação de processos, após a
implantação do SEI. Essa percepção depende da natureza do serviço.

Algumas vezes, o
requerente não tem como perceber a diferença, porque só irá tramitar aquele
tipo de processo uma vez. É o caso de processos de vencimentos deixados por
servidor falecido e o caso de processos de equivalência de estudos realizados
no exterior, que é a conclusão do ensino médio, em outro país, realizada uma
única vez por pessoa. Mas, em outros processos,
a celeridade é perceptível ao solicitante:

Consigo
verificar tudo que a pessoa pediu em tempo hábil. Se voltar em diligência, já
consigo resolver. Se está aprovado, eles mandam uma declaração: "tá
aprovado". [...]eu achei funcional. Eu sofria muito porque
eles(solicitantes) me cobram: “liga lá para mim, o que está acontecendo? Lá
consta: "devolveu pra SRE?" Aí, eles vinham pra cima da gente. No
sistema antigo, constava: “já devolveu”, mas eles demoravam um mês (pra chegar
fisicamente). Sofria muito com isso” (Entrevistado 49).

Diante dos relatos
dos entrevistados, percebemos que o SEI, por meio da redução de tarefas manuais
e aumento de tarefas automatizadas (FULTON et
al., 2018), conferiu celeridade não apenas aos trâmites processuais, mas também
às respostas que são dadas aos cidadãos ainda que eles não percebam ou tenham
conhecimento dessa diferença entre ‘o antes’ e ‘o depois’ do sistema. Esses
resultados sobre a celeridade dialogam com Lourenço (2019), em que também foi
observado que o SEI favorece a realização de tarefas de forma mais rápida,
melhorando o desempenho dos servidores e gerando assim facilidade nas
atividades diárias.

O estudo realizado
por Chagas (2019), além disso, percebeu a celeridade como um benefício trazido
pelo SEI para “combater a lentidão da tramitação documental no Estado”.
Ressalta ainda que essa é uma característica dos sistemas de GED, agilizando a
tramitação entre setores e coleta de assinaturas. A economia de tempo e a
praticidade também são achados da pesquisa de Pereira et al., (2016), como resultados da implantação de SI, conferindo
celeridade aos processos informatizados. Da mesma forma, em Pereira (2019), a
celeridade foi indicada por 81% dos setores, sendo uma das principais vantagens
da implantação do SEI.

O SEI cumpre assim
as diretrizes de simplificação de procedimentos internos e de atendimento,
aplicação de soluções tecnológicas, para simplificar os serviços públicos e o
atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, versados pelo Decreto
nº 47.441/18 e pelo Plano Nacional de Desmaterialização de Processos (AGUIAR;
SILVA, 2013; MINAS GERAIS, 2018).

4.3
Melhor utilização dos recursos públicos

A economicidade e a
ampliação da sustentabilidade, pretendidas pelo Decreto nº 8.539/15 (BRASIL,
2015), parecem estar sendo atingidas, ainda que não plenamente, mas pela
maioria dos setores. A libertação do paradigma do papel, como suporte físico
para documentos institucionais (GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS, 2018), foi
bastante sentida pelos servidores. A redução da utilização do papel e de outros
insumos a ele relacionados gera redução de despesas correntes da administração
pública e contribui para o desenvolvimento sustentável do país (AGUIAR; SILVA,
2013).

Muitos setores já
estão trabalhando exclusivamente com processos natodigitais
(AGUIAR; SILVA, 2013), por vezes, facilitado pelos modelos de documentos e
textos do próprio sistema, contribuindo para a virtualização dos processos (ESCOLA
NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, 2015) e redução do consumo de insumos
relacionados ao papel. Obtivemos relatos representativos, que confirmam a
virtualização de processos, (ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, 2015),
eliminando a impressão e tramitação de documentos físicos (PEREIRA, 2019):

A implantação do
SEI especificamente no setor de Rede Física da SRE nos proporcionou
significativa economia de papel e materiais de escritório como um todo. [...]Um
único processo de obra gerava um mínimo de três cópias com dezenas de páginas
cada cópia. Hoje, com o SEI, toda a tramitação e assinaturas são eletrônicas.
Os processos são impressos nas escolas somente para a realização da licitação.
Além de contribuir para o meio ambiente, uma vez que cada processo [...]que
geramos possui cerca de 30, 40 páginas que deixaram de ser impressas após a
utilização do SEI(Entrevistado 24).

Outro ganho, após a
implantação do SEI, é a economia em despesas com malote, serviços de postagem e
transporte (AGUIAR; SILVA, 2013). Essa mesma percepção sobre a economicidade
foi encontrada em Lourenço (2019) e apontada pelos entrevistados (CHAGAS,
2019). Nesse último, os servidores também perceberam que o SEI tem
proporcionado a redução de custos operacionais pela redução de custos com
malote e correio interno e pela redução de insumos relacionados à impressão,
contribuindo com a sustentabilidade ambiental.

A redução de gastos
relacionados ao papel se confundiu um pouco com a redução desses gastos, em
razão da pandemia, mas consegue ser percebida também pelo SEI. A economia de
dinheiro público (AGUIAR; SILVA, 2013), como um todo, foi relatada pelo setor
de Compras e Almoxarifado, representada nesta fala:

Diminuiu muito.
Clipes, acabou. Ninguém pede clipes mais. É muito pouco. Caneta é muito pouco.
Borracha ninguém usa, entendeu?  Acabou.
Olha,[...] tonner, assim, uns 90 por cento, de queda.
[...] e marca texto ?! Ninguém usa marca texto mais !!!  Antigamente tinha que ter papel A3, papel
ofício, papel cor de rosa, [...] acabou. Post-it: Ninguém precisa de post-it,
porque não precisa de ninguém assinar, não precisa marcar onde assinar
(Entrevistado 53).

Em Sarubbi (2020), a economicidade também é apontada como um
fator positivo pela redução de mão de obra, redução de aquisição de resmas de
papel, serviços de postagem e aluguel de impressoras. Na diretoria Educacional,
o setor pedagógico, não comunga dessa economia, pelos mesmos motivos
encontrados por Pereira (2019), em seu estudo sobre implantação do SEI em um
instituto federal. Setores relacionados ao ensino, que é o caso do setor
pedagógico na SRE, apesar de utilizarem o SEI, para as práticas
administrativas, não tiveram redução do consumo de papel.

Para além da
economia de papel, a libertação do paradigma do papel (GOVERNO DO ESTADO DE
MINAS GERAIS, 2018), símbolo do Plano Nacional de Desmaterialização dos
Processos, a sonhada Administração sem papel parece ser realidade, na maioria
dos setores, conferindo celeridade, redução dos arquivos e simplificação dos
serviços (AGUIAR; SILVA, 2013) “[...]com o uso constante acho que ele
racionaliza, agiliza e economiza tempo e dinheiro público utilizando a
tecnologia da informação a serviço do cidadão” (Entrevistado 13).

Assim, a percepção
dos servidores é de que o sistema gera economicidade, num sentido amplo, de
otimização do uso dos recursos públicos. A redução de custos pela implantação
de SIs, em órgão público, também foi encontrada por
Pereira et al., (2016), afirmando que
o novo sistema, que reduziu os custos de impressão e ainda que os SIs têm possibilidade de melhorar a qualidade do serviço.

4.4 Novas práticas de gestão

Os servidores
puderam perceber, no SEI, uma nova forma de acompanhamento e controle por parte
das chefias que também se viram diante de novas possibilidades de realizar a
gestão dos processos na SRE. As diretrizes, previstas no decreto nº 47.441/18,
sobre a simplificação administrativa, foram alcançadas em parte. Quanto à
integração e colaboração entre órgãos e entidades do poder executivo estadual,
parece estar acontecendo. Porém, no que diz respeito à articulação com os
demais Poderes e outros entes governamentais, não foram verificados avanços
significativos neste sentido (MINAS GERAIS, 2018).

A SRE tramita com
outros órgãos do poder estadual. Pelas várias falas dispersas dos
entrevistados, foram citados os seguintes órgãos externos à Secretaria de
Estado de Educação-SEE/MG, com os quais alguns servidores já tramitam:
Assessoria Jurídica, Advocacia Geral do Estado-AGE, Secretaria de Governo -
SEGOV, Secretaria de Planejamento e Gestão-SEPLAG, Controladoria Geral do
Estado-CGE, Instituto de Previdência dos Servidores do Estado de Minas
Gerais-IPSEMG: “ligação direta de vários setores administrativos do serviço
público do Estado de Minas Gerais ” (Entrevistado 14).

Por exemplo,
quando precisa para a Secretaria de Governo, [...]chegamos até encaminhar
diretamente para a Advocacia Geral do Estado. Nós temos essa abertura. Outros
órgãos estão utilizando o mesmo sistema eletrônico. Então sim, já estamos
utilizando. E o volume maior é para o órgão central mesmo, mas ainda assim tem
essa disponibilidade. SEPLAG também (Entrevistado 54).

Mas essa não é a
realidade da maioria dos servidores. A maioria dos entrevistados não tramita
com outros órgãos externos à Secretaria de Estado de Educação e ou desconhece
essa possibilidade. Parece ser uma prerrogativa do gabinete ou de setores
específicos, conforme a natureza do processo e documentos envolvidos. Não há tramitação
com outros poderes, como o judiciário ou o legislativo, por exemplo. Nem
tramitação pelo SEI com outras esferas, como: a privada, representada, por
exemplo, pelas escolas particulares, nem com as redes municipais de ensino. O
que já ocorre é a liberação do acesso para assinatura:

[...] é
disponibilizado acesso restrito aos documentos de interesse das partes. Mas a
inserção de documentos é realizada via servidor responsável. [...] Há um
cadastro de usuário externo que têm a autorização para visualizar, assinar e ou
imprimir este documento. Após o acesso, é “cassada” sua credencial, no caso dos
processos sigilosos (Entrevistado 46).

Mesmo considerando
apenas a e-administração, esses processos de comunicação poderiam ser mais
abrangentes. Vemos que faltam conexões fora do poder executivo estadual,
criando uma lacuna que impede melhor governança e atuação do governo eletrônico
(BARBOSA, 2008; BELANGER; HILLER, 2006). Por sua vez, dentro da organização, a
gestão do conhecimento, compartilhamento de informações, padronização e
facilidade de acesso à informação está sendo facilitada pelo SEI (AGUIAR;
SILVA, 2013).

Como já existe um
uso consolidado do SEI, para recebimento de orientações do órgão central e
repasse aos setores, ele proporciona uma gestão integrada de dados e
informações oficiais, exceto aqueles cujo sigilo é imprescindível (MINAS
GERAIS, 2018), assim como em outros estudos sobre o SEI, a facilidade de acesso
aos processos pelos servidores e chefias foi reconhecida. Da mesma forma que em
Sarubbi (2020), foram reconhecidas a racionalização,
organização dos processos de trabalho e facilidade para localização de
informações.

Essa mesma percepção
foi indicada por Pereira et al.,
(2016), afirmando que, ao informatizar seus processos, as instituições públicas
têm rompido com as barreiras burocráticas e culturais existentes na
Administração Pública. Esse mesmo ganho, em relação à disponibilização da
informação, foi descrito por Chagas (2019), como um benefício marcante do SEI.
Na Administração Pública atual, é inadmissível que a informação fique
concentrada ou presa a um único servidor. Toda a produção documental de um
servidor de determinado setor fica disponível aos colegas de setor e às
chefias. Da mesma forma, Pereira et al.,
(2016), em seu estudo, têm como resultado que processos de implantação de SIs têm como um dos objetivos o controle, e todo o novo
sistema gera mudanças organizacionais.

Na SRE, os
Coordenadores, Supervisores e Diretores conseguem visualizar novas práticas de
gestão na SRE pela implantação do SEI. Por meio das falas, vemos que o SEI
facilita aos administradores públicos colocarem em prática os princípios
administrativos de economicidade e celeridade (BRASIL, 1988) e transparência
(BRASIL, 2011), gerando eficiência (BRASIL, 1988) e contribuindo para a
governança pública. A fala de um gestor exemplifica que, para além do controle
e monitoramento, o SEI oferece subsídios para a tomada de decisão: “Olha, a
exemplo desse período de teletrabalho, eu não teria tanta facilidade para administrar
um serviço feito remotamente pelos servidores da diretoria se não fosse através
do SEI” (Entrevistado 30).

Os SIs, como aliados no processo decisório, também foi um dos
resultados encontrados por (PEREIRA et al.,
2016), ao apontarem que arquivos gerados e armazenados eletronicamente são de
fácil armazenamento e recuperação, propiciando melhor planejamento da unidade e
apoio ao processo decisório.

Vemos que dois dos
objetivos do decreto federal 8.539/15, quanto ao uso do meio eletrônico, para a
realização de processos administrativos relacionados a novas práticas de
gestão, foram potencializados na unidade pelo SEI: a eficiência, eficácia e a
efetividade da ação governamental e utilização de meios eletrônicos para a
realização dos processos administrativos com segurança, transparência e
economicidade (BRASIL, 2015).

O SEI é uma
importante iniciativa de governo eletrônico, do tipo Administração pública -
Administração pública. Mesmo que indiretamente torna possível prestar melhores
serviços à população (BELANGER; HILLER, 2006). Por fim, ainda que a comunicação
entre órgãos não aconteça plenamente, mostra-se uma importante iniciativa de
governança eletrônica de e-administração pela simplificação, virtualização e
automação de serviços (PEREIRA, 2019).

4.5
A promoção da transparência

Ao contrário das
categorias anteriores, como as dificuldades da implantação, os ganhos de
celeridade e economicidade ou as novas práticas de gestão, a transparência, ou
conceitos a elas relacionados não foram sequer mencionados pelos servidores.
Uma das propostas do SEI, vinda da Lei de Acesso à Informação, é o acesso como
regra e o sigilo como exceção (BRASIL, 2011). Na SRE, basicamente, continua o
mesmo fluxo e hierarquia dos processos físicos e, por consequência, também a
mesma lógica de acesso, tal como o resultado obtido por Chagas (2019).

No nível dos
servidores, cada um pode acessar aos processos de sua autoria e
responsabilidade ou de seu setor, mas as chefias têm uma visão integrada dos
seus setores. Por sua vez, o gabinete tem a visão dos processos da SRE e o
órgão central acesso aos processos das SREs. “[...]Nós
fazemos essa classificação ao criar o processo e ao inserir um documento. Então
pode ser que o processo seja público, mas aquele documento é restrito. E pode
ser que todo o processo seja restrito.[...]” (Entrevistado 54).

Na SRE, os efeitos
do SEI à promoção da transparência ainda são muito iniciais. Diferentemente dos
achados de Lourenço (2019) e Chagas (2019), em que o SEI ampliou a publicidade
e transparência dos processos, permitindo o acesso e acompanhamento tanto por
parte dos servidores quanto do público. Diferente também dos resultados obtidos
por Pereira (2019), em que a transparência aparece no mesmo nível que a
celeridade do trâmite processual, na SRE ela ainda não é fortemente percebida.
Não há uma percepção direta pelo público, é uma transparência indireta,
incompleta: “Quanto ao atendimento ao público, consultamos as informações
atualizadas no processo para fornecer informações que nos são solicitadas” (Entrevistado
28), ou seja, ainda há o intermédio da SRE e não é acessível diretamente ao
público em geral. Nem todas as diretrizes de que trata a Lei de Acesso à
Informação (BRASIL, 2011) puderam ser alcançadas plenamente. Isso parece
depender mais da natureza dos processos que de uma opão
por transparência dos órgãos envolvidos.

Apesar da utilização
de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação (BRASIL,
2011), no órgão pesquisado, o SEI ainda não promove nenhum tipo de ação de e-democracia ou adm-cidadão
(BARBOSA, 2008; BELANGER; HILLER, 2006) e nenhum desenvolvimento no controle
social da administração pública (BRASIL, 2011) e do exercício da transparência
ativa (AGUIAR; SILVA, 2013). No entanto dá os passos iniciais no fomento ao
desenvolvimento da cultura de transparência (BRASIL, 2011).

4.6  Dificuldades e perspectivas do SEI

Processos físicos em
papel continuam chegando à SRE, para serem digitalizados ao SEI, pela falta de
acesso ao sistema por usuários externos ” O SEI não é público, não está
disponível para o público externo. E por conta disso que gera essa criação de
papeis novos, papeis físicos [...]” (Entrevistado 48). Além de tramitar com
outros órgãos do executivo estadual, a SRE tramita com escolas das três redes
de ensino: Redes Municipais, por meio das secretarias municipais de educação
pertencentes à regional; Rede privada, pelas entidades mantenedoras das escolas
particulares e principalmente com a rede estadual.

Assim, a realização
dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade
(BRASIL, 2015) ainda não atinge a tramitação com as escolas. Fato que
compromete a atuação integrada e colaborativa dos órgãos e entidades do Poder
Executivo estadual na prestação de serviços públicos e a simplificação de
procedimentos internos (MINAS GERAIS, 2018).

A consequência é que
a SRE ainda não consegue trabalhar exclusivamente com processos natodigitais. Os documentos gerados pelas escolas,
principalmente as estaduais, que chegam até a SRE ainda são físicos.  A desmaterialização dos processos tem que
ocorrer por meio da digitalização (AGUIAR; SILVA, 2013), conforme apontam os
servidores. Nesse ponto da tramitação com as escolas, o SEI ainda não
concretizou o ideal da Administração sem papel. Sendo assim, também não colhe
os frutos dos seus benefícios, entre eles: economicidade, celeridade,
transparência e controle do fluxo documental (AGUIAR; SILVA, 2013).

Internamente, a
unidade aguarda ainda o ingresso dos setores de Prestação de Contas e Aposentadoria.
E externamente falta à SRE se integrar com as escolas estaduais por intermédio
do SEI, para maximizar os ganhos em celeridade, economicidade e redução de
arquivos.  Os setores de Prestação de
Contas e Aposentadoria apresentam ainda questões relacionadas à comprovação,
veracidade e autenticidade dos documentos:

[...]A
aposentadoria é o final, [...] sua vida inteira tá ali. Vai para um tribunal de
contas, tudo isso. Eu penso que vai demorar um pouquinho, pela veracidade e a
responsabilidade que é uma aposentadoria. [...] Eu acho que eles estão
caminhando pra isso(Entrevistado 49).

Portanto espera-se
que ainda outros e novos frutos de implantação do SEI sejam colhidos em longo
prazo. Além dos benefícios já sentidos, os servidores estão muito otimistas quanto
ao ingresso das escolas no sistema e um uso mais consolidado do SEI como
sistema oficial de todos os processos de que trata a SRE.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O SEI não se confirmou
como intuitivo e fácil durante o período de implantação, mas os ganhos obtidos
pelo sistema superam as dificuldades encontradas. No geral, os resultados
encontrados na SRE convergem com outros estudos sobre a implantação do SEI. A desmaterialização
dos processos promoveu queda significativa no tempo de tramitação, permitiu
ainda a portabilidade e o acesso remoto, funcionalidades importantes para o
teletrabalho.

Houve expressiva
redução de gastos com insumos relacionados ao papel, correios e malotes. Mas a
redução de arquivos físicos e o consumo de papel precisa ser potencializada com
o ingresso dos setores de Aposentadoria e Prestação de Contas no SEI. O SEI
trouxe fluidez e facilidade de acesso e compartilhamento à tramitação interna
da SRE e externa com a Secretaria de Estado de Educação e outros órgãos do
executivo estadual. Não ocorre a tramitação da SRE com o legislativo,
judiciário, iniciativa privada ou secretarias municipais de educação, por meio
do SEI.

A transparência não obteve
o mesmo resultado de outros estudos. O SEI atende mais às questões gerenciais
que relativas aos usuários do serviço público propriamente ditos.  Como a implantação ainda está em fase
inicial, deverá amadurecer no sentido de conceder acesso ao público externo.
Por hora, os cidadãos recebem benefícios indiretos, como rapidez nas respostas,
celeridade processual e o uso racional de recursos públicos.

Entraves no fluxo de
trabalho, gerados a partir do SEI, foram citados por alguns dos entrevistados e
chamados de burocracias tecnológicas por um deles. O termo é interessante e
merece estudos futuros, a fim de investigar até que ponto a tecnologia otimiza
processos e custos e a partir de quando começa a gerar novas disfunções
burocráticas.

A adoção do SEI, como
sistema oficial, para processos administrativos eletrônicos, em Minas Gerais, é
recente e novos estudos podem ser realizados, quando todos os setores e escolas
estaduais aderirem ao SEI ou, quando ampliar o acesso a usuários externos possa
entender melhor a abrangência de seus benefícios, bem como as causas e soluções
para suas deficiências.

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