Efeitos da Superestimativa de Prazo na Duração
Efetiva de Tarefas: uma análise à luz da Corrente Crítica

Effects of Time Overestimation on Effective
Tasks Duration: an analysis in the light of the Critical Chain

Gledson Brito Miranda

https://orcid.org/0000-0001-6244-7615

Especialista
em Gerenciamento de Projetos. Fundação Getúlio Vargas – Brasil.  [email-masked]

Bruno Rafael Dias
de Lucena

https://orcid.org/0000-0002-9300-4005

Doutor em
Engenharia de Produção. Universidade Federal do Pará – Brasil.  [email-masked]

Bruno Rodrigues
dos Santos

https://orcid.org/0000-0002-2371-0481

Doutor em Psicologia.
Universidade Federal do Pará – Brasil. [email-masked]

RESUMO

A Corrente
Crítica (CC/PM) é um método para o gerenciamento de cronograma que considera
influências de efeitos comportamentais na execução de tarefas. A literatura
possui um gap na comprovação empírica desses efeitos. O objetivo deste
artigo é testar a hipótese, que durações planejadas de tarefas sem segurança
embutida, causam durações efetivas menores, conforme as premissas do método.
Utilizando uma abordagem experimental, foram observados dois grupos de
universitários: o grupo controle, sem prazo estipulado para realização da
tarefa e o grupo experimental, com um prazo estipulado a partir da mediana do
grupo controle. Foram obtidos dados de duração e qualidade das tarefas,
analisados estatisticamente. A CC/PM é reconhecida mundialmente e suas
premissas são aplicadas como verdadeiras, no entanto, pesquisadores desse
método não apontam experimentos que comprovem empiricamente seus fundamentos.
Esse artigo vem suprir lacunas sobre efeitos comportamentais causados pela
adição de tempos adicionais no planejamento de tarefas. Foi confirmada a
hipótese de que tarefas planejadas sem segurança embutida possuem durações
efetivas médias menores. O grupo experimental, obteve média de durações
significativamente menor que a do grupo controle, sem, no entanto, afetar a
qualidade do resultado da tarefa. Os achados corroboram com a premissa de que
estimativas de prazo sem segurança embutida reduzem os efeitos comportamentais
nos executores de tarefa. Mostrando que uma prática comum dos planejadores, a
inserção de tempos excessivos em seus planejamentos, geram entregas em tempos
maiores do que poderiam, caso não houvesse segurança embutida.

Palavras-chave: corrente crítica;
planejamento; projetos; aspectos comportamentais.

ABSTRACT

The Critical Chain (CC/PM) is a
method for schedule management that considers the influences of behavioral
effects in the execution of tasks. The literature has a gap in the empirical evidence
of these effects. The purpose of this article is to test the hypothesis that
planned durations of tasks without built-in security, cause shorter effective
durations, according to the premises of the method. Using an experimental
approach, two groups of university students were observed: the control group,
with no stipulated deadline for carrying out the task, and the experimental
group, with a stipulated deadline, starting from the median of the control
group. Data on duration and quality of tasks were obtained and analyzed
statistically. CC/PM is recognized worldwide, and its premises are applied as
true, however, researchers of this method do not point out experiments that
empirically prove their fundamentals. This article addresses gaps in behavioral
effects caused by adding additional time to task planning. The hypothesis that
planned tasks without built-in security have shorter average effective
durations was confirmed. The experimental group had an average duration
significantly less than that of the control group, without, however, affecting
the quality of the task result. The findings corroborate the premise that
deadline estimates without built-in security reduce the behavioral effects on
task performers. Showing that a common practice of planners, the insertion of
excessive times in their plans, generates deliveries in longer times than they
could if there was no built-in security.

Keywords: critical chain; planning; projects; behavioral
aspects.

Recebido
em 22/01/2021.  Aprovado em 08/09/2021.
Avaliado pelo sistema double blind peer review. Publicado conforme normas da APA.

https://doi.org/10.22279/navus.2021.v11.p01-19.1515

1 INTRODUÇÃO

O capital
intelectual é considerado como um dos principais ativos das organizações
contemporâneas (Gimenes, Mota, Tapia, Carraro, &
Gonçalves, 2019), pois a combinação da capacidade humana com o conhecimento
traz benefícios perceptíveis ao negócio, criando vantagens competitivas
sustentáveis para as empresas (Castro, 2015). A partir dessa visão, o foco em
competências comportamentais nos colaboradores passou a ser maior,
principalmente no ambiente de projetos, entretanto, nesse ambiente é
corriqueiro a presença de aspectos comportamentais nos executores de tarefas
que impactam negativamente o desenvolvimento dos projetos, em especial sua
duração.

Dois importantes
aspectos comportamentais observados no gerenciamento de projetos são a
“Síndrome do Estudante” e a “Lei de Parkinson” (Santolamazza,
Introna, Cesarotti, &
Benedetti, 2019), ambos relacionados à tendência de procrastinação dos
executores de tarefas, quando possuem prazo maior que o necessário para a
execução de uma tarefa (prazo folgado).

O método da Corrente
Crítica (Critical Chain and
Project Management - CC/PM) foi desenvolvido e proposto em 1998, pelo físico
israelense Eliyahu M. Goldratt,
baseado na sua proposta de gestão de gargalos de produção, conhecida como
Teoria das Restrições (Theory of Constraints
- TOC). A literatura científica relacionada a esse método normalmente faz
referência ao desperdício de tempo das tarefas com prazos folgados, causado
pela Síndrome do Estudante e Lei de Parkinson.

A corrente crítica
ainda é uma técnica muito utilizada no gerenciamento de projetos por todo o
mundo (Zarghami, Gunawan, Zubielqui, & Baroudi,
2019). Podemos
observar na literatura seu uso em projetos de construção (Sarkar,
Jha, & Patel, 2018; Davalu, Khosravi, Sheikhi, & Sheikhi, 2019),
outros estudos buscam melhorar sua confiabilidade e qualidade de previsão (Ansari, Makui, & Ghoddousi, 2018; Yuan, Xiao, Li,
Liang, & Zhao, 2019), outros buscam comparar sua eficiência em detrimento
de outros métodos (Petroutsatou, 2019)  e ainda há estudos recentes que se dedicam a
realizar uma robusta revisão de literatura sobre o tema (Luiz, Souza, Luiz,
& Jugend, 2019; Mirzael & Mabin,
2019). Não é comum verificar na literatura estudos que avaliem a interação
entre o método da corrente crítica e métodos ágeis, provavelmente, em virtude
da diferença entre a natureza dos projetos aos quais ambos os métodos se
ocupam.

A metodologia de critical chain
utiliza elementos adicionais aos comumente considerados nas técnicas
tradicionais de planejamento e programação de tarefas, visando o gerenciamento
eficiente das incertezas inerentes ao ambiente de projetos. Uma das
contribuições mais significativas do CC/PM é a utilização de estimativa de
duração de tarefas sem segurança embutida, conhecida como “prazo seco”, visando
minimizar a ocorrência dos efeitos comportamentais da Síndrome do Estudante e
Lei de Parkinson, que impactam a execução de tarefas, afetando a duração das
mesmas e consequentemente a duração do projeto.

No entanto, em uma
revisão bibliográfica, a partir de artigos seminais recentes, e buscando suas
fontes, verifica-se que não há na literatura, demonstração de não prover folga
na estimativa da duração de tarefas, de fato acarrete em
duração de tarefas menores, embora faça sentido em essência.

Na literatura
disponível, encontram-se resultados de pesquisas sobre CC/PM que tratam da
confrontação do CC/PM (Newbold, 2008) com outros métodos
de gerenciamento de projetos (Millhiser & Szmerekovsky, 2012), mas nesses artigos não se tratam sobre
a real influência desses aspectos comportamentais. Goldratt
(1988) descreve a forma da distribuição de probabilidade das durações de
tarefas sem apontar a origem dos dados e, esses resultados têm sido usados,
como verdade, ao longo dos anos, no desenvolvimento de diversas pesquisas
científicas (Van der Vonder, Demeulemeester,
Herroelen, & Leus,
2007; Wei-xin, Xu, Xian-long, & Lei, 2014; Taheri Amiri, Haghighi, Eshtehardian, & Abessi, 2017;
Zarghami, Gunawan, Zubielqui, & Baroudi, 2019).

Baseando-se nas
considerações acima e na revisão bibliográfica realizada, essa pesquisa
pretende trazer à luz as respostas para a seguinte questão: A utilização do percentil
80 da distribuição da duração de tarefas no planejamento sem segurança embutida,
provoca uma duração média menor na realização das tarefas do que permitindo
folgas excessivas, como previsto pela teoria da corrente crítica?

Para responder essa
questão, o objetivo principal deste estudo é avaliar
experimentalmente o efeito da superestimativa de prazo na duração e de
qualidade da realização de tarefas por executores.

Este estudo,
contribui para o conhecimento científico e prático do gerenciamento de
projetos, tanto em sua fase de planejamento, demonstrando como estimar de forma
mais apropriada a duração das tarefas, como em sua fase de execução, dando
pistas ao gerente de projetos como atribuir os prazos das tarefas aos
executores.

Além disso,
apresenta resultados empíricos que ratificam os conceitos ainda herméticos dos
trabalhos de Elyahu Goldratt
para o gerenciamento de projetos. Apesar de a teoria da corrente crítica não
comentar sobre a qualidade da realização das tarefas, entende-se que realizar
tarefas mais rapidamente, mas sem eficácia, também não gera um apropriado
resultado para as organizações

Nesse artigo, serão
apresentados as principais premissas e conceitos da Teoria da Corrente Crítica,
as metodologias empregadas para a realização do experimento, seus resultados,
além das principais contribuições do estudo e suas conclusões.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

A importância
estratégica do gerenciamento de projetos está evoluindo rapidamente no mundo
dos negócios (Sedlmayer, 2019)  e à medida que as empresas passam a perceber
claramente os benefícios do gerenciamento adequado de seus projetos, também
ocorre um aumento na utilização das boas práticas de gerenciamento de projetos,
no ambiente organizacional (Marques Jr. & Plonski,
2011).

A definição do
sucesso da realização de um projeto deve estar condicionada aos critérios de
sucesso definidos na iniciação, que são associados à satisfação dos clientes (stakeholders)
(Deglane, Loures, Silva, & Andrade, 2017), sejam eles internos ou externos. Porém, mesmo que o conceito de
projeto bem executado tenha como foco no atendimento as necessidades e acertos
realizados com os stakeholders, as metas estabelecidas pela tríplice restrição continuam muito fortes (Santos,
2013).

O escopo do
gerenciamento de projetos é fortemente relacionado à gestão das restrições de
projeto, ou seja, custo, tempo e qualidade (Camilleri,
2011). Essas variáveis são as principais restrições de um projeto e o bom
desempenho dessa gestão é essencial para o alcance dos objetivos do projeto.

A ocorrência de
atrasos significativos na execução de um projeto causa impactos em seu custo
(Kim, Kang, & Hwang,
2012) e, consequentemente, impactos no retorno do capital investido, causados
tanto pelo aumento do prazo, quanto pela não ocorrência de receitas planejadas
com a conclusão do projeto na data prevista. No limite, o projeto pode
tornar-se inviável financeiramente para a empresa e seus stakeholders.

A partir dessa
análise sobre a tríplice restrição fica clara a importância do bom
gerenciamento do cronograma, bem como o cumprimento do prazo do projeto.

2.1 Problemática do não
Cumprimento de Prazos em Projetos

Para tratar do
gerenciamento de cronograma existe um conjunto de técnicas, ferramentas,
metodologias e diversos softwares para o planejamento e controle das
tarefas (PMI, 2017). Segundo Ribeiro (2017), independentemente da complexidade
de um projeto, das metodologias utilizadas para a sua gestão e dos softwares
de apoio utilizados atualmente, é unânime a necessidade de passagem pelas
seguintes etapas: definição das diretrizes iniciais, levantamento, detalhamento
e quantificação das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa de
duração das atividades e controle do cronograma. Segundo o PMI (2017), o
gerenciamento do cronograma do projeto inclui os processos necessários para
gerenciá-lo mantendo seu término no prazo estimado.

A dinâmica do mundo
dos negócios estabeleceu um ciclo onde “tempo é dinheiro” e para ganhar mais é
preciso ser, cada vez mais rápido, ou seja, atrasar é ruim para os negócios
(Ribeiro, 2017). Porém, na prática é corriqueira a ocorrência de atrasos em
projetos nas organizações que atuam no Brasil, isso é confirmado pelo estudo de
benchmarking em gerenciamento de projetos, realizado pelos capítulos
brasileiros do PMI, anualmente, onde foi detectado que o não cumprimento dos
prazos é o segundo problema que mais ocorre nessas organizações, com um
percentual de ocorrência de 59,4% entre os entrevistados ficando atrás apenas
de problemas de comunicação com 64,2% de menções entre os entrevistados
(PMSURVEY.ORG, 2014).

Os desafios para
garantir o cumprimento dos prazos vão muito além aos de caráter técnico e
metodológico, abrange aspectos de gestão, culturais, de mercado e
comportamentais. Este último, foco desse trabalho.

2.2 Problemática da
Atribuição de Segurança em Excesso

De acordo com as
técnicas mais utilizada para elaboração de cronograma, PERT/CPM e CC/PM,
consideram na estimação da duração de uma atividade, uma estimativa de duração
que não é representada por um valor exato e, sim, por um valor estocástico
acompanhado por uma faixa de probabilidades (Cheng,
Ding, & Wang, 2018).

Figura 1. Incorporando Segurança nas
Estimativas de Duração para Distribuições de Probabilidade.

Fonte: Adaptado de Goldratt
(1998).

Segundo Moellmann (2013), estatisticamente uma estimativa
dimensionada de uma origem conhecida, consistente e experimentada,
provavelmente se comporta de acordo com uma distribuição normal de
probabilidades em relação ao alvo estimado, sujeita a uma variabilidade dentro
de um intervalo de confiança (figura 1).

Além disso, Goldratt (1998) explica que, estatisticamente, finalizar
uma atividade até sua data de maior probabilidade apresenta cerca de 50% de
confiança e supondo que o sistema é estável, a mediana coincide com o valor
alvo desejado. Isso implica dizer que, em 50% dos casos, a atividade levará
menos tempo e, em outros 50% dos casos, levará mais tempo que a data de maior
probabilidade.

Dessa forma, a data
que apresenta a maior probabilidade de acerto, também é a data que estará
subestimada em 50% das vezes. Então, a fim de aumentar a probabilidade de
acerto nos seus dimensionamentos de tempo, com a intenção de tornar suas
previsões “mais realísticas”, geralmente as pessoas adicionam margens de
segurança as suas estimativas de duração. A figura 3 exemplifica tal prática,
onde se incrementa 30% de margem ao valor mais provável, aumentando o nível de
confiança da estimativa para 80%.

Porém, Segundo Goldratt (1998) em ambientes onde predomina a incerteza, a
probabilidade de conclusão da atividade não é simétrica, e sim, assimétrica,
com a curva de distribuição apresentando uma longa cauda e quanto maior a
incerteza, maior a cauda da distribuição (figura 3). Newbold
(1998) acrescenta que essa assimetria pode também ser caracterizada como uma
distribuição lognormal.

Figura 2. Representação da Distribuição de
Probabilidades Assimétrica para Ambientes onde Predominam Incerteza das
Estimativas.

Fonte: Adaptado de Goldratt
(1998)

Segundo Goldratt (1998), em condições normais de trabalho, os responsáveis
pelas estimativas de duração das atividades buscam certeza de que os prazos
serão cumpridos com boa margem de segurança: “Para não serem flagrados em
atraso pelos seus superiores, com grande frequência adotam estimativas
conservadoras, altamente prováveis de serem cumpridas” (Finocchio
Jr., 2009, p. 50). Goldratt (1998) diz que, essa
segurança embutida nas estimativas de durações das atividades, são inseridas
através de três mecanismos diferentes:

As estimativas de
tempos utilizadas por especialistas em planejamentos são baseadas nas piores
experiência, como o último atraso que o executor da atividade teve, ou seja,
próximo ao final da curva de distribuição (figura 2).

Goldratt
(1998) também aponta o efeito de superestimativa em cascata, de acordo com o número
de níveis gerenciais, o que aumenta o tempo total das estimativas, pois quando
se tem uma tarefa composta por várias subtarefas e cada subtarefa é realizada
por pessoas diferentes, o responsável pede a estimativa de cada pessoa, em
seguida soma essas estimativas e acrescenta sua própria margem de segurança, na
estimativa de tempo de duração da tarefa, e isso tende a acontecer também nos
demais níveis.

Apesar das
seguranças inseridas nas durações das atividades cabe a reflexão sobre as possíveis
causas para o não cumprimento dos prazos em projetos, (Leach, 1999). A resposta
pode estar relacionada aos aspectos comportamentais, presentes no ambiente
organizacional, a próxima seção mostrará isso.

2.3 Problemática do
Desperdício da Segurança Atribuída

Steyn
(2000) diz que, o pessimismo que prevalece na etapa de planejamento, ao inserir
segurança nas tarefas (Figura 3, situação 1), é substituído pelo otimismo após
o início do projeto (Figura 3, situação 2). O otimismo do executor ocorre em
virtude do conhecimento que tem sobre a margem de segurança embutida na
estimativa de tempo, com isso o início da tarefa é postergado, deixando para
iniciá-la quando boa parte ou toda a segurança já foi consumida, e então quando
realmente se inicia o esforço na execução da tarefa é que se pode identificar
os problemas, e a partir daí, mesmo com o emprego de toda sua capacidade de
esforço na realização da tarefa, a tendência é que ocorram atrasos, pela
ocorrência de problemas e do desperdiço da proteção (figura 3, situação 3).

Esses fenômenos são
conhecidos como Síndrome do Estudante e a Lei de Parkinson.   A Síndrome do Estudante diz que os
trabalhadores, principalmente os mais ocupados, agem como estudantes,
retardando o início da tarefa até que seja consumida a segurança embutida no
prazo mais provável, depreciando assim a confiabilidade desejada, ou seja,
esperam que as tarefas se tornem realmente urgentes antes de iniciá-las
(Fernandez, 2008), como pode ser observado a seguir (figura 3).

Como foi estimado

Distribuição do esforço, sob a Síndrome do estudante

Como geralmente acontece

Mediana

Estimativas com segurança

Desperdício da segurança

Tempo

Tempo

Tempo

Data de início

Data de término previsto

Figura
3. Distribuição de esforço segundo a Síndrome do Estudante.

Fonte:
Adaptado de Goldratt (2002) apud Moellmann
(2013)

A Lei de Parkinson é
um fenômeno similar a síndrome do estudante. Ela consiste no princípio de que
as tarefas tendem a se expandir até cobrir (e muitas vezes exceder) todo o
tempo disponível (figura 4, situação 1). Steyn
(2000), afirma que há pouco incentivo para a conclusão antecipada de uma
tarefa. Em consequência, independente da necessidade, o tempo disponibilizado
para a tarefa é sempre utilizado (Silva, Rodrigues, & Lacerda, 2012).

Moellmann
(2013) supõem que o executor tendo controle sobre o seu desempenho, poderá, por
exemplo, finalizar esta tarefa em torno de 50% de probabilidade (figura 4,
situação 2). Porém, reportar isto ao gerente implicaria na cobrança por
durações mais “apertadas” em estimativas futuras. Newbold
(1998) afirma que esta é uma causa de baixa produtividade em projetos e alerta
para a dificuldade de observar esse fenômeno.

Figura 4. Distribuição de probabilidades
segundo a Lei de Parkinson.

Fonte: Adaptado de Goldratt
(2002) apud Moellmann (2013)

O experimento
apresentado nesse estudo apresenta resultados importantes para a compreensão
prática desses fenômenos, buscando perceber a diferença entre a atribuição de
prazos enxutos e excessivos.

2.4 Metodologia da
Corrente Crítica (CC/PM)

Segundo Steyn (2000), a razão dessa metodologia é cobrir as
deficiências crônicas dos projetos, que os métodos, abordagens anteriores e
mesmo os softwares mais modernos não conseguiram minimizar, como exceder prazos
limites, exceder orçamentos e necessidade de cortes nas especificações. Essa
metodologia vem de uma visão divergente, que considera aspectos psicológicos e
técnicos, imersos no desenvolvimento de projetos.

De acordo com Goldratt (1998), as incertezas inerentes aos projetos são
consideradas a causa principal da maioria dos problemas do gerenciamento de
projetos. Em especial, as incertezas relacionadas à informação que se tem na
etapa de planejamento do projeto, no momento de programação das tarefas. Para
compensar as incertezas, as estimativas dos tempos das tarefas são
inflacionadas, adicionando segurança (Silva, Rodrigues, & Lacerda, 2012).

Assim, para evitar
os efeitos ocasionados pelos fenômenos apresentados, a metodologia CC/PM,
propõem três cuidados básicos:

a.
A programação do projeto não deve estabelecer
marcos (milestones).

Deve estabelecer
apenas milestones mínimos, de início e de
término do projeto (após o buffer). Isso porque o uso de milestones
origina objetivos locais, com os objetivos do sistema sendo relegados a segundo
plano. “Controles intermediários evitam que ganhos de tempo obtidos por tarefas
terminadas antecipadamente sejam transmitidos ao longo da cadeia crítica”
(Fernandez, 2008, p. 42). Além do uso de controles intermediários poder
propiciar o consumo do tempo disponível para executar uma tarefa, mesmo que seja
possível o término antes, como supõe a lei de Parkinson. A metodologia
recomenta o uso de datas aproximadas.

b.
A programação do projeto não deve permitir a
execução de multitarefas nocivas.

Como já citado, a
execução de multitarefas nocivas em projetos tende a aumentar a duração do
projeto, porém de maneira errônea geralmente as pessoas acham que a multitarefa
incrementa eficiência e produtividade total.

c.
Estimar as durações das tarefas a partir da
mediana.

Existe uma tendência
natural das pessoas de passarem estimativas de tempo extremamente
superestimadas em função de possíveis futuras cobranças e da manutenção da
estabilidade de seu próprio nível de conforto (Quelhas & Barcaui, 2005). Isso leva a estimativa exagerada de término
do projeto, além de proteção localizada na tarefa e não ao término do projeto,
permitindo a ocorrência dos efeitos indesejáveis, ocasionado pela Síndrome do
estudante e Lei de Parkinson. A metodologia recomenda mitigar tais efeitos
utilizando o “prazo seco” na estimação das durações das tarefas, ou seja,
utilizar a mediana da distribuição de probabilidade para estimar a duração da
tarefa e agregar as reservas para incertezas da estimativa e desempenho em
buffers no final da cadeia das tarefas (Leach, 1999).

3 METODOLOGIA

Esse estudo busca
gerar conhecimento científico para o avanço da ciência da administração,
especificamente na área de gerenciamento de projetos. Sendo de natureza
quantitativa, buscando mensurar comportamentos e atitudes dos executores de
tarefas, para testar hipótese advinda da teoria da corrente crítica.

Quanto aos seus
objetivos, “caracteriza-se como pesquisa explicativa, propondo-se a identificar
fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência de fenômenos” (Gil,
2002, p. 42). Nesse caso, objetivando analisar a influência da estimativa de
duração de tarefas na ocorrência de efeitos comportamentais nos executores de
tarefas, que impactam no cumprimento de prazos.

Referente aos
procedimentos técnicos para obtenção de dados, o delineamento da pesquisa
classifica-se como experimental em psicologia, devido a utilização de um
experimento comportamental, para o teste da hipótese.

Em termos de tipo de
experiência, a pesquisa é caracterizada como laboratorial, pelo desenvolvimento
do experimento em contexto de laboratório, devido a necessidade do controle de
variáveis externas, que não poderiam ser controladas em meio natural (Guedes
& Barros, 2010). Para esses autores, as etapas do experimento são
Formulação do Problema, Experimentação, Observação e Registro de Dados e
Generalização dos Resultados.

3.1 Formulação do
Problema

Analisou-se a
literatura existente e experiências práticas no ambiente de gerenciamento de
projetos, onde foi observado, o problema do não cumprimento de prazos na
execução de tarefas, mesmo quando as tarefas eram superestimadas. Em seguida,
foi realizada análise na literatura disponível para a identificação das
possíveis causas do problema.

Chegando ao método
de elaboração e gerenciamento de cronograma CC/PM, que apesar de ser um método
alternativo aos mais utilizados na área, possui uma forte ligação ao problema
considerado. Com isso, a metodologia foi estudada sucintamente, chegando-se ao
entendimento que o cumprimento de prazos não está ligado somente a aspectos
técnico e metodológicos, mas sim a aspectos comportamentais, sendo essa uma das
possíveis causas que afetam os indivíduos executores das tarefas.

Com isso,
considerou-se uma das principais orientações para aplicação do método CC/PM,
que é a utilização de estimativas de durações de tarefas desafiadoras, ou seja,
com “prazo seco”, para mitigação da ocorrência dos efeitos comportamentais que
afetam o cumprimento de prazos. Surgindo assim, uma explicação considerada
satisfatória para o problema, formulada para ser experimentada, que foi a
hipótese de que “durações planejadas de tarefas sem segurança embutida, causam
durações efetivas menores”.

Com a hipótese
formulada, analisou-se os meios para o prosseguimento da pesquisa, chegando-se
ao procedimento experimental em psicologia, em ambiente laboratorial, como os
mais adequados para a pesquisa, pela necessidade de um maior controle, evitando
a influência de variáveis externas, que não poderiam ser controladas no
ambiente de campo.

3.2 Experimentação

A experimentação foi
a fase mais longa, dividida em subfases para um melhor controle do experimento,
subfases descritas abaixo:

a.
Identificação das Variáveis Relevantes.

Primeiro
identificou-se as variáveis relevantes, que são variáveis que possuem uma
relação de causa-efeito, sendo considerada a variável independente a “estimação
da duração da tarefa” e a variável dependente o “tempo efetivo de duração da
tarefa”.

Após isso,
identificou-se variáveis estranhas que não faziam parte da hipótese, mas que
poderiam impactar no tempo de duração da tarefa, invalidando assim os
resultados do experimento. Após a identificação dessas variáveis externas,
definiu-se ações para controlá-las no experimento, como segue abaixo:

i.
Ordem das subtarefas dentro da tarefa: A tarefa
era composta por quatro subtarefas, sendo cada subtarefa composta por duas
questões de matemática elementar, assim a tarefa totalizava oito questões.
Essas questões foram desenvolvidas com um mesmo grau de dificuldade, mas ainda
assim teve-se o cuidado de modificar a sequência das subtarefas, através de
combinação linear, chegando se a 24 tarefas com sequências diferentes. Isso
para evitar que o ritmo de execução dos grupos fosse influenciado por questões
que pudessem ter um grau de dificuldade relativamente maior ou menor. Exemplo,
se a terceira subtarefa fosse as mesmas questões para todos os participantes e
ela fosse mais difícil que as demais, poderíamos ter uma duração elevada,
ocasionada pelo grau de dificuldade e não pelas variáveis consideradas na
hipótese.

ii.
Aptidão dos participantes para a realização da
tarefa: Como a tarefa era composta por questões de matemática elementar, o
público-alvo do estudo foram os alunos dos cursos de ciência exatas da
Universidade Federal do Pará - Campus Abaetetuba, por estarem constantemente em
contato com assuntos relacionados a matemática elementar. Se participantes sem
aptidão sobre o assunto, fossem realizar o experimento, poderiam não conseguir
resolver as questões ou terem grande dificuldade, podendo impactar na duração
ou mesmo levar a não conclusão da atividade.

iii.
Temperatura da sala para a realização da tarefa:
Para evitar qualquer desconforto que pudesse impactar o desempenho dos
participantes, na realização da tarefa foi escolhida uma sala climatizada com
níveis adequados para a realização da atividade.

Essas variáveis
descritas não estavam presentes na hipótese e podiam afetar o tempo efetivo de
duração da tarefa (variável dependente), sendo necessário assim, serem
controladas, a fim de que o tempo efetivo de duração da tarefa, fosse causado
exclusivamente pela manipulação da estimativa de tempo de duração da tarefa
(variável independente).

b.
Definição Operacional das Variáveis
Relevantes.

Em seguida,
definiu-se operacionalmente as variáveis relevantes, onde a variável
independente, que é o tempo que os participantes tiveram para realizar a tarefa
foi estimado em minutos. Da mesma forma, foi definida a variável dependente,
que é o tempo efetivo da duração sendo medido em minutos também.

c.
Construção de Instrumentos para Obtenção
de Dados.

O desenvolvimento
dos instrumentos de obtenção de dados se deu pela elaboração de uma tarefa de
matemática elementar e de um questionário de avaliação do experimento.

A tarefa matemática
foi baseada nos assuntos de funções afins, quadrática e exponencial, assuntos
estes estudados ainda no ensino médio e que são pré-requisitos para os cursos
na área de ciências exatas. A tarefa continha oito questões, subdivididas em
quatro subtarefas, onde cada tarefa foi composta por duas questões, que
deveriam ser respondidas individualmente pelos participantes dos grupos.

d.
Seleção dos Participantes.

Na fase de seleção
dos participantes o público-alvo do estudo foram os estudantes de graduação da
Faculdade de Ciências Exatas (FACET) do campus de Abaetetuba, da Universidade
Federal do Pará (UFPA), englobando os cursos de Bacharelado em Engenharia
Industrial, licenciatura em Física e licenciatura em Matemática.

O recrutamento dos
participantes ocorreu, através da divulgação nas salas de aula, dos cursos já
citados, sendo que os participantes se escreviam no mesmo momento e através da
divulgação em redes sociais, onde foi compartilhado um link, que
encaminhava automaticamente o candidato a participante, para um site de
inscrição on-line.

e.
Constituição dos Grupos

Participaram do
experimento 58 (cinquenta e oito) estudantes voluntários pertencentes aos
cursos de bacharelado em engenharia industrial, licenciatura em física e
licenciatura em matemática, cujos perfis prévios de formação e aptidão são
similares. Separados em dois grupos: Grupo Controle (GC), sem prazo estipulado
para realização da atividade, (Nº de participantes=26), Grupo Experimental (GE)
(Nº de participantes=32), com o prazo para realização da atividade igual ao
valor da mediana da distribuição de probabilidade do GC ( “prazo seco”). Sendo
que o grupo experimental, foi aquele que recebeu o tratamento, ou seja, que foi
submetido à manipulação da estimativa de duração da tarefa (GUEDES; BARROS,
2010).

f.
Realização da Tarefa Experimental

No momento de
realização da tarefa experimental foram entregues para cada participante, o
Termo de Consentimento Livre e Esclarecido; instruções para a realização da atividade
de acordo com cada grupo, do grupo controle e do grupo experimental; a tarefa
experimental, contendo questões de matemática elementar agrupadas em
subtarefas.

O aplicador do
experimento iniciou lendo as instruções para a realização da tarefa, de acordo
com cada grupo. Foi dada ênfase, inicialmente, à leitura do Termo de
Consentimento Livre e Esclarecido, para os participantes ficarem cientes dos
objetivos da pesquisa, onde foram instruídos a só assinarem se não houvesse
nenhuma dúvida e concordassem com sua participação no experimento.

Outras instruções
importantes, foram relacionadas à anotação dos dados de durações, sendo
instruídos a anotarem em local destacado e destinado a isso, os horários de
início e término da tarefa (conjunto de todas as subtarefas), também os
horários de início e término de cada subtarefa, utilizando um horário-padrão,
um relógio projetado no quadro da sala.

Após concordarem
legalmente em participar da pesquisa e após o esclarecimento de dúvidas que
surgiram referentes a tarefa, foi dado início à realização da tarefa.

O experimento foi
dividido em dois grupos. Para o “Grupo Controle” não foi estipulado tempo de
execução da tarefa, sendo solicitado que a executassem no tempo mais curto
possível com um nível de conforto suficiente para atentarem a qualidade na
realização, sendo que o requisito de qualidade considerado foi a quantidade de
respostas certas. Para o “Grupo Experimental”, foi dado como prazo de execução
da tarefa o tempo seguindo a distribuição de probabilidade do Grupo Controle, a
partir da sua mediana. Onde através da análise estatística chegou-se a mediana
igual a 77 minutos, ou seja, esse foi o prazo dado ao grupo controle para a
execução da atividade (figura 5).

Figura 5. Distribuição de Probabilidade de Durações
de Tarefas, Grupo Controle.

Fonte: Elaborado pelos autores (2021).

É importante
verificar que os participantes poderiam utilizar tecnologias digitais (smartphone,
internet etc.) e poderiam ausentar-se para ir ao banheiro ou tomar água, o que
torna o experimento mais próximo de uma situação organizacional. Foi informado
aos participantes também que não poderiam trocar informações entre si, pois
nessa fase do experimento não se pretende medir a sinergia do grupo.

3.2 Observação e
Registro de Dados

Nesta fase, foram
observados e coletados os seguintes dados, referentes a atividade experimental:

a) Ritmo do Tempo de Execução (RTE) – obtido
através do tempo de execução de cada subtarefa. Como citado anteriormente cada
subtarefa possuía um espaço, indicado com clareza, para o participante anotar o
horário de início, assim que iniciasse a resolução das questões que compunham a
subtarefa. Em seguida, quando terminasse a resolução das questões que compunham
a tarefa, deveria anotar o horário de término, no espaço indicado.

b) Prazo de Entrega
– o tempo utilizado para conclusão da tarefa. Obtido através da anotação do
horário de início da tarefa, no espaço indicado, quando se deu início a
realização da tarefa. Esse horário foi repassado pelo aplicador do experimento,
sendo o mesmo para todos os participantes. Em seguida, no final da atividade,
quando o participante a entregava, o aplicador do experimento anotava no espaço
indicado o horário final da tarefa.

c) Qualidade Final –
resultado da tarefa em termos de acerto e clareza. Após a realização da tarefa,
as questões foram corrigidas e a cada uma delas atribuídas uma nota, a partir
daí foram atribuídas notas para cada subtarefa e consequentemente para a
tarefa, sendo que para a nota da tarefa foi considerado um intervalo de zero a
dez (0 - 10).

4 RESULTADOS E
DISCUSSÕES

A comprovação da
ocorrência e influência dos aspectos comportamentais da Síndrome do Estudante e
Lei de Parkinson, em executores de tarefas é fundamental para a validação de
metodologias como a CC/PM, que consideram no planejamento e controle de
projetos a presença de tais comportamentos. Uma vez que, se não mitigados,
esses comportamentos tendem a impactar negativamente a duração do projeto,
podendo levar ao não cumprimento do prazo de conclusão ou outras implicações
sobre as baselines de custo e/ou escopo, decorrentes de uma tentativa de
recuperação do prazo do projeto.

Na realização do
experimento foram registrados os dados dos alunos, referentes a duração na
execução das subtarefas e tarefas do grupo controle e suas respectivas notas,
conforme descrito anteriormente nos procedimentos metodológicos. Da mesma
forma, registrou-se os dados referentes a duração na execução das subtarefas e
tarefas do grupo experimental e suas respectivas notas.

4.1 Determinação das
Distribuições de Probabilidade dos Grupos

A partir desses
dados avaliou-se estatisticamente a amostra através do software Minitab®, realizando a priori a análise descritiva
dos dados de durações e notas das tarefas dos dois grupos, bem como teste de
normalidade, para a distribuição de probabilidade das durações das tarefas dos
grupos.

O grupo controle
apresentou uma duração média para a realização da tarefa de 75,77 minutos, com
um desvio-padrão de 18,4 minutos e a mediana foi de 77 minutos, valor esse que
foi utilizado na estimação do prazo para a realização da tarefa pelo grupo
experimental. Já a média das notas foi de 3,38 pontos, com um desvio- padrão de
1,48 pontos. O grupo experimental obteve uma duração média para a realização da
tarefa de 51,88 minutos, com um desvio-padrão de 16,1 minutos e mediana de
51,50 minutos. A média das notas foi de 3,16 pontos, com um desvio-padrão de
2,10 pontos (figura 6).

Figura 6. Distribuição
de Probabilidade do Grupo Controle e Experimental.

Fonte: Elaborado
pelos autores (2021).

Os dados dos dois
grupos seguem uma distribuição de probabilidade normal. Entretanto, as
distribuições de probabilidade das durações de tarefas, no ambiente de
gerenciamento de projetos, onde se predomina a incerteza, geralmente são
assimétricas, seguindo uma distribuição log normal, triangular ou beta.

4.2 Análise de
Correlação entre Durações das Tarefas e Qualidade da Execução dos Grupos

Avaliou-se também se
as amostras dos grupos apresentavam correlação entre a duração das tarefas e
suas respectivas notas, ou seja, a possível existência de causalidade entre
essas variáveis.

No grupo controle,
foi constatado que as durações das tarefas possuem uma fraca correlação com as
notas, com a amostra possuindo coeficiente de correlação = -0,01, porém
considerada insignificante, para se definir uma possível causalidade entre as
variáveis (figura 7). Dessa forma, nesse grupo o fato de um participante, por
exemplo, levar mais tempo para realizar sua tarefa, não necessariamente,
implica em uma maior nota. Importante ressaltar que nesse grupo os
participantes não tinham prazo estipulado, diferente do grupo experimental.
Pode-se explicar esse efeito através da Lei de Parkinson, mesmo que não
houvesse um tempo estipulado, existe uma carga horária que os alunos estão
habituados a cumprir na universidade e isso pode ter sido tomado como
referência. Logo, o tempo foi utilizado para realizar a tarefa e verificá-la
continuamente sem que isso implicasse em melhorias na qualidade.

Figura 7. Gráfico de Dispersão da Duração
das Tarefas e as respectivas Notas, no Grupo Controle.

Fonte: Elaborado pelos autores (2021).

No grupo
experimental, foi constatado as durações das tarefas possuem correlação com as
notas, com a amostra possuindo coeficiente de correlação = 0,6.  Dessa forma, quanto mais tempo levaram para
realizar a tarefa maiores suas notas (figura 8).

Figura 8. Gráfico de Dispersão da Duração
das Tarefas e as respectivas Notas, no Grupo Experimental.

Fonte: Elaborado pelos autores (2021).

Uma possível
explicação para isso, é que quando o executor de uma tarefa tem um prazo
desafiador e utiliza todo o prazo dado, ele tende a uma entrega com maior
qualidade, do que se não utilizar todo o prazo. Isso em função do “prazo seco”
ser o necessário para a realização da tarefa com qualidade, logo a entrega
antes desse prazo pode acarretar perda de qualidade na execução, caso o
executor não seja um especialista.

4.3 Comparação de
Durações e Qualidade das Tarefas, entre os Grupos Controle e Experimental

A partir dos dados
amostrais de duração das tarefas dos dois grupos, foi utilizado o teste de
hipótese parametrizado pelas médias, para análise e comparação estatística
entre os grupos (figura 9).

Devido a se ter
informações e evidências sobre o comportamento da variável de interesse,
aplicou-se o teste de hipótese unilateral, que é um teste com aplicação mais
restrita em relação ao bilateral. Considerando como hipótese alternativa, que a
média de duração do grupo experimental é menor que a do grupo controle, foram
utilizadas as seguintes hipóteses:

Hipótese de nulidade
(H0): Média do grupo experimental = Média do grupo controle.

Hipótese alternativa
(H1): Média do grupo experimental < Média do grupo controle.

Figura 9. Teste de hipótese das médias das
Durações das Tarefas, do Grupo Experimental e Controle.

Fonte: Elaborado pelos autores (2021).

Através do teste,
conclui-se que a média de duração do grupo experimental, difere
estatisticamente da média do grupo controle e que a média de duração do grupo
experimental (Duração da_1) é menor do que a média de duração do grupo controle
(Duração da_2). Suportando assim, as informações consideradas na escolha do
teste de hipótese unilateral, onde Goldratt (1998)
supôs ao propor o método CC/PM, que a utilização da mediana na estimação das
durações de tarefas gera durações efetivas menores.

No teste de hipótese
foi aplicado, também, a média das notas, como não se tem informações e
proposições a respeito da qualidade na realização de tarefas, de quando se
estima um prazo para tarefa baseado na mediana, o teste aplicado foi bilateral.
Considerando como hipótese alternativa, que a média das notas do grupo
experimental é diferente a do grupo controle, foram utilizadas as seguintes hipóteses:

Hipótese de nulidade
(H0): Média do grupo experimental = Média do grupo controle

Hipótese alternativa
(H1): Média do grupo experimental ≠ Média do grupo controle

Figura 10. Teste de hipótese das médias das
Notas das Tarefas, do Grupo Experimental e Controle.

Fonte: Elaborado pelos autores (2021).

Através do teste,
verifica-se que não há evidências suficientes para concluir que as médias das
notas do grupo experimental (Nota da At_1) e do grupo controle (Nota da At_2)
diferem entre si (figura 10).

Como não se tem
suposições a respeito da qualidade da tarefa, quando se estima um prazo para
execução de tarefa considerado desafiador, o fato das
notas dos grupos do experimento não diferirem estatisticamente, é fundamental
para apoiar a adoção de estimativas a partir da mediana, já que obtém-se
durações efetivas menores, sem comprometimento da qualidade da execução da
tarefa.

4.3 Análise do Ritmo de
Execução da Tarefa do Grupo Experimental

O teste ANOVA foi
usado, para análise do ritmo de execução das tarefas do grupo experimental,
utilizando como parâmetro a média das durações de cada subtarefa que compunham
a tarefa, comparando o desempenho entre elas (figura 12). Considerando, as
seguintes hipóteses:

Hipótese de nulidade
(H0): duração da subtarefa 1 = duração da subtarefa 2 = duração da subtarefa 3
= duração da subtarefa 4.

Hipótese alternativa
(H1): duração da subtarefa 1 ≠ duração da subtarefa 2 ≠ duração da
subtarefa 3 ≠ duração da subtarefa 4.

De acordo com o
teste, a hipótese de nulidade foi rejeitada, ou seja, as durações diferem entre
si. Ainda pode-se afirmar, através da análise gráfica, que a duração da 1ª
subtarefa (20,87 minutos), difere da 2ª subtarefa (11,78 minutos), da 3ª
subtarefa (10,91 minutos) e 4ª subtarefa (8,31 minutos), considerando que o
intervalo da duração da 1ª subtarefa, não sobrepõem os demais. Já a 2ª, 3ª e 4ª
tarefa, não diferem entre si, pois os seus intervalos se sobrepõem.

Figura 11. Gráfico do Teste Anova, para
Duração de Tarefas do Grupo Experimental

Fonte: Elaborado pelos autores (2021).

O ritmo de execução
das atividades observado na figura 11, corrobora a proposição sobre a síndrome
do estudante que afirma que no início da tarefa o executor tem um desempenho
menor, precisando assim utilizar maior parte do prazo, realizando a maior parte
do esforço próximo do final do prazo (Goldratt, 1998;
Leach, 1999).

Considerando a média
das durações das subtarefas, temos que os primeiros 25% de esforço necessário
para realização da tarefa (1ª subtarefa), foram realizados em 40,24% do tempo
total de realização, já o 75% de esforço restante (2ª, 3ª e 4ª subtarefas), foi
realizado em 59,76% do tempo total. Com a duração da 2ª subtarefa representando
22,71%, da 3ª subtarefa representando 21,02% e da 4ª subtarefa representando
16,02%.

Assim, observa-se
que a maior parte do esforço empregado na realização da tarefa ocorreu na
segunda metade do prazo da tarefa, ratificando as premissas da Lei de
Parkinson, relacionadas ao ritmo de esforço na execução início da tarefa ser
mais baixo do que próximo ao prazo de conclusão. Isso é importante, pois mostra
que apesar da utilização levar a durações efetivas menores e sem
comprometimento da qualidade da tarefa, o ritmo de execução ainda difere ao
longo do tempo, continuando com uma produtividade menor no início da tarefa e
maior ao seu fim.

5 CONTRIBUIÇÕES
TEÓRICAS E IMPLICAÇÕES PRÁTICAS

Do ponto de vista
teórico, este estudo contribui para a literatura de gerenciamento de projetos
de várias formas. Primeiro, observa a necessidade de se melhorar a gestão do
cronograma na etapa de execução do projeto, fazendo com que a realização das
tarefas reflita de forma mais adequada o planejamento.

A literatura
disponível que trata sobre essa questão está contida nos estudos sobre a Teoria
da Corrente Crítica de Goldratt que gerou uma nova
forma de planejar e gerenciar projetos. Independentemente das novas tendências
em gerenciamento de projetos Goldratt contribui com
pressupostos relevantes sobre a matéria do comportamento dos executores. No
entanto, a literatura disponível não se debruçou sobre a compreensão e a
experimentação desses pressupostos. O experimento realizado consegue observar
vários dos pressupostos da teoria da corrente crítica e ratificá-los
apropriadamente.

Como uma segunda
contribuição, o estudo foi capaz de contribuir também para o reconhecimento de
elementos comportamentais de executores de tarefas, especialmente, com
executores de tarefas não especializadas. Em uma terceira contribuição, esse
estudo apresenta uma metodologia formal baseada nos pressupostos da psicologia
que pode ser útil para ser utilizada como base de experimentações de diversos
aspectos comportamentais em organizações.

Consequentemente,
essas três contribuições também motivam o desenvolvimento de novos experimentos
comportamentais ligados às premissas do gerenciamento de projetos e discussões sobre
a eliminação de vieses nos experimentos.

Esse artigo também
fornece implicações significativas para a prática em relação ao gerenciamento
de projetos, nos aspectos de atribuições de tarefas. De uma forma geral, os
principais resultados destacam a importância de conhecer o tempo necessário
para atribuição de tarefa; que não é positivo estabelecer prazos excessivos ou
liberdade de decisão sobre prazos e que a liberdade de prazo para a execução de
tarefas não implica em melhoria significativa da qualidade de resultados.

6 CONCLUSÕES,
LIMITAÇÕES E PESQUISAS FUTURAS

As análises
realizadas nesse estudo buscaram contribuir com a tradução empírica de
questionamentos apontados na literatura sobre determinados comportamentos de
executores de tarefas. O fato de as durações efetivas das realizações das
tarefas do grupo experimental serem estatisticamente menores que as do grupo
controle, comprovou a hipótese testada no trabalho, de que “durações planejadas
de tarefas sem segurança embutida, causam durações efetivas menores”.
Ratificando assim uma das principais premissas consideradas pela metodologia da
corrente crítica, que é estimar o prazo para o executor da tarefa a partir da
mediana de uma distribuição de probabilidade conhecida. Esse resultado mostra
que essa prática tende de fato a mitigar a ocorrência dos efeitos
comportamentais da Síndrome do Estudante e Lei de Parkinson, como a teoria
propõe.

Em complemento a
isso, o fato de as notas não diferirem entre os grupos, suporta também a
premissa citada acima, já que possibilita a obtenção de durações efetivas
menores, sem necessariamente comprometer a qualidade da execução da tarefa.

Entretanto, mesmo
com a duração das tarefas reduzida no grupo experimental, analisa-se através do
ritmo de execução das subtarefas, que no início da tarefa, quando se tem grande
parte do tempo disponível ainda para realização da tarefa, geralmente a
produtividade é menor, consumindo mais tempo na execução das subtarefas
iniciais, de acordo com o que prevê a síndrome do estudante. Isso implica dizer
que os efeitos comportamentais não são totalmente eliminados, existindo ainda
uma diferença de esforço entre o início e próximo ao fim do prazo.

Essas análises foram
fundamentais para a comprovação da hipótese do trabalho, porém para extensões
do conhecimento sobre os assuntos abordados, serão necessários estudos
similares, para se terem provas maiores sobre o impacto dos fenômenos
estudados.

A relevância do
estudo está ligada a dois fatores principais, primeiro por comprovar em um
trabalho prático a ocorrência dos efeitos da síndrome do estudante e Lei de
Parkinson, que a metodologia da corrente crítica considera e segundo por esses
efeitos impactarem na duração dos projetos, e serem causas de atrasos e estouro
de prazos de projetos, um dos principais problemas que ocorrem nesse ambiente,
mesmo com a utilização das técnicas e softwares mais modernos.

As principais
dificuldades ocorridas no desenvolvimento do estudo se concentraram na fase de
experimentação, especificamente no momento da divulgação e recrutamento, onde a
priori o público-alvo do estudo demorou a acessar o processo para
participação no estudo. Inicialmente pretendia-se realizar o experimento com
quatro grupos para realizar outros testes, mas pelo número insuficiente de
participantes, o experimento foi realizado com apenas dois grupos, reduzindo-se
o seu escopo.

A execução do
experimento pode ter sido possivelmente afetada pelo efeito manada, que pode
ter influenciado alguns participantes a finalizarem a tarefa apressadamente,
pelo fato de observarem os demais participantes finalizando suas tarefas e
deixando o local do experimento e avaliarem que aquele seria um tempo
considerado ideal para finalizar a tarefa. Não foi possível isolar este efeito
neste experimento.

Com os resultados
observados, no desenvolvimento desse trabalho, alguns estudos podem acrescentar
o entendimento de outros aspectos comportamentais na execução e no
gerenciamento de projetos.

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